Vereisten

• Module “Secretariaat”

of

• Module “Financiën”

Functionaliteit

Met Janus kunt u de verschillende documenten rechtstreeks vanuit de interface per e-mail versturen.

De volgende documenten kunnen worden verzonden:

• Uitnodigingen
• Agenda’s
• Notulen
• Conceptnotulen
• Aanwezigheidsregisters
• Herinneringen voor bijdragen
• Financieel verslag

Elk van deze documenten kan naar verschillende doelgroepen worden verzonden, om onbedoelde verzendingen te vermijden en de controle van de documenten mogelijk te maken:

• Uitnodigingen: Leden, Bezoekers, Officieren
• Agenda’s: Leden, Bezoekers, Officieren
• Notulen: Leden, Officieren
• Conceptnotulen: Officieren
• Aanwezigheidsregisters: Officieren
• Herinneringen voor bijdragen: Specifieke leden, Officieren
• Financieel verslag: Leden, Officieren

Om een optimale verzending van de berichten te garanderen en te voorkomen dat uw adressen als spam worden beschouwd, past Janus een verstandig verzendbeheer toe.

De volgende regels zijn van toepassing:

• De berichten worden verzonden in reeksen van 20.

• Het verzendtempo is beperkt tot 100 berichten per uur.

Deze maatregelen zorgen voor een goede afleverbaarheid en verminderen het risico op blokkering.

Gebruik

Vanaf de weergavepagina van het document:

• Klik op de knop “Verzenden”
• Selecteer de ontvangers
• Gebruik of wijzig het vooraf ingevulde onderwerp
• Gebruik of wijzig het vooraf ingevulde bericht
• Klik op “Verzenden”

🌍 Het onderwerp en het bericht worden vooraf ingevuld in de taal van het verstuurde document, en niet in die van uw scherm. Een document in meerdere talen (bijvoorbeeld Frans en Nederlands) krijgt één gemeenschappelijk onderwerp en één bericht per taal, onder elkaar. Ook de uitschrijflink onderaan de e-mail volgt de taal van het document. Zie Talen van de documenten.

Janus plaatst de berichten in de wachtrij, die toegankelijk is via:

• Het menu “E-mails” in de navigatiebalk
• Door op “Naar de wachtrij” te klikken op de bevestigingspagina van de verzending.

Vereisten

• Module “Archieven”

Functionaliteit

Janus biedt een volledig documentbeheersysteem waarmee u alle documenten van de loge efficiënt kunt organiseren, opslaan en terugvinden.

Het archiveringssysteem laat u verschillende soorten documenten beheren:

• Documenten van evenementen: Uitnodigingen, notulen, documentbundels, agenda’s
• Documenten van de financiën: Financiële verslagen, bewijsstukken van inkomsten en uitgaven, herinneringen voor bijdragen
• Administratieve documenten: Briefwisseling, algemene documenten
• Aanwezigheden: Aanwezigheidsregisters, aanwezigheid bij de maaltijd
• Werkstukken, bouwstukken en andere architecturale werken

De documenten worden georganiseerd met een systeem van geavanceerde categorisering:

• Documenttypes: Classificatie per categorie (uitnodiging, notulen, verslag, enz.)
• Maçonnieke graden: Koppeling aan de passende graden volgens de beoefende ritus
• Aangepaste tags: Vrije labeling voor een flexibele indeling
• Koppeling aan evenementen: Rechtstreekse koppeling met zittingen, seminaries en andere evenementen
• Metadata: Automatische informatie (grootte, bestandstype, aanmaakdatum)

Het systeem ondersteunt een breed gamma aan bestandsformaten:

• Documenten: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, RTF, CSV
• Afbeeldingen: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WEBP
• Archieven: ZIP, RAR, 7Z
• Maximale grootte: 20 MB per bestand

Het systeem biedt geavanceerde zoekfuncties:

• Tekstueel zoeken in titels en beschrijvingen
• Filteren op documenttype
• Filteren op tags
• Filteren op periode (begin- en einddatum)
• Weergave in raster of lijst
• Paginering met keuze van het aantal items per pagina

🔍 Zoeken: één enkele balk

Alles gebeurt via de zoekbalk bovenaan de lijst. De getypte woorden worden gezocht in de titel, de beschrijving, de auteur en de inhoud van de documenten.

Zoeken op tag. Voeg in dezelfde balk een voorwaarde TAG toe, met de naam van de tag tussen apostroffen:

Hoofdletters en accenten in de naam van de tag tellen niet mee. Een gevonden document toont nog steeds al zijn tags. Wanneer u met de muis over de zoekbalk gaat, ziet u deze voorbeelden. Dezelfde zoekopdracht werkt in de mobiele app.

Gebruik

Een document toevoegen

Overzicht

Met het archiveringssysteem kunt u alle documenten van de loge centraal opslaan en organiseren. U kunt verslagen, uitnodigingen, rapporten, foto’s en tal van andere bestandstypes toevoegen.

🚀 Naar de toevoegpagina gaan

1. Meld u aan bij Janus met uw gegevens
2. Klik in het hoofdmenu op “Archieven”
3. Klik op de knop “Document toevoegen” (icoon +)

📤 Stap 1: uw bestand uploaden

Methodes om een bestand toe te voegen:

Optie A: slepen en neerzetten

(het eenvoudigst)

• Sleep uw bestand vanaf uw computer
• Zet het neer in het grijze vak met het wolkicoon

Optie B: handmatige selectie

• Klik op “Bestand kiezen”
• Blader door uw mappen
• Selecteer het gewenste bestand

📋 Toegestane bestandstypes:

• Documenten: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Afbeeldingen: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Tekst: TXT, RTF, CSV
• Archieven: ZIP, RAR, 7Z

⚠️ Belangrijke beperkingen:

• Maximale grootte: 20 MB per bestand
• Als uw bestand te groot is, comprimeer het of neem contact op met de beheerder

🏷️ Stap 2: het documenttype bepalen

Veelvoorkomende documenttypes:

Uitnodiging voor evenement → Uitnodigingen voor zittingen, agapes

Aanwezigheid bij evenement → Aanwezigheidslijsten van zittingen

Notulen van evenement → Verslagen van zittingen

Agenda van evenement → Planning van de activiteiten

Documentbundel van evenement → Dagorde van de zittingen

Financieel verslag → Financiële balansen

Herinnering financiën → Aanmaningen voor bijdragen

Aanwezigheid maaltijd → Deelnemerslijsten voor de agapes

🆕 Een nieuw type aanmaken:

1. Selecteer “Nieuw type” in de lijst
2. Typ de naam van uw nieuwe type
3. Voorbeeld: “Foto’s evenement”, “Facturen”, enz.

🎯 Stap 3: de graad selecteren (optioneel)

Als het document een specifieke graad betreft:

1. Kies de gepaste graad in de vervolgkeuzelijst
2. Voorbeelden:
   1. 1 - Leerling voor documenten van de 1e graad
   2. 2 - Gezel voor documenten van de 2e graad
   3. 3 - Meester voor documenten van de 3e graad
3. Laat leeg als het document alle graden betreft

✏️ Stap 4: een beschrijvende titel toevoegen

Tips voor een goede titel:

• Wees precies: “Notulen zitting 15 maart 2024” in plaats van “Notulen”
• Vermeld de datum indien relevant
• Gebruik trefwoorden om het zoeken te vergemakkelijken
• Voorbeelden:
  • ✅ “Uitnodiging plechtige zitting 24 juni 2024”
  • ✅ “Financieel verslag K1 2024”
  • ✅ “Foto’s agape Sint-Jan 2024”
  • ❌ “Document”
  • ❌ “Bestand1”

🏷️ Stap 5: tags toevoegen (aanbevolen)

Tags vergemakkelijken het zoeken en de organisatie.

Voorgestelde tags:

Per type evenement:

• Zitting, Agape, Inwijding, Bevordering, Verheffing

Per aard:

• Officieel, Administratief, Financieel, Feestelijk

Per periode:

• 2024, Kwartaal-1, Sint-Jan

🆕 Een nieuwe tag toevoegen:

1. Selecteer “Nieuwe tag”
   1. Typ de naam van het label
   2. Klik op “Toevoegen”
   3. Het label verschijnt met een automatische kleur

✨ Tip:

U kunt meerdere tags aan hetzelfde document toevoegen!

🔗 Stap 6: koppelen aan een evenement (optioneel)

Als het document verband houdt met een specifieke zitting of agape:

1. Selecteer het evenement in de vervolgkeuzelijst
2. Alleen recente evenementen (laatste jaar) worden weergegeven
3. Dit vergemakkelijkt het groeperen van documenten per evenement

✅ Stap 7: het toevoegen afronden

1. Controleer alle ingevoerde informatie
2. Klik op “Verzenden”
3. Er verschijnt een bevestiging als het toevoegen is gelukt
4. Het document is zichtbaar in de lijst van de archieven

🔍 Het toevoegen controleren

Na het toevoegen:

1. Ga terug naar de pagina “Archieven”
2. Uw document zou bovenaan de lijst moeten verschijnen
3. Controleer of de labels en informatie correct zijn

🔄 Het bestand van een document vervangen

1. Open het document en klik op « Bewerken ».
2. Kies het nieuwe bestand in « Bestand vervangen ».
3. Sla op.

Het nieuwe bestand wordt de huidige versie; de vorige blijft bewaard in de versiegeschiedenis van het document.

Is het verzonden bestand identiek aan de huidige versie, dan maakt Janus geen nieuwe versie aan en meldt het u dat: « Het verzonden bestand is identiek aan de huidige versie: er werd geen nieuwe versie aangemaakt. De andere wijzigingen zijn opgeslagen. » De andere wijzigingen van de fiche (titel, type, tags…) worden wel opgeslagen. Hetzelfde bericht verschijnt in de mobiele app.

❗ Wat te doen bij een probleem?

Veelvoorkomende foutmeldingen:

“Bestand te groot” → Verklein het bestand of comprimeer het

“Bestandstype niet toegestaan” → Gebruik een ondersteund formaat (PDF, Word, enz.)

“Selecteer een type” → Kies een documenttype

🆘 Hulp nodig?

• Neem contact op met de secretaris of de beheerder
• Controleer uw internetverbinding
• Probeer het opnieuw na enkele minuten

💡 Goede praktijken

✅ Te doen:

• Geef uw bestanden een duidelijke naam vóór het uploaden
• Gebruik labels die consistent zijn met de bestaande
• Controleer de kwaliteit van de afbeeldingen vóór het uploaden
• Organiseer op datum in de titels

❌ Te vermijden:

• Persoonlijke bestanden uploaden
• Generieke bestandsnamen gebruiken
• Vergeten het documenttype te bepalen
• Bestaande documenten dupliceren

📊 Organisatietips

Voor secretarissen:

• Maak gestandaardiseerde labels voor het jaar
• Gebruik een consistente naamgeving voor de titels
• Koppel de documenten systematisch aan de evenementen

Voor penningmeesters:

• Label per boekjaar
• Vermeld altijd de periode in de titel
• Gebruik het type “Financieel verslag” voor de balansen

Voor iedereen:

• Denk aan wie het document later zal zoeken
• Een goede titel bespaart 10 minuten zoeken!

💡 Gebruikstips:

• Gebruik beschrijvende titels om toekomstig zoeken te vergemakkelijken
• Benut de tags om uw eigen organisatiesysteem te creëren
• Koppel documenten aan evenementen voor een chronologische opvolging
• De vertaalde types (uitnodiging, notulen, enz.) passen zich aan de taal van de interface aan
• De automatische compressie van afbeeldingen optimaliseert de opslagruimte

Vereisten

• Module “Bouwstukken”

Functionaliteit

De catalogus van bouwstukken brengt de werken samen die in de loge zijn voorgedragen, en die welke daar nog op wachten. Hij beantwoordt een eenvoudige vraag die vaak terugkeert: wie werkte waarover, en waar is de tekst?

Hij bestaat uit twee tabellen:

• Bouwstukken van logeleden — de huidige leden, de oud-leden, en de broeders en zusters die naar het Eeuwige Oosten zijn overgegaan. Een ouder bouwstuk kan retroactief op naam van de auteur worden ingevoerd, ook als hij niet meer onder ons is: het is het erfgoed van de loge.
• Bouwstukken van bezoekers — de broeders en zusters van andere loges die bij u kwamen voordragen. Hun loge en hun oriënt worden weergegeven, zodat duidelijk is waar het werk vandaan komt.

Elk bouwstuk draagt een titel, een auteur, een graad, een korte samenvatting en, eenmaal gepubliceerd, het gearchiveerde document dat het bevat.

Een etalage, niet alleen een register

De catalogus dient niet alleen om zich te herinneren. Hij dient ook om te weten wat er bestaat, mocht men het willen voordragen.

Vanuit de auteur. Een broeder of zuster geeft er het werk aan dat hij of zij bereid is te komen voordragen — in de eigen loge, of elders. Een eenmaal voorgedragen bouwstuk hoeft niet in een lade te eindigen: zodra het in de catalogus staat, met zijn graad en zijn samenvatting, blijft het zichtbaar en herbruikbaar.

Vanuit de loge die zoekt. Wanneer men een onderwerp of een spreker zoekt voor een zitting, weet men wat er al geschreven is, in welke graad en door wie. Het is geen toeval dat de bouwstukken van bezoekers de loge, de oriënt en het adres van hun auteur vermelden: net om contact met hem of haar te kunnen opnemen.

Wat Janus doet, en wat niet. De catalogus documenteert wat bestaat en geeft aan bij wie men moet zijn. Hij verspreidt niets uit zichzelf: standaard ziet een naburige loge uw catalogus niet, en een bouwstuk vertrekt nergens naartoe.

Er bestaat één uitzondering, en die is beperkt: het delen van aankondigingen, beschreven in de volgende sectie. Het is optioneel, staat standaard uit zolang niemand het opent, en vereist twee akkoorden — dat van de auteur, bouwstuk per bouwstuk, en dat van de loge. Zelfs geopend, wordt nooit de tekst of het document verzonden: wat vertrekt is een aankondiging, en het contact wordt daarna tussen u onderling gelegd.

Een bouwstuk aankondigen bij de gefedereerde loges

Deze mogelijkheid is optioneel en staat standaard uit. Een loge kan ze nooit openen, en haar catalogus blijft dan strikt bij haarzelf. Niets van wat volgt gebeurt zolang uw beheerders het delen van bouwstukken niet hebben geactiveerd.

Er zijn twee akkoorden nodig, en geen enkel volstaat op zich. De auteur vinkt, bouwstuk per bouwstuk, aan dat hij aanvaardt dat het elders wordt aangekondigd — het is zijn beslissing, de loge kan die niet in zijn plaats nemen. De loge, van haar kant, wijst de ontvangende loges aan door een deelregel in te stellen. Zonder het vakje van de auteur vertrekt niets, ook al bestaat de regel. Zonder de regel vertrekt evenmin iets.

Alleen gepubliceerde bouwstukken vertrekken, en enkel tot en met de 3e graad. Een nog voorgesteld bouwstuk, een teruggetrokken bouwstuk, een bouwstuk voorbehouden aan officieren of van een hogere graad wordt nooit aangekondigd, ongeacht het gegeven akkoord.

De tekst vertrekt nooit. Wat wordt doorgegeven is een aankondiging: de titel, de samenvatting, de naam van de auteur, zijn loge en zijn oriënt, en de publicatiedatum. Noch de tekst van het bouwstuk, noch het gearchiveerde document, noch enige link naar dat document. Wat bij u blijft, blijft bij u.

Het gepubliceerde contact is het secretariaat van uw loge, nooit het persoonlijke adres van de auteur. Een geïnteresseerde loge schrijft naar het secretariaat, dat de gegevens van de auteur doorgeeft indien nodig — dat wil zeggen wanneer de auteur akkoord gaat, op het moment dat de vraag zich echt stelt.

Het akkoord kan worden ingetrokken. Het vakje uitvinken verwijdert de aankondiging bij de loges die ze hadden ontvangen. Hetzelfde geldt als het bouwstuk wordt teruggetrokken of verwijderd, of als de loge haar deelregel ongedaan maakt.

Wat u ontvangt. Bouwstukken aangekondigd door andere loges komen binnen in een aparte ruimte, alleen-lezen: u kunt ze niet wijzigen, niet publiceren, niet aan een document koppelen, en niet doorsturen naar een derde loge. Ze vermelden dat een werk bestaat en bij wie men moet zijn — ze beweren niet dat u het bezit.

Wie ziet wat

Dit is het belangrijkste punt van deze module, en het is de moeite waard om het te begrijpen.

De graad bepaalt. Een bouwstuk van de 3e graad verschijnt nooit bij een leerling — noch in de lijst, noch via een directe link, noch in een zoekopdracht. Het is dezelfde regel als die welke al uw archieven regelt, geen regel die eigen is aan de bouwstukken: een document en het bouwstuk dat het draagt kunnen dus nooit twee verschillende antwoorden geven.

Een voorgesteld bouwstuk blijft discreet. Zolang het niet gepubliceerd is, is het alleen zichtbaar voor zijn auteur en de beheerders. Een werk dat nog geschreven wordt, hoeft niet te circuleren voordat de auteur het heeft voorgedragen.

Deze discretie strekt zich uit tot het gekoppelde document: zolang het bouwstuk niet gepubliceerd is, verschijnt het bestand niet in de archieven voor de andere leden. Het verschijnt er opnieuw bij de publicatie.

Het e-mailadres van een bezoeker is alleen zichtbaar in de detailfiche, en alleen voor wie hem of haar moet contacteren — beheerders, secretariaat, banketmeesterschap, evenementencoördinatie. Het verschijnt nooit in de lijst.

De levenscyclus van een bouwstuk

Elk lid kan een bouwstuk voorstellen. De beheerders en het secretariaat publiceren, archiveren en verwijderen. Het is dezelfde verdeling als bij de kandidaturen: het initiatief staat open, de handeling die de loge bindt is voorbehouden.

Bij elk nieuw voorstel ontvangen de beheerders een melding die hen uitnodigt het te onderzoeken.

Gebruik

Een bouwstuk voorstellen

Zijmenu → Documenten → Bouwstukken, dan Een bouwstuk voorstellen. Vul de titel, een korte samenvatting en de graad in. Het ontstaat in de status voorgesteld, zonder document.

Het document koppelen

Kies vanaf de fiche van het bouwstuk het document uit de archieven of zet het neer vanaf uw computer — zonder het scherm te verlaten. Een bestand dat op deze manier wordt neergezet, komt bij uw archieven zoals elk ander document.

U kunt ook de omgekeerde weg volgen: bij het neerzetten van een document in de archieven, het koppelen aan een bestaand bouwstuk, of er rechtstreeks een aanmaken.

Publiceren

De publicatie vereist een gekoppeld document, en van dezelfde graad als het bouwstuk. Dit is bewust zo: zonder deze regel zou de catalogus een leerling de samenvatting kunnen tonen van een bouwstuk waarvan de archieven hem vervolgens het bestand zouden weigeren.

Archiveren of verwijderen

Archiveren haalt het bouwstuk uit de catalogus met behoud van zijn geschiedenis — dit is de gebruikelijke handeling. Verwijderen wist het definitief: voorbehouden voor invoerfouten of duplicaten.

In beide gevallen, als er een document gekoppeld is, vraagt Janus u wat ermee te doen:

• Behouden — het document blijft in de archieven, wordt er opnieuw zichtbaar, en wordt losgekoppeld van het bouwstuk.
• Verwijderen — het document verlaat de archieven met zijn bestand. Deze optie wordt alleen aan de beheerders geboden: bouwstukken beheren geeft niet het recht om het documentaire bestand te zuiveren.

Op mobiel

De catalogus is beschikbaar in de app: de tegel Bouwstukken leidt naar dezelfde twee lijsten, naar de detailfiche en naar het voorstelformulier. Dezelfde zichtbaarheidsregels gelden er — de app opent geen enkele deur die de site gesloten zou houden.

Goed om te weten

• De catalogus slaat geen bestand op: hij verwijst naar uw archieven, die de enige plaats blijven waar de documenten leven.
• Een document kan slechts aan één bouwstuk worden gekoppeld.
• Als het gekoppelde document uit de archieven wordt verwijderd, overleeft het bouwstuk: het keert eenvoudigweg terug naar de status voorgesteld, zonder document.
• Een bouwstuk wordt alleen aan andere loges aangekondigd als de auteur het heeft gevraagd en de loge het delen heeft geopend — en alleen de aankondiging vertrekt, nooit de tekst of het document.
• Bouwstukken ontvangen van andere loges zijn alleen-lezen en gaan nooit verder naar een derde.

Beheer van meervoudige relaties (Documenten ↔ Evenementen / Kandidaturen / Financiën)

Deze pagina legt eindgebruikers uit hoe ze een document uit het archief aan meerdere elementen kunnen koppelen (Evenementen, Kandidaturen, Uitgaven/Inkomsten van de Financiën), hoe deze koppelingen worden weergegeven, en wie wat kan doen.

Doel

• Eenzelfde document koppelen aan meerdere elementen van het systeem zonder het te dupliceren.
• Snel de gekoppelde stukken terugvinden vanaf de detailpagina’s (evenement, kandidatuur, uitgave/inkomst) en vanaf de lijst van de archieven (via een specifiek venster).

Belangrijkste aandachtspunten

• Ondersteunde relaties:
  • Evenement (zichtbaar voor alle rollen met toegang tot de archieven)
  • Kandidatuur (zichtbaar bij rol: Beheerders, Secretaris)
  • Financiën: Uitgave of Inkomst (zichtbaar bij rol: Beheerders, Penningmeester)
• Beperking Financiën: er kan slechts één document worden gekoppeld aan een uitgave of een inkomst (unieke koppeling per financieel item).
• Relaties ≠ Tags: de relaties genereren geen tags meer. Ze verschijnen in een specifiek venster en op de betrokken detailpagina’s.

1) Relaties toevoegen/wijzigen bij het neerzetten van een document

U kunt een document rechtstreeks aan een of meerdere elementen koppelen vanuit het uploadformulier of het bewerkingsformulier van een archiefdocument.

Stappen

1. Open het archief: menu « Archieven » → « Document toevoegen » of « Bewerken » op een bestaand document.
2. Vul de informatie van het document in (type, titel, enz.).
3. Klik in het blok « Eléments liés » op « + Relatie toevoegen ».
4. Voor elke regel:
   • Selecteer het Type relatie: Evenement, Kandidatuur, Uitgave of Inkomst.
   • Selecteer het te koppelen element (vervolgkeuzelijst).
   • U kunt meerdere regels toevoegen (Evenement + Kandidatuur, bijvoorbeeld).
   • U kunt een regel verwijderen indien nodig (knop ×).
5. Bevestig het formulier. De relaties worden opgeslagen.

Vereiste rechten

• Evenement: alle gebruikers met toegang tot de archieven kunnen de koppeling toevoegen.
• Kandidatuur: uitsluitend Beheerders / Secretaris.
• Uitgave / Inkomst: uitsluitend Beheerders / Penningmeester.

2) De motivatiebrief van een kandidatuur koppelen

Bij het toevoegen van een motivatiebrief aan een kandidatuur:

• Het document wordt automatisch gekoppeld aan de Kandidatuur.
• Als een presentatiezitting werd geselecteerd, wordt het document eveneens gekoppeld aan dat Evenement.

Tip: Zo kunt u het document indien nodig snel openen vanaf de pagina van het evenement.

3) Waar ziet u de relaties?

In de lijst van de archieven

• Elke documentminiatuur toont een knop « Relaties bekijken » (schakelicoon) enkel als er minstens één relatie bestaat.
• Door erop te klikken, opent een venster met de lijst van de relaties (één per regel):
  • Evenement → opent de detailpagina van het evenement.
  • Kandidatuur → opent de detailpagina van de kandidatuur.
  • Uitgave / Inkomst → opent de bijbehorende detailpagina van Financiën.
• Elementen waartoe u geen toegang heeft op basis van uw rol worden niet weergegeven.

Op de detailpagina’s

• Evenementen: de sectie « Gelinkte documenten » toont de documenten die aan het evenement zijn gekoppeld.
• Kandidaturen: de sectie « Gelinkte documenten » toont de documenten van de kandidatuur.
• Financiën (Uitgave / Inkomst): de regel « Ontvangst » toont het/de gekoppelde document(en).

4) Gebruiksscenario’s & goede praktijken

• Meerdere relaties (bv.: een PDF van een oproeping gekoppeld aan het Evenement + aan de voorgestelde Kandidatuur) zijn toegestaan.
• Financiën: als u een nieuw bewijsstuk (ontvangst) uploadt, wordt de koppeling naar de uitgave/inkomst bijgewerkt om naar dit nieuwe document te verwijzen (één bewijsstuk per item).
• Bestanden niet dupliceren: koppel een uniek document aan meerdere elementen in plaats van het meerdere keren te uploaden.
• Tags: gebruik tags uitsluitend voor de functionele categorisering. De relaties genereren geen tags.

5) FAQ

Ik zie de relatie niet in het venster

• Controleer uw rechten (rol) voor dit type element.
• Zorg ervoor dat u het formulier heeft opgeslagen nadat u de relatie heeft toegevoegd.

Ik zie de knop « Relaties bekijken » niet

• De knop verschijnt alleen als er minstens één relatie bestaat voor het document.

Kunnen meerdere documenten aan dezelfde uitgave of inkomst worden gekoppeld?

• Nee. Er is slechts één document per uitgave/inkomst. Als u een nieuw bewijsstuk uploadt, wordt de oude koppeling vervangen.

Kan ik zoeken op relaties?

• Gebruik de lijst van de archieven en vervolgens het venster van de relaties om naar het gekoppelde element te navigeren.

6) Overzicht van de rollen

• Iedereen: kan koppelingen naar Evenementen aanmaken/bekijken.
• Beheerders / Secretaris: kunnen koppelingen naar Kandidaturen aanmaken/bekijken.
• Beheerders / Penningmeester: kunnen koppelingen naar Uitgaven en Inkomsten aanmaken/bekijken.

7) Kort glossarium

• Relatie: koppeling tussen een document en een bedrijfselement (evenement, kandidatuur, uitgave/inkomst).
• Venster van de relaties: venster dat opent vanaf de miniatuur van een document en al zijn relaties met klikbare links toont.
• Ontvangst (bewijsstuk): document gekoppeld aan een uitgave of een inkomst (één per item Financiën).

8) Ondersteuning

Bij vragen, neem contact op met uw Janus-beheerder of gebruik het gebruikelijke ondersteuningskanaal.

Deze gids legt uit hoe u de documenten in verband met rituelen in Janus aanmaakt, verrijkt, wijzigt en terugvindt.

Toegang en rechten

• Wie rituelen kan beheren: Beheerder, Secretaris.
• Beveiliging per graad: de graad van het rituaal dient als toegangsfilter voor de bijbehorende documenten.

Een rituaal aanmaken

1. Open de pagina: Rituelen → Aanmaken.
2. Vul in:
   • Naam van het rituaal (verplicht).
   • Graad (verplicht).
   • Rollen (optioneel, lijst van namen zoals “Ceremoniemeester”, “Redenaar”, enz.).
3. Bevestig: Aanmaken.
4. U wordt doorgestuurd naar de lijst van rituelen.

Opmerkingen:

• De rollen kunnen ook na het aanmaken worden toegevoegd/aangepast (zie “Een rituaal wijzigen”).

Rollen en documenten toevoegen

Rollen toevoegen/bewerken

• Voeg op de pagina Detail van het rituaal rollen toe, verwijder of hernoem ze, en sla op.
• De rollen zijn eenvoudige benamingen (bv.: “Kapelaan”, “Expert”, …).

Documenten “Organisatie” of “Materiaal” toevoegen

• Vanaf de pagina Detail van het rituaal:
• Kies het type:
  • Organisatie (plannen, sjablonen, richtlijnen)
  • Materiaal (voorwerplijsten, checklists)
• Selecteer het bestand en bevestig.

Koppelingsregel:

• Er bestaat slechts één actieve link per type (“organisatie” en “materiaal”) voor een rituaal. Een nieuw bestand versturen vervangt de bestaande link (de oude bestanden blijven gearchiveerd).

Automatische tags:

• De documenten worden getagd met: Rituelen, Naam van het rituaal, en het type (Organisatie/Materiaal).

Roldocumenten toevoegen

• Vanaf de pagina Detail van het rituaal, voor een specifieke rol:
• Kies het documenttype (intern/extern).
• (Optioneel) Beschrijving — indien leeg genereert Janus: DD/MM/JJJJ - Naam van het rituaal - Naam van de rol.
• (Optioneel) Graad — indien leeg gebruikt Janus de graad van het rituaal.
• Selecteer het bestand en bevestig.

Koppelingsregel voor een rol:

• Janus verwijdert de actieve link voor deze specifieke rol en koppelt het nieuwe document (de oude blijven gearchiveerd).
• Automatische tags: Rituelen, Naam van het rituaal, Naam van de rol.

Een rituaal wijzigen

1. Open de pagina Detail van het rituaal → Wijzigen.
2. Werk bij:
   • Naam
   • Graad
   • Rollen (verwijderen, toevoegen, hernoemen)
3. Sla op.

Belangrijk:

• Als u de graad van het rituaal wijzigt, werkt Janus automatisch de graad van alle gekoppelde documenten (Organisatie, Materiaal, Rollen) bij, om coherent te blijven met het toegangsbeleid per graad. Een bevestigingsbericht geeft aan hoeveel documenten werden bijgewerkt.

De documenten raadplegen in de Archieven

U kunt de documenten terugvinden:

• Vanaf de pagina Detail van een rituaal (directe links).
• In Archieven:
• Zoek op tags: Rituelen, Naam van het rituaal, Organisatie of Materiaal, en/of de Naam van de rol.
• De graad van het document komt overeen met de graad van het rituaal (of de graad die bij het versturen werd opgegeven).

Beschrijvingsconventie (indien niet ingevuld):

• Organisatie/Materiaal: DD/MM/JJJJ - Naam van het rituaal - [Organisatie|Materiaal]
• Rol: DD/MM/JJJJ - Naam van het rituaal - Naam van de rol

Goede praktijken

• Bepaal altijd de graad van het rituaal: hij bepaalt de zichtbaarheid van de documenten.
• Gebruik duidelijke en consistente rolnamen om het zoeken op tags te vergemakkelijken.
• Vervang in plaats van dupliceren: verstuur een bestand opnieuw om de actieve link bij te werken; de geschiedenis blijft raadpleegbaar in het archief.
• Controleer de tags in het archief om uw documenten snel terug te vinden (Rituelen, rituaal, type/rol).

FAQ - Veelgestelde vragen

• Kan ik meerdere actieve documenten “Organisatie” hebben voor een rituaal?

Nee. Slechts één actieve link per type; het versturen van een nieuw bestand vervangt de bestaande link (de oude blijft gearchiveerd).

• Wat gebeurt er als ik de graad van het rituaal wijzig?

Alle gekoppelde documenten (Organisatie, Materiaal, Rollen) zien hun graad automatisch bijgewerkt.

• Kan de graad van een document verschillen van die van het rituaal?

Ja, als u dit expliciet opgeeft bij het versturen; anders gebruikt Janus die van het rituaal.

• Hoe vind ik een specifiek roldocument terug?

Filter in Archieven op tags: Rituelen, Naam van het rituaal, en de Naam van de rol.

• Worden de oude documenten verwijderd?

Nee. De actieve link wordt vervangen, maar de vorige versies blijven gearchiveerd. U kunt de oude documenten handmatig verwijderen.

• Wie kan de rituelen en hun documenten beheren?

Alle leden met de rol “Beheerder” of “Secretariaat” in Janus.

• Standaard beschrijvingsformaten

Automatisch gegenereerd in het formaat DD/MM/JJJJ - … voor coherentie en snelle sortering.

📋 Overzicht

De Volledige export is een geavanceerde functie van Janus waarmee u alle gegevens van uw loge kunt exporteren naar een ZIP-bestand.

Let op: Deze functie is uitsluitend voorbehouden aan de rol Beheerder.

🎯 Inhoud van de export

De volledige export bevat drie soorten gegevens, georganiseerd in afzonderlijke mappen:

📅 Evenementen (events/)

• Formaat: ICS-bestand (iCalendar)
• Inhoud: Alle evenementen van de loge
• Gebruik: Importeerbaar in Google Agenda, Outlook, of elke andere compatibele agenda

💰 Financiën (treasury/)

• Formaat: CSV-bestanden
• Inhoud:
  • expenses.csv: Alle uitgaven
  • incomes.csv: Alle inkomsten
  • transactions.csv: Alle bankverrichtingen
• Gebruik: Analyse in Excel, Google Sheets, of boekhoudsoftware

📄 Documenten (documents/)

• Formaat: Originele bestanden (PDF, JPEG, enz.)
• Organisatie: Per documenttype (Rituaal, Financiën, Evenement, enz.)
• Inhoud: Alle documenten gearchiveerd in Janus

🔐 Toegang en beveiliging

Toegestane rollen

• ✅ Beheerder: Volledige toegang
• ❌ Andere rollen: Toegang geweigerd

Gegevensbescherming

• Volledige exports worden automatisch beschermd
• Alleen Beheerders kunnen de exports zien en downloaden
• De exports worden opgeslagen in de archieven met het type “Full Export”

🚀 De Volledige export gebruiken

Stap 1: naar de functie gaan

1. Meld u aan bij Janus met een Beheerdersaccount
2. Klik op Profiel in het hoofdmenu
3. Selecteer Volledige export

Stap 2: de export starten

1. Lees op de exportpagina de informatie over de inhoud
2. Klik op Volledige export starten
3. De export start op de achtergrond (dit kan enkele minuten duren)

Stap 3: de voortgang volgen

• Export bezig: Er verschijnt een laadanimatie
• Vernieuwen: Vernieuw de pagina om de status te controleren
• Annuleren: Gebruik de knop “Export annuleren” indien nodig

Stap 4: de export downloaden

• Export voltooid: De status wordt “Export voltooid”
• Downloaden: Klik op Volledige export downloaden
• Nieuwe export: Gebruik Nieuwe export aanmaken om de oude te vervangen

⚠️ Belangrijke beperkingen

Slechts één export tegelijk

• Regel: Er kan slechts één volledige export tegelijk bestaan
• Vervanging: Een nieuwe export vervangt automatisch de oude
• Beheer: Verwijder de oude export voordat u een nieuwe aanmaakt

Bestandsgrootte

• Documenten: De grootte hangt af van het aantal gearchiveerde documenten
• Prestaties: Omvangrijke exports kunnen enkele minuten duren
• Opslag: Bewaak de beschikbare schijfruimte

🔧 Probleemoplossing

De export start niet

Symptomen: De knop blijft grijs of de export start niet

Oplossingen:

1. Controleer of u Beheerdersrechten heeft
2. Vernieuw de pagina en probeer opnieuw
3. Neem contact op met janus@cydit.eu

De export blijft hangen

Symptomen: Status “Export bezig” gedurende meer dan 30 minuten

Oplossingen:

1. Klik op Export annuleren
2. Wacht enkele seconden
3. Start een nieuwe export

Downloadfout

Symptomen: Het ZIP-bestand kan niet worden gedownload

Oplossingen:

1. Controleer of de export echt voltooid is
2. Probeer een nieuwe export aan te maken
3. Neem contact op met janus@cydit.eu

Lege documentenmap

Symptomen: De map documents/ in de export is leeg

Oplossingen:

1. Controleer of er documenten in de Janus-archieven staan
2. Start de export opnieuw
3. Neem contact op met janus@cydit.eu

📊 Gebruik van de geëxporteerde gegevens

ICS-bestand (Evenementen)

## Importeren in Google Agenda
1. Open Google Agenda
2. Klik op het icoon ⚙️ (Instellingen)
3. Selecteer "Importeren en exporteren"
4. Kies het bestand events.ics

CSV-bestanden (Financiën)

## Openen in Excel
1. Open Excel
2. Bestand → Openen
3. Selecteer het CSV-bestand
4. Kies de UTF-8-codering

Documenten

## Aanbevolen organisatie
documents/
├── Rituel/          # Ritueeldocumenten
├── Treasury/        # Boekhoudkundige documenten
├── Event/           # Documenten van evenementen
└── misc/            # Overige documenten

🛡️ Goede praktijken

Beveiliging

• Opslag: Bewaar de exports op een beveiligde plaats
• Delen: Deel de exports enkel met de bevoegde personen
• Verwijdering: Verwijder oude exports na gebruik

Prestaties

• Frequentie: Vermijd het te vaak aanmaken van exports
• Grootte: Bewaak de grootte van de exports
• Opruiming: Verwijder verouderde exports

Back-up

• Regelmaat: Maak regelmatig exports voor de back-up
• Bewaring: Bewaar meerdere versies voor de traceerbaarheid
• Verificatie: Test regelmatig het herstellen van de gegevens

Met Janus kunt u een document (notulen, contract, brief…) elektronisch laten ondertekenen door een of meerdere leden — en, sinds september 2026, door een persoon buiten de loge, die geen Janus-account heeft. Het ondertekende document wordt bewaard als een tijdgestempelde en verzegelde versie.

Handtekeningen aanvragen

Vanuit de Archieven, op een document in PDF-formaat:

• Open het document, dan het menu Acties (het icoon ☰ rechtsboven) en klik op « Handtekeningen ». U kunt er ook rechtstreeks bij vanuit de lijst van de archieven.
• Voeg een of meerdere ondertekenaars toe: kies een lid en geef zijn rol op (bv. Achtbare Meester).
• Voeg indien nodig een bericht en een uiterste datum toe (optioneel).
• Klik op « Versturen ter ondertekening ».

Elke ondertekenaar ontvangt dan een melding (in Janus en op zijn telefoon als de app geïnstalleerd is) die hem uitnodigt te ondertekenen.

Een document ondertekenen

• U wordt verwittigd via een melding. In de mobiele app verschijnt ook een balk « Te ondertekenen documenten » bovenaan het startscherm.
• Open het document: u kunt het volledig lezen voordat u ondertekent.
• Kies uw ondertekeningsmethode: « Toetsenbord » (uw naam wordt omgezet in een handgeschreven handtekening) of « Tekenen » (teken uw handtekening met uw vinger of de muis).
• Klik op « Document ondertekenen ». Klaar!

Een persoon buiten de loge laten ondertekenen

Een notaris, een verhuurder, een partner: iemand zonder Janus-account kan een document ondertekenen, zonder er een aan te maken.

Kies bij het toevoegen van een ondertekenaar « Extern adres » en voer zijn e-mailadres in. Een kader herinnert u er dan aan wat dit inhoudt, want het is niet vrijblijvend: het document verlaat de loge. De persoon zal het volledig kunnen lezen, en niets belet hem het te bewaren. Gebruik dit alleen voor documenten die u hem persoonlijk zou willen overhandigen.

U kunt leden en externe ondertekenaars mengen in eenzelfde aanvraag. Het aantal externe adressen is beperkt per aanvraag (standaard vijf).

Wat de externe persoon meemaakt

1. Hij ontvangt een e-mail in uw naam, in de kleuren en met het logo van de loge, die hem vertelt wie hem wat vraagt.
2. Hij opent een persoonlijke link, 48 uur geldig, die hem naar een leespagina leidt — in zijn browser, zonder iets te installeren.
3. Hij leest het document volledig, en ondertekent, of weigert.
4. Een zescijferige code wordt hem dan per e-mail toegestuurd. Zijn handtekening wordt pas geregistreerd zodra deze code is ingevoerd.
5. Ten slotte ontvangt hij een kopie van het ondertekende document, inclusief certificaat.

Hij kan zijn taal bovenaan elk scherm kiezen; de volgende e-mails volgen die taal. Anders verloopt alles in de taal van de loge.

Als de link verloopt

Na 48 uur kan de persoon zelf een nieuwe link aanvragen vanaf de pagina, binnen een redelijke grens. U kunt hem er ook zelf een opnieuw sturen vanaf de pagina « Handtekeningen » van het document.

Een reeds gebruikte link geeft geen toegang meer terug: noch tot het document, noch tot de context. Dit is bewust zo.

Meerdere ondertekenaars

Eenzelfde document kan door meerdere personen worden ondertekend. De handtekeningen gebeuren parallel: iedereen ondertekent wanneer hij wil, in eender welke volgorde. De pagina « Handtekeningen » toont de voortgang (wie heeft getekend, wie nog moet).

Zodra iedereen heeft getekend

• Het document wordt automatisch verzegeld en er wordt een pagina « Handtekeningcertificaat » (wie heeft getekend, en wanneer) aan toegevoegd.
• Een nieuwe ondertekende versie wordt gearchiveerd; de oorspronkelijke versie blijft bewaard in de geschiedenis.
• Een klein groen zegel verschijnt op de miniatuur van het document in de archieven: het geeft aan dat het ondertekend is.

De geschiedenis raadplegen of herinneren

• Open « Handtekeningen » op het document opnieuw op elk moment om de geschiedenis van de reeds uitgevoerde handtekeningen te bekijken.
• U kunt er ook nieuwe handtekeningen aanvragen (een extra ronde) indien nodig.

Wie kan wat doen?

• Handtekeningen aanvragen is voorbehouden aan bepaalde rollen (administratie, secretariaat, archivaris…).
• Ondertekenen is mogelijk voor elk lid dat als ondertekenaar van een document is aangeduid.
• Een extern adres aanvragen is nog beperkter: niet iedereen die een interne handtekening kan aanvragen heeft hiertoe toegang, aangezien dit een document uit de loge laat vertrekken.
• U wordt in Janus verwittigd bij elke handtekening, en niet alleen op het einde: u ziet wie heeft getekend en wie nog een herinnering nodig heeft.

🛡️ Beveiliging en soevereiniteit van de gegevens

🗺️ Soevereiniteit

In tegenstelling tot de traditionele oplossingen voor elektronische handtekening op de markt (die u verplichten uw bestanden naar externe servers te sturen), is de handtekeningmodule van Janus een 100% interne en soevereine oplossing.

Uw gevoelige documenten en de persoonsgegevens van de ondertekenaars verlaten nooit de beveiligde omgeving van Janus.

Er worden geen gegevens naar een externe dienstverlener gestuurd, en geen enkele externe dienst heeft toegang tot de inhoud van uw archieven.

Van het aanmaken van de aanvraag tot het aanbrengen van het definitieve handtekeningzegel wordt het volledige proces lokaal gegenereerd, versleuteld en verzegeld.

Dit garandeert u volledige controle en strikte naleving van de soevereiniteit van uw verenigingsgegevens.

Eén voorbehoud, wanneer u een externe persoon laat ondertekenen: het document wordt hem getoond, en verlaat dus de loge. Er komt geen enkele externe dienstverlener tussen en niets wordt elders opgeslagen, maar de persoon leest het en kan het bewaren. Dat is nu net het doel van de aanvraag — te beslissen per document.

🔒 Beveiliging

Achter zijn eenvoudige interface steunt de handtekeningmodule van Janus op robuuste beveiligingsmechanismen om de authenticiteit en integriteit van elk ondertekend document te waarborgen:

• Cryptografische hash (SHA-256): Elk document (en elke versie ervan) genereert een unieke digitale vingerafdruk (een “hash” SHA-256). Als een document wordt gewijzigd, al is het maar met één pixel of één komma, verandert deze vingerafdruk onmiddellijk, waardoor elke ondetecteerbare vervalsing onmogelijk wordt.
• Verzegeling “server-side” (aan serverzijde): In tegenstelling tot andere tools gebeurt het aanbrengen van de handtekening niet in de browser van de gebruiker (die gemanipuleerd zou kunnen worden). Het is de Janus-server zelf die optreedt als vertrouwensautoriteit, de gegevens samenvoegt, de handtekening aanbrengt en het bestand op atomaire wijze vergrendelt.
• Cryptografische toegangstokens: De toegang tot de ondertekeningsinterface wordt beschermd door willekeurig gegenereerde unieke identificatoren (random_bytes), opgeslagen als vingerafdruk en niet in leesbare tekst. Het voorspellen van links (enumeratie-aanval) is dus onmogelijk. Voor een lid kan alleen wie geauthenticeerd en expliciet aangeduid is, ondertekenen. Voor een externe persoon geldt het bezit van de link en de code die naar zijn adres wordt gestuurd als identificatie.
• Wat de zescijferige code bewijst, en wat niet: hij bevestigt dat de persoon effectief toegang heeft tot het adres waarnaar de loge heeft geschreven, en hij beschermt tegen een doorgestuurde link, teruggevonden in een geschiedenis of over de schouder meegelezen. Aangezien de link en de code via hetzelfde kanaal lopen, gaat het niet om een dubbele authenticatie en beschermt het niet tegen een gecompromitteerde mailbox. Wij zeggen dit liever dan het te laten geloven.
• Onwijzigbare logging (audittrail): Elke actie (raadpleging, ondertekening, weigering) wordt geregistreerd in een beveiligd auditregister (signature_audit). Dit register koppelt wiskundig de actie, het exacte tijdstip, de identificatie van het lid en de cryptografische vingerafdruk van het document, om een perfecte traceerbaarheid te waarborgen.

Deze gecombineerde procedés zorgen ervoor dat de toestemming van de ondertekenaar op een veilige, verifieerbare manier wordt verzameld, zonder ooit afhankelijk te zijn van een externe certificeringsautoriteit.

Mosaïque is de PDF-modelleneditor van Janus. Hiermee kunt u het uiterlijk en de inhoud van de documenten die uw loge genereert rechtstreeks vanuit uw browser personaliseren, zonder de code aan te raken. U herschikt, verbergt of wijzigt de blokken waaruit een document bestaat, voegt variabelen in die automatisch worden ingevuld, en ziet het resultaat live. Uw personalisaties zijn eigen aan uw loge.

📍 NAAR MOSAÏQUE GAAN

Klik op Mosaïque (potloodicoon ✏️) in de sectie Administratie van de zijbalk. De functie is voorbehouden aan beheerders, secretarissen en penningmeesters. Het scherm is verdeeld in drie kolommen: de documenttypes links, de blokken in het midden, het voorbeeld rechts. De knop Terug, linksboven, brengt u terug naar de startpagina van uw loge.

📄 EEN DOCUMENT KIEZEN

Selecteer in de kolom Documenttypes het te wijzigen document. Het model wordt in het midden geladen en het voorbeeld verschijnt rechts. Zolang er geen document is geselecteerd, nodigt een bericht u uit om er een te kiezen.

Alleen de documenten die uw loge heeft opengesteld voor personalisatie staan in de lijst — standaard de algemene uitnodiging. Het financieel verslag verschijnt er nooit: zijn vorm wordt niet gewijzigd. Als u andere documenten wilt personaliseren, neem dan contact op met de Janus-ondersteuning om ze te openen.

🧱 DE BLOKKEN

Een model bestaat uit opeengestapelde blokken. Men onderscheidt:

• Titel — een titelregel die u kunt wijzigen
• Tekst — een vrij tekstblok, dat u kunt opmaken en verrijken met variabelen
• Ruimte — een vaste verticale ruimte tussen twee blokken
• Veld — een veld met label, dat de secretaris invult bij de afsluiting; de waarde ervan wordt afgedrukt in de notulen (zie verder)
• Gegevens — automatisch ingevuld door Janus (evenement, ingeschrevenen…): u kunt het verplaatsen of verbergen, maar niet de inhoud wijzigen
• Voorwaardelijk — automatisch weergegeven op basis van de gegevens van het evenement
• Vergrendeld blok 🔒 — beschermd om de conformiteit van het document te bewaren; het kan niet vanuit Mosaïque worden gewijzigd

✏️ EEN TEKSTBLOK BEWERKEN

Klik in een tekstblok. Een opmaakbalk laat u toe toe te passen: Vet, Cursief, Onderstreept en Opsomming.

Drie knoppen lijnen de alinea uit waarin de cursor staat: links, gecentreerd of rechts. Om een titel of een formule te centreren, plaatst u de cursor in die alinea (of selecteert u meerdere alinea’s) en klikt u op de middelste knop. De uitlijning komt ongewijzigd terug in het gegenereerde document.

🔤 VARIABELEN INVOEGEN

Plaats uw cursor op de gewenste plek in een tekstblok en klik dan op Variabele invoegen om een dynamisch gegeven toe te voegen — bijvoorbeeld de naam van de loge, de titel van het evenement, het tijdstip ervan, het adres van de loge of de prijs van de agapes. Elke variabele wordt automatisch vervangen door de werkelijke waarde op het moment dat de PDF wordt gegenereerd.

De voorgestelde lijst hangt af van uw loge: niet alle variabelen zijn overal geopend.

✍️ UW EIGEN TEKST IN PLAATS VAN EEN VARIABELE

Een variabele is nooit verplicht. Als de waarde u niet bevalt, verwijdert u de variabele en typt u uw eigen tekst op die plaats: die wordt zo in het document afgedrukt. Een variabele verschijnt in het blok als een gekleurd label; één druk op de wistoets verwijdert het in zijn geheel.

De handtekeningvariabele van de secretaris volgt bijvoorbeeld het geslacht van uw loge: « Le Frère Secrétaire » in een mannenloge, « La Sœur Secrétaire » in een vrouwenloge, « Le/La Secrétaire » in een gemengde loge (in het Frans; in de andere talen de vertaling ervan). Verkiest u een andere formule, vervang de variabele dan gewoon door uw tekst.

In een loge met meerdere talen vertaalt u een tekst die u zelf hebt geschreven in elk taaltabblad (zie Meertalige Mosaïque).

👤 VARIABELEN VAN DE OFFICIEREN

De groep Officieren biedt een variabele per functie van uw loge — zowel de functies die Janus voor uw ritus aanbiedt als die welke u zelf heeft toegevoegd — in alle documenttypes.

Elke variabele wordt automatisch ingevuld met de voor- en achternaam van de functiehouder, en blijft leeg als de functie geen houder heeft. Het label van de variabele, in de kiezer, is de naam van de functie in uw eigen interfacetaal.

Om een functie aan te maken, te hernoemen of toe te wijzen, zie Functies en officieren.

🌍 TALEN VAN DE DOCUMENTEN

Uw opmaak geldt voor alle talen van uw loge. De teksten die Janus levert, worden vanzelf vertaald; u vertaalt alleen wat u zelf hebt geschreven, in één tabblad per taal boven de blokken. Zolang een van uw teksten niet vertaald is, blijft het document volledig in zijn taal.

Alles wordt uitgelegd in Meertalige Mosaïque. Om de talen van uw loge te kiezen, zie Talen van de documenten.

➕ TOEVOEGEN, 🔀 HERSCHIKKEN, 👁️ VERBERGEN

• Toevoegen: in de zones die het toelaten, maakt de knop Blok toevoegen een nieuw blok aan. Afhankelijk van de plaats in het document, stelt hij een Titel, een Aangepaste tekst, een Ruimte of een Afsluitveld voor.
• Herschikken: gebruik de pijlen Omhoog en Omlaag om de volgorde van de blokken te wijzigen.
• Verbergen / Weergeven: verberg een blok zonder het te verwijderen, en herstel het wanneer u wilt.
• Verwijderen: alleen de blokken die u heeft toegevoegd kunnen worden verwijderd; de oorspronkelijke blokken kunnen enkel worden verborgen. Het verwijderen vraagt geen bevestiging, maar wordt pas definitief bij publicatie.

📝 AFSLUITVELDEN (NOTULEN)

Sommige blokken zijn velden die door de secretaris worden ingevuld bij het afsluiten van een evenement. Wanneer u er een toevoegt, vraagt Janus om het label, dat verplicht is: het verschijnt zowel in het afsluitformulier als in de gegenereerde notulen.

👁️ LIVE VOORBEELD

Het rechterpaneel toont een PDF-voorbeeld van het document. Het wordt automatisch bijgewerkt: onmiddellijk wanneer u een blok verplaatst, verbergt, toevoegt of verwijdert, of een variabele invoegt, en twee seconden na uw laatste toetsaanslag wanneer u typt.

💾 PUBLICEREN

Uw wijzigingen worden pas toegepast zodra u op Publiceren klikt.

⚠️ Zolang u niet heeft gepubliceerd, waarschuwt Janus u voordat uw wijzigingen verloren gaan: er verschijnt een bevestiging als u naar een ander document gaat, en uw browser vraagt om bevestiging als u het tabblad sluit of de pagina verlaat.

↩️ RESETTEN

De knop Resetten herstelt het oorspronkelijke model. ⚠️ Al uw personalisaties gaan dan verloren: Janus vraagt om bevestiging voordat het actie onderneemt.

🔐 ROLLEN EN RECHTEN

• Beheerder, Secretaris, Penningmeester: volledige toegang tot Mosaïque, voor de documenten die uw loge heeft opengesteld voor personalisatie
• Vergrendelde blokken en gegevensblokken: hun inhoud wordt niet gewijzigd vanuit Mosaïque, ongeacht de rol, zodat de officiële documenten trouw blijven aan de gegevens van Janus

Werkt uw loge in meerdere talen? Met Mosaïque hebt u één opmaak voor een document, en één versie van uw teksten per taal. Een uitnodiging die in het Frans en in het Nederlands wordt gegenereerd, behoudt zo in beide talen uw presentatie, met uw eigen formuleringen.

In het kort

1. De opmaak stelt u één keer in, in de taal van uw loge: de volgorde van de blokken, wat getoond of verborgen wordt, de toegevoegde blokken.
2. U vertaalt alleen wat u zelf hebt geschreven. Alle teksten die Janus levert (aanspreekformules, opschriften, datums, agenda…) worden vanzelf vertaald.
3. Niets wordt geblokkeerd zolang een vertaling ontbreekt: het document blijft volledig in zijn taal (zie verder).

1. Vooraf: de talen van de loge

De taaltabbladen van Mosaïque volgen de documenttalen van uw loge. Die stelt u in via Beheer › « Logeprofiel », tabblad « Identiteit », regel « Documenttalen » (zie Talen van de documenten).

Zolang er maar één taal is ingesteld, toont Mosaïque geen tabbladen en werkt het zoals vroeger.

2. De taaltabbladen

Boven de lijst met blokken staat één tabblad per taal:

• het tabblad van de taal van de loge (gemarkeerd als taal van de loge): hier bouwt u het document op, zoals gewoonlijk. U herschikt, verbergt, voegt toe en schrijft uw blokken;
• één tabblad per andere taal: hier vertaalt u uw teksten. Een teller toont hoeveel teksten nog te vertalen zijn, of dat alles vertaald is.

Het voorbeeld rechts volgt het gekozen tabblad: het toont het document in die taal.

3. Uw teksten vertalen

In het tabblad van een andere taal verschijnt elk blok in een van deze vormen:

• Tekst van Janus, automatisch vertaald ✅: een tekst die u niet hebt gewijzigd. U hoeft niets te doen, Janus vertaalt hem zelf.
• Ingevuld door Janus ✅: een gegevensblok (agenda, inschrijvingen, uurrooster…). Ook hier hoeft u niets te doen.
• Een te vertalen tekst ✏️: een tekst die u hebt geschreven of gewijzigd. Uw oorspronkelijke tekst staat boven het veld; schrijf de vertaling eronder. U beschikt over dezelfde opmaak en dezelfde variabelen als in de taal van de loge.

Te vertalen zijn: de tekstblokken die u hebt gewijzigd, de titels en teksten die u hebt toegevoegd, en de labels van uw afsluitvelden.

💡 De variabelen (naam van de loge, datum van de zitting, naam van de Achtbare Meester…) worden in elke taal vanzelf ingevuld. Laat ze op dezelfde plaats staan in uw vertaling.

Klik daarna op Publiceren 💾: de publicatie bewaart in één keer de opmaak en alle vertalingen.

4. Zolang een tekst niet vertaald is

Een document is nooit een mengeling van talen. Zolang een van uw teksten niet in een taal vertaald is:

• neemt een oorspronkelijk blok dat u hebt gewijzigd in die taal de tekst over die Janus voorziet (vertaald). Uw eigen formulering verschijnt zodra ze vertaald is;
• wordt een blok dat u hebt toegevoegd (titel, tekst) weggelaten uit de documenten in die taal;
• behoudt een label van een afsluitveld uw oorspronkelijke label: de waarde van het veld wordt hoe dan ook in de taal van de loge ingevuld.

U kunt uw opmaak dus meteen publiceren, en op uw eigen tempo vertalen.

5. De opmaak later wijzigen

Wijzigingen aan de opmaak in het tabblad van de taal van de loge gelden voor alle talen: een verplaatst of verborgen blok is dat overal.

⚠️ Wijzigt u een tekst die al vertaald is, werk dan ook de vertaling bij in de andere tabbladen: Janus weet niet of de vertaling uw nieuwe tekst nog volgt.

6. Het document genereren en versturen

• Bij het genereren vinkt u de gewenste talen aan in het venster « Taal van de documenten ». Elke versie gebruikt uw opmaak en uw vertalingen.
• Bij het versturen worden het onderwerp en het bericht van de e-mail vooraf ingevuld in de taal of talen van het document, net als de uitschrijflink onderaan de e-mail. U kunt ze altijd aanpassen voordat u verstuurt (zie Documenten versturen).

Bijzonder geval: een model dat speciaal voor uw loge is ontworpen

Een document kan een model gebruiken dat voor uw loge is gepubliceerd vanuit Template Studio, het ontwerpprogramma van het Janus-team. Dat model wordt alleen in de taal van uw loge gebruikt; de andere talen gebruiken het model van Janus. Het taaltabblad meldt het u. Neem contact op met de Janus-support als u dat model ook in andere talen wilt.

Rollen en rechten

• Beheerders, Secretaris, Penningmeester: hebben toegang tot Mosaïque, bouwen de opmaak op en schrijven de vertalingen.
• Voorgestelde talen: ingesteld door de beheerders en de Secretaris in het logeprofiel.

Janus genereert uw documenten in de taal van uw keuze, of in meerdere talen tegelijk, in één pdf. Dat geldt voor herinneringen voor de bijdrage, convocaties, verslagen, schetsen, aanwezigheidslijsten, maaltijdaanwezigheden, corpussen, agenda’s en financiële verslagen.

De taal van een document hangt niet af van de taal van uw scherm. Een Penningmeester die in het Frans werkt, kan de herinnering voor een Nederlandstalig lid in het Nederlands genereren, of in het Frans en het Nederlands voor een tweetalige loge.

In het kort

1. Het profiel van de loge bepaalt welke talen worden voorgesteld. Standaard is dat er één: de taal van de loge.
2. Elk lid kan een eigen taal voor zijn documenten hebben, in zijn fiche of in zijn profiel.
3. Bij het genereren vinkt u de gewenste taal of talen aan. Is er maar één taal mogelijk, dan vraagt Janus niets en genereert het document meteen, zoals vroeger.

1. De talen van de loge kiezen

In Beheer › « Logeprofiel », tabblad « Identiteit », regel « Documenttalen »:

1. Klik op het pictogram Bewerken ✏️.
2. Vink de talen aan die uw loge echt gebruikt (bijvoorbeeld Français en Nederlands).
3. Klik op Opslaan 💾.

Deze instelling is toegankelijk voor de beheerders en de Secretaris.

• Zolang niets is aangevinkt, wordt alleen de taal van de loge voorgesteld (regel « Standaardtaal » op hetzelfde tabblad). Bij het genereren wordt niets gevraagd: alles werkt precies zoals vroeger.
• Met meerdere aangevinkte talen vraagt Janus bij elke generatie in welke taal of talen het document moet worden opgemaakt.

💡 Vink alleen de talen aan die u nodig hebt: zo blijft het keuzevenster kort en duidelijk.

2. De taal van een lid

Voor documenten die aan één lid zijn gericht (bijvoorbeeld zijn herinnering voor de bijdrage) selecteert Janus vooraf zijn taal. Die wordt op twee plaatsen ingesteld, die dezelfde instelling wijzigen:

• Door het secretariaat: fiche van het lid › Bewerken › « Taal van de documenten ». De standaardoptie, « Taal van de loge », betekent dat geen bijzondere taal is gekozen.
• Door het lid zelf: Mijn profiel › tabblad « Meldingen » › « Taal van de documenten ». De standaardoptie is « Zelfde als mijn taal in Janus ».

Heeft het lid niets gekozen, dan neemt Janus de taal van zijn Janus-account (die van zijn interface), en anders de taal van de loge.

3. Een document genereren

Herinnering voor de bijdrage: klik in de lijst van de bijdragen of in het detail van de bijdragen van een lid op « Herinnering aanmaken ». Het venster « Taal van de documenten » opent, met de taal van het lid al aangevinkt en de uitleg van die keuze.

Aanwezigheidslijst, maaltijdaanwezigheid, financieel verslag: hetzelfde venster, met de taal van de loge aangevinkt.

Convocatie, corpus, agenda, verslag: de keuze verschijnt rechtstreeks in het formulier, onder « Taal van de documenten ».

In alle gevallen:

• Eén aangevinkte taal: het document wordt in die taal opgemaakt.
• Meerdere aangevinkte talen: één pdf, met een volledige versie per taal, na elkaar (bijvoorbeeld eerst de Franse versie, dan de Nederlandse).
• In de archieven draagt het document de taal of talen in zijn naam, bijvoorbeeld « Rappel Cotisation - NL - … » of « … - FR+NL - … ». Een document in alleen de taal van de loge houdt zijn gewone naam.

Wat wordt vertaald, en wat niet

Automatisch vertaald, in de taal van het document:

• de teksten van het model: titels, opschriften, aanspreek- en slotformules;
• de datums: « vendredi 16 octobre 2026 » wordt « vrijdag 16 oktober 2026 »;
• de bedragen: « 360,00 € » wordt « € 360,00 »;
• de graden, de soorten evenementen en de maçonnieke datum.

Nooit vertaald, omdat u het zelf hebt ingevoerd: de agenda, de titels van de evenementen, namen en adressen, en de namen van uw officiersfuncties. Die teksten verschijnen ongewijzigd in elke versie.

Gepersonaliseerde modellen en Mosaïque

Heeft uw loge een document gepersonaliseerd met Mosaïque, dan geldt uw opmaak in alle talen:

• de teksten die Janus levert, ook die van de modellen die eigen zijn aan uw loge, worden vanzelf vertaald;
• de teksten die u zelf hebt geschreven, vertaalt u in Mosaïque, één tabblad per taal. Zolang een tekst niet vertaald is, blijft het document volledig in zijn taal.

Zie Meertalige Mosaïque.

Uitzondering: een model dat voor uw loge is gepubliceerd vanuit Template Studio, wordt alleen in de taal van uw loge gebruikt. Het venster bij het genereren meldt het u: « Uw gepersonaliseerde model bestaat alleen in het … ».

De kwaliteit van de vertalingen

De teksten van Janus in het Frans en het Nederlands worden vóór elke update nagelezen, en de maçonnieke termen volgen een woordenlijst (« Achtbare Meester », « Penningmeester », « bouwstuk »…). De andere talen worden automatisch vertaald en kunnen onnauwkeurigheden bevatten.

Lijkt een formulering u fout? Meld het aan de Janus-support.

Rollen en rechten

• Beheerders, Secretaris: kiezen de voorgestelde talen in het profiel van de loge, en de taal van de documenten van elk lid.
• Elk lid: kiest in zijn profiel de taal van de documenten die aan hem zijn gericht.
• Genereren: de taal wordt gekozen door iedereen die al het recht heeft om het betreffende document te genereren.