1. Vanaf de startpagina van Janus:

   • Klik op “Loge” → “Lid - Aanmaken”
   • Selecteer het type lid dat u wilt aanmaken:
     • “Lid” : Regulier lid van de werkplaats
     • “Bezoeker” : Bezoeker, geen lid.
     • “Met verlof” : Actief lid, andere bijdrage
     • “Slapend” : Inactief lid, geen bijdrage
     • “Eeuwige Oosten” : Overleden lid, gegevens bewaard
     • “Voormalig lid” : Inactief lid, gegevens bewaard
   • Vul de verplichte gegevens in:
     • Voornaam
     • Naam
     • E-mailadres
     • Telefoonnummer
   • Aan de hand van de data van het maçonnieke traject wordt de graad van een lid automatisch berekend:
     • Als de datum van inwijding is ingevuld (en in het verleden ligt): Het lid is Leerling
     • Als de datum van bevordering is ingevuld (en in het verleden ligt): Het lid is Gezel
     • Als de datum van verheffing is ingevuld (en in het verleden ligt): Het lid is Meester

2. Vanaf het ledenoverzicht:

   • Klik op “Nieuw Lid”
   • Volg de instructies van punt 1.

3. Toegang tot Janus geven

   • Vanaf het aanmaakscherm van een lid:
     • Vul de verplichte velden in
     • Vink het vakje “Toegang tot Janus” aan
     • Er wordt automatisch een activeringsmail naar het lid verstuurd.
     • De e-mail bevat:
       • De gebruikersnaam (uniek)
       • Een activeringslink, eenmalig bruikbaar en 72 uur geldig
     • Het lid opent de link en kiest zelf zijn wachtwoord. Er wordt nooit een wachtwoord per e-mail verstuurd.
     • Is de link verlopen of kwijt, gebruik dan « Activeringslink opnieuw verzenden » op zijn fiche: er wordt een nieuwe link verstuurd en de oude werkt niet meer.
   • Voor meer informatie over rollenbeheer, raadpleeg de volgende pagina’s:

   Toegang “Leden”

   Rollen en rechten

1. Vanaf de startpagina van Janus:
   • Klik op “Bezoekers” → “Bezoeker aanmaken”
   • Vul de verplichte gegevens in:
     • Voornaam
     • Naam
     • E-mailadres
     • Telefoonnummer
   • De overige velden zijn indicatief en hoeven niet noodzakelijk ingevuld te worden.
   • Elk lid van wie de loge afwijkt van de loge die in Janus is geconfigureerd, wordt als bezoeker beschouwd.
2. Vanaf het bezoekersoverzicht:
   • Klik op “Nieuw”
   • Volg de instructies van punt 1.

Janus laat elke werkplaats toe de lijst te configureren van de functies die in de werkplaats aanwezig zijn: de officieren die ze bekleden, en de variabelen die in de gegenereerde documenten worden gebruikt.

Er is geen enkele limiet op het aantal functies dat in Janus kan worden aangemaakt.

De functies die door de rite worden aangeleverd, en de functies die u zelf toevoegt

Bij de installatie, en vervolgens bij elke update van Janus, ontvangt uw loge automatisch de lijst van functies van haar rite (een tiental functies gemeenschappelijk aan de Franse traditie, aangevuld naargelang de rite — bijvoorbeeld « Aalmoezenier » voor de RER).

1. Als een functie die al in uw loge aanwezig is een naam draagt die Janus herkent (« Achtbare Meester », « VM », « V∴M∴ »…), wordt ze gekoppeld aan de overeenkomstige aangeleverde functie: ze behoudt haar naam en haar titularis.
2. De aangeleverde functies waarvoor geen overeenkomst werd gevonden, verschijnen als vacant in de tabel.
3. Daarna kunt u uw eigen functies toevoegen, specifiek voor uw loge (een adjunct, een lokale functie…).

Een functie aanmaken

1. Vanaf de startpagina van Janus:
   1. Klik op « Loge » → « Functies & Officieren »
   2. Klik op « Nieuwe functie »
   3. Geef de naam op van de aan te maken functie
   4. Klik op « Opslaan »

Let op: de naam van een functie moet uniek zijn binnen uw loge.

De naam van een functie naargelang de taal

Een door Janus aangeleverde functie wordt vertaald weergegeven in de interfacetaal van elke gebruiker: een beheerder die in het Nederlands werkt en een andere die in het Frans werkt, zien elk de naam in hun eigen taal, zonder dat er iets geconfigureerd moet worden.

Om een functie te hernoemen:

1. Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op het potloodicoon van de te hernoemen functie
2. Het formulier toont « Naam voor de taal: … » — die van uw interface op het moment dat u hernoemt. De namen in de andere talen worden eronder ter informatie herhaald, alleen-lezen
3. Geef de nieuwe naam op
4. Klik op « Opslaan »

Let op: hernoemen vanuit een taal wijzigt ALLEEN de naam die in die taal wordt weergegeven — nooit de andere.

Let op: als u hernoemt vanuit de taal van uw loge, verandert de naam ook in de gegenereerde documenten en in de informatie die naar de obediëntie wordt doorgestuurd.

Let op: om terug te keren naar de door Janus aangeleverde vertaling, voert u opnieuw de oorspronkelijke naam in die taal in.

Een officier toewijzen

Een functie kan alleen worden toegewezen aan een bestaand lid. Referentie: Een lid aanmaken.

1. Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op « Officier toewijzen »
2. Selecteer het lid dat de functie bekleedt
3. Selecteer de functie die door het lid wordt bekleed
4. Klik op « Opslaan »

Let op: een functie heeft slechts één titularis tegelijk. Als u een lid toewijst aan een functie die al bezet is, waarschuwt Janus u en noemt de huidige titularis; door te bevestigen, vervangt het nieuwe lid hem.

Let op: « Adjunct Eerste Opziener » is niet dezelfde functie als « Eerste Opziener »: maak een nieuwe functie aan als u die nodig heeft.

Twee functies samenvoegen

Als twee functies in werkelijkheid dezelfde post aanduiden — bijvoorbeeld « VM » die per vergissing werd toegevoegd, en « Achtbare Meester » die werd aangeleverd en vacant is gebleven — voeg ze dan samen in plaats van beide te behouden.

1. Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op het samenvoegicoon van de functie die moet verdwijnen
2. Kies de vacante functie die ze ontvangt
3. Klik op « Samenvoegen met… »

De titularis van de oorspronkelijke functie wordt verplaatst naar de gekozen functie, waarna de oorspronkelijke functie wordt verwijderd.

Let op: enkel een functie die u zelf heeft toegevoegd, kan bij een fusie verdwijnen. Een door Janus aangeleverde functie kan niet worden samengevoegd: haar samenvoegicoon blijft grijs.

Let op: de ontvangende functie moet vacant zijn, en de oorspronkelijke functie mag maar één titularis hebben. Als ze er meerdere heeft, lost u dat duplicaat eerst op via de balk.

Een functie verwijderen

1. Klik vanaf het scherm « Functies & Officieren » op het prullenbakicoon van de te verwijderen functie

Let op: een bezette functie kan niet worden verwijderd; maak ze eerst vrij (zie « Een officier toewijzen » hierboven).

Let op: als de functie door Janus voor uw rite werd aangeleverd, waarschuwt een melding u dat ze niet automatisch opnieuw zal worden aangemaakt, en dat de documenten die haar variabele gebruiken op die plaats leeg zullen blijven. U kunt steeds een functie met dezelfde naam opnieuw aanmaken, maar met een nieuwe variabele.

Na een update: de melding en de te controleren balk

Na een update van Janus kan uw loge nieuwe aangeleverde functies voor haar rite ontvangen, en kunnen sommige van uw bestaande functies niet automatisch herkend zijn geweest.

1. De beheerders en de secretaris ontvangen een melding met het aantal te controleren herkenningsconflicten en dubbele toewijzingen
2. Klik op de melding, of ga rechtstreeks naar « Loge » → « Functies & Officieren »
3. Bovenaan het scherm somt een balk « Te controleren voor u verdergaat » met naam op:
   • de functies waarvan de naam met meerdere aangeleverde functies tegelijk overeenkwam (geen enkele heeft de functie automatisch ontvangen — op te lossen met « Samenvoegen met… » of door te hernoemen)
   • de functies die meer dan één titularis hebben
   • de toewijzingen die niet aan een functie konden worden gekoppeld

Let op: niets wordt automatisch gecorrigeerd; de balk blijft weergegeven zolang de situatie niet is opgelost.

De officiersvariabelen in de documenten

Elke functie van uw loge — aangeleverd of toegevoegd — beschikt over een variabele die u in uw documentsjablonen kunt invoegen. Ze wordt automatisch aangevuld met de voornaam en naam van de titularis, en blijft leeg als de functie geen titularis heeft.

Deze variabelen bevinden zich in de groep « Officieren » van de variabelenkiezer, in alle documenttypes.

Zie Mosaïque - Modellen.

Als uw obediëntie officiersbenoemingen opvolgt

Uw obediëntie kan ervoor kiezen om de officiersbenoemingen van haar loges op te volgen, volgens een van drie regimes (zie Regels van de obediëntie instellen aan de kant van de obediëntie). Zolang ze dat niet doet, blijft alles wat hierboven op deze pagina staat ongewijzigd: een officier toewijzen gebeurt precies zoals hierboven beschreven.

Regime « informatie »

De toewijzing van een officier blijft identiek aan vandaag. Een extra knop, « Het college meedelen aan de obediëntie », laat toe uw huidig college te versturen met een installatiedatum: kies de op te nemen posten, controleer het voorbeeld, en bevestig dan.

Een balk toont op elk moment het aantal officierswijzigingen die nog niet meegedeeld zijn sinds de laatste verzending — niets wordt automatisch verstuurd.

Regime « informatie en termijn »

De directe toewijzing van een officier wordt niet meer voorgesteld voor de betrokken functies. Gebruik in de plaats « Een benoeming voorstellen » (één post) of « Het college voorstellen » (meerdere posten tegelijk): elk voorstel wacht op het einde van een termijn, vastgelegd door uw obediëntie, vóór het geregistreerd kan worden.

De benoemingen in afwachting verschijnen in een lijst met hun einddatum van de termijn. Zodra die datum bereikt is, wordt de knop « De benoemingen registreren » beschikbaar voor de betrokken posten — registreren blijft een vrijwillige actie uwerzijds, nooit automatisch. Zolang een benoeming in afwachting is, kunt u ze intrekken.

Regime « goedkeuring »

Zoals bij termijn stelt u een benoeming of een volledig college voor; maar elke post wacht vervolgens op het akkoord van uw obediëntie, post per post, vóór hij geregistreerd kan worden. Een geweigerde post behoudt zijn huidige titularis, met de weigeringsreden getoond; een goedgekeurde post kan geregistreerd worden zodra de beslissing ontvangen is — of automatisch, als uw obediëntie een termijn voor automatische goedkeuring heeft vastgelegd.

Zie Benoemingen van de loges voor het detail van wat uw obediëntie ziet.

Hoofdelijke-bijdrage-controle

Als uw obediëntie bovendien de hoofdelijke bijdrage in orde eist voor elke benoeming (zie De hoofdelijke bijdrage in orde eisen vóór elke benoeming), kan een goedgekeurde post waarvan de titularis niet in orde is niet geregistreerd worden — het bericht is hetzelfde als bij een directe toewijzing vandaag.

Wat de benoemde ziet

Het lid dat bij een benoeming betrokken is, ziet de status ervan (in afwachting, goedgekeurd, geweigerd, te registreren) op zijn eigen fiche.

Voordat u uw eerste bijdrage in Janus invoert, vergeet niet de financiën te configureren

De financiën configureren

Let op

Het is niet nodig om de bijdragen handmatig in te voeren via het menu “Financiën”. Alles verloopt automatisch vanuit de tabel “Leden”

Overzicht van de bijdragen

Vanaf de ledenlijst: “Loge” → “Leden” :

• De bijdragestatus wordt voor elk lid aangeduid met een icoon dat een geldzak voorstelt.
  • Een lid dat in orde is met zijn bijdrage krijgt een groen icoon
  • Een lid dat niet in orde is met zijn bijdrage krijgt een rood icoon
• De periode en het bedrag van de bijdrage worden voor elk lid weergegeven:
  • De periode is “Jaarlijks” of “Maandelijks”
  • Het bedrag is vrij te kiezen

Het is mogelijk om een gedetailleerd overzicht van de bijdragen van een lid te verkrijgen

• Klik op het icoon “Détails”
• Op het volgende scherm krijgt u 2 tabellen
  • De 1e tabel toont de status van de lopende bijdrage
    • Als de bijdrage niet jaarlijks wordt betaald, toont deze tabel het bedrag “resterend verschuldigd” of “te innen”
  • De 2e tabel toont de geschiedenis van de bijdragen die voor het lopende jaar werden geïnd

Een bijdrage invoeren

1. Vanaf de ledenlijst
   1. Voor een lid dat niet in orde is met zijn bijdrage
      1. Klik op het rode icoon
      2. Op het volgende scherm
         1. Kies de periodiciteit van de bijdrage
            1. Maandelijks
            2. Jaarlijks
         2. Vul het geïnde bijdragebedrag in
      3. Klik op “Opslaan”
      4. Het lid is in orde met zijn bijdrage

Let op : De bijdrage wordt automatisch geregistreerd in de financiën

Het gebeurt soms dat leden vergeten hun bijdrage te betalen.

In dat geval helpt Janus u om de situatie in kaart te brengen.

Voordat u een herinnering kunt genereren, moet u het bedrag van de bijdrage configureren

De financiën configureren

Het bijdragedetail weergeven

Vanaf de ledenlijst:

• Klik op het icoon “Détails” van het lid van wie u het bijdragedetail wilt weergeven
• Op het volgende scherm tonen de 2 tabellen het bijdragedetail van het jaar:
  • De 1e tabel toont de huidige bijdragestatus.
  • De 2e tabel toont de bijdragen die nog “verschuldigd” zijn voor het lopende jaar.
• Als het lid niet in orde is met zijn bijdrage, verschijnt de knop « Herinnering aanmaken ».
• Klik op « Herinnering aanmaken ».
• Biedt uw loge meerdere talen aan, dan opent het venster « Taal van de documenten », met de taal van het lid al aangevinkt. U kunt er meerdere aanvinken: de pdf bevat dan een volledige versie per taal, na elkaar. Klik op « Genereren ».
• De herinnering wordt gegenereerd, in pdf-formaat, en past op één pagina.
• U kunt deze downloaden en verzenden via uw favoriete mailprogramma.

Dezelfde knop staat in de lijst van de bijdragen (pictogram 📣), voor elk lid dat achterstand heeft.

De taal van de herinnering

De herinnering wordt gegenereerd in de taal van het lid: die van zijn fiche of zijn profiel, anders die van zijn Janus-account, anders die van de loge. De teksten, de datum, de bedragen en de mededeling van de overschrijving (« NAAM Voornaam bijdrage ») volgen die taal.

Om de talen van uw loge en de taal van elk lid in te stellen: Talen van de documenten.

Let op: De inhoud van de herinnering volgt het model van Janus. Is het voor uw loge opengesteld voor personalisatie, dan kunt u het aanpassen in Mosaïque; neem anders contact op met de Janus-support.

Met de import voegt u in één keer een lijst van leden en bezoekers toe aan Janus. Er zijn twee manieren:

1. Het sjabloon van Janus invullen: u downloadt het sjabloon, vult het aan in uw rekenblad en laadt het daarna op.
2. Uw eigen bestand opladen, zoals u het al hebt (export uit een oud programma, lijst die het secretariaat bijhoudt…): Janus vraagt u dan welke kolom van uw bestand bij welk veld hoort.

In beide gevallen wordt er niets opgeslagen voordat u de regels hebt gecontroleerd en op « Importeren » hebt geklikt.

Wie kan importeren, en waar

De import is voorbehouden aan beheerders en het secretariaat.

• Klik op « Beheer » → « Contacten importeren ».
• Het scherm « Een CSV-bestand importeren » verschijnt.

1. Het sjabloon invullen

Klik op het importscherm op « Sjabloon voor leden/bezoekers » om het sjabloon te downloaden (u kunt het ook hier downloaden). Open het in uw rekenblad (Excel, LibreOffice, Numbers…), vervang de twee voorbeeldregels door uw leden en sla op in CSV-formaat.

Bestanden die door Excel zijn opgeslagen, werken zoals ze zijn, welke versie u ook gebruikt: het scheidingsteken (komma, puntkomma of tab), de codering van accenten en de regeleinden worden automatisch herkend.

De kolommen van het sjabloon

Alleen Prenom, Nom en Mail zijn verplicht. Alle andere kolommen mogen leeg blijven, en de volgorde van de kolommen speelt geen rol.

De laatste vier kolommen zijn nieuw. Een ouder bestand zonder deze kolommen kan nog altijd worden geïmporteerd.

Data schrijft u bij voorkeur als DD/MM/JJJJ (17/06/1988). Ook 17-06-1988, 17.06.1988 en 1988-06-17 worden aanvaard. Een bestand met data in Amerikaans formaat (maand vóór dag, 06/17/1988) wordt automatisch herkend: zie Het datumformaat.

De foto van het lid kan niet worden geïmporteerd: voeg ze daarna toe via de fiche van het lid (zie Geschiedenis en nieuwe velden van de ledenfiche).

Selecteer het bestand, zodra het klaar is, in het veld « CSV-bestand ». Als u de kolomnamen van het sjabloon hebt behouden, gaat Janus meteen naar de controle.

2. Uw eigen bestand opladen

Selecteer uw bestand rechtstreeks in het veld « CSV-bestand ». De eerste regel moet de namen van de kolommen bevatten.

Janus herkent zelf de gangbare kolomnamen, in het Nederlands, het Frans en het Engels, met of zonder accenten (« Voornaam », « Prénom », « First name », « Geboortedatum », « Date de naissance »…). Wordt een verplichte kolom niet gevonden, kent Janus een kolom niet, of herkent hij een kolom slechts bij benadering (bijvoorbeeld « E-mail van het lid » voor Mail), dan toont hij de stap « Koppel de kolommen van uw bestand ».

De kolommen koppelen

Het scherm toont één regel per veld van het sjabloon:

• « Veld van het sjabloon »: het veld van Janus. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje *.
• « Kolom van uw bestand »: kies in de lijst de kolom van uw bestand die deze informatie bevat. Janus heeft al voorgeselecteerd wat hij herkend heeft; controleer die keuzes.
  • Laat voor een facultatief veld dat niet in uw bestand staat « — niet geïmporteerd — » staan.
  • Een verplicht veld dat nog leeg is, toont « — kies een kolom — » op een rode achtergrond.
  • Eenzelfde kolom kan niet voor twee velden dienen.
• « Eerste waarden »: de eerste drie waarden van de gekozen kolom, zodat u in één oogopslag ziet of het de juiste is.

Boven de tabel:

• « Het bestand bevat »: « Leden en bezoekers » (het gewone geval) of « Loges », als u een lijst van loges importeert.
• « Datumnotatie in uw bestand »: zie hieronder.

Kolommen van uw bestand die u voor geen enkel veld hebt gekozen, worden niet geïmporteerd.

Klik op « Doorgaan » om naar de controle te gaan, of op « Een ander bestand kiezen » om opnieuw te beginnen.

Gangbare waarden worden automatisch omgezet. Het type: « Lid » of « Bezoeker » wordt M of V. De graad: « Leerling », « Gezel », « Meester », de initialen of « I/II/III » worden 1, 2 of 3. Een waarde die Janus niet herkent, verschijnt in de volgende stap in het rood, waar u ze kunt corrigeren.

Heeft uw bestand één veld « Volledige naam » (voornaam en naam samen)? Janus kan dat niet in tweeën splitsen. Splits voornaam en naam eerst in twee kolommen in uw rekenblad.

Het datumformaat

Een datum als 01/02/2023 kan 1 februari of 2 januari betekenen. Janus bekijkt alle data in uw bestand:

• laat één ervan geen twijfel (17/06/1988 kan alleen dag/maand/jaar zijn), dan kiest hij zelf het juiste formaat;
• passen alle data in beide formaten, dan leest hij ze als dag/maand/jaar en meldt hij dat. Kies het juiste formaat in « Datumnotatie in uw bestand »: « Dag/maand/jaar (DD/MM/JJJJ) » of « Maand/dag/jaar (MM/DD/JJJJ) ».

Bij de controle worden alle data als DD/MM/JJJJ getoond.

Een koppeling die onthouden wordt

Laadt u opnieuw een bestand op met precies dezelfde kolommen (bijvoorbeeld de volgende export uit uw oud programma), dan hergebruikt Janus de koppeling van de vorige keer en gaat hij meteen naar de controle. Een melding herinnert u daaraan. Met de knop « Kolomkoppeling wijzigen » kunt u er altijd naar terugkeren.

Deze koppeling wordt door uw browser onthouden, op deze computer.

De regels controleren vóór de import

Het scherm « Controleer en vul ontbrekende informatie in » toont alle regels van het bestand, in de volgorde van de kolommen van het sjabloon. Elke cel blijft bewerkbaar.

• Een cel op een rode achtergrond moet worden gecorrigeerd: een leeg verplicht veld, een ongeldig e-mailadres, een onmogelijke datum (31/02), een onbekende graad, een te lange tekst. Beweeg over de cel om de reden te lezen. De lijst van alle redenen, regel per regel, staat onder de tabel.
• Corrigeer rechtstreeks in de cel, of verwijder de regel met het prullenbakicoon.
• De knop « Kolomkoppeling wijzigen » brengt u terug naar de koppelingsstap, zonder het bestand opnieuw op te laden.

Klik daarna op « Importeren ».

Een regel die nog een fout bevat, wordt niet geïmporteerd: hij wordt met zijn reden in het overzicht vermeld, en de andere regels worden normaal geïmporteerd.

Het overzicht van de import

Op het einde toont Janus « Importeren voltooid » met:

• « Geïmporteerd: »: het aantal toegevoegde leden en bezoekers;
• « Overgeslagen: »: het aantal niet-geïmporteerde regels, elk met zijn reden. Bijvoorbeeld « Regel 3: het e-mailadres … is al in gebruik »: een lid van de loge gebruikt dat e-mailadres al. Janus werkt via de import nooit een bestaande fiche bij.
• « Janus-toegang verleend: »: het aantal aangemaakte Janus-accounts (zie hieronder), en in voorkomend geval de bijgewerkte bestaande accounts en de mislukte toegangen.

Elke gedateerde graad (inwijding, bevordering, verheffing) verschijnt in het tabblad « Geschiedenis » van de fiche van het geïmporteerde lid.

Toegang tot Janus geven (kolom AccesJanus)

Met de kolom AccesJanus maakt u een Janus-account voor het lid aan op het moment van de import, net zoals het vakje « Toegang tot Janus » bij het handmatig aanmaken van een lid (zie Een lid aanmaken).

• Lege waarde: er wordt voor die regel geen toegang aangemaakt.
• Een rol: vul een van de volgende rollen in (dezelfde als bij het handmatig aanmaken, beschreven in Rollen en rechten):
  • Admin (Beheerder)
  • Secretary (Secretaris)
  • Treasurer (Penningmeester)
  • BanquetMaster (Banketmeester)
  • Archivist (Archivist)
  • EventCoordinator (Evenementcoördinator)
  • ContentManager (Inhoudsbeheer)
  • Librarian (Bibliotheekbeheerder)
  • Member (Lid)
• Bij de controle wordt deze kolom een keuzelijst: u kunt er voor elke regel de rol kiezen of corrigeren (« Geen toegang » = geen account).
• Een rol die voor een bezoeker wordt gevraagd, wordt genegeerd: bezoekers hebben geen Janus-account.

Wanneer een rol wordt toegekend, maakt Janus het account aan (gebruikersnaam = e-mailadres) en plaatst een activeringsmail in de wachtrij: die bevat de gebruikersnaam en een link, 72 uur geldig, waarmee de persoon zelf zijn wachtwoord kiest. Er wordt geen wachtwoord per e-mail verstuurd. Die vertrekt bij de volgende uitvoering van de verzendtaak, enkele minuten later.

In het overzicht:

• Janus-toegang verleend: het account is aangemaakt en de activeringsmail staat in de wachtrij.
• Bestaande accounts bijgewerkt: er bestond al een account voor dat adres. De rol is bijgewerkt, maar er is geen e-mail verzonden. Heeft de persoon zijn account nog nooit geactiveerd, gebruik dan « Activeringslink opnieuw verzenden » op zijn fiche; is hij zijn wachtwoord vergeten, dan gebruikt hij « Wachtwoord vergeten » op het aanmeldscherm.
• Mislukte toegangen: de regel wordt vermeld met de reden. Het lid is wel degelijk geïmporteerd, alleen de toegang is mislukt.

Loges importeren

Hetzelfde scherm importeert ook een lijst van loges (bijvoorbeeld de vriendschapsloges): download het « Sjabloon voor loges », of laad uw eigen bestand op en kies « Loges » in « Het bestand bevat ». De naam van de loge en haar oriënt zijn verplicht.

Context

Janus laat u toe het adresboek te beheren van de bevriende loges waarmee uw werkplaats correspondentie onderhoudt.

Gebruik

• Vanaf de startpagina:
  • Klik op “Loge” → “Vriendschapsloges”
  • Klik op “Nieuw”
  • Vul de gegevens van de loge in:
    • Naam : Naam van de loge
    • Orient : Oriënt van de loge
    • Email : E-mailadres van de loge
    • Rite : Rite die door de loge wordt beoefend
    • Type : Type loge (Blauwe, Hogere graden)
    • Genre : Genre van de loge (Gemengd, Mannelijk of Vrouwelijk)
    • Adres : Adres waar de loge vergadert.
  • Klik op “Opslaan”
  • De nieuwe loge verschijnt in de tabel

Sinds versie 2025.01.24 kunt u met Janus specifieke rollen toewijzen aan de verschillende gebruikers.

Janus laat u toe 8 verschillende en exclusieve rollen toe te wijzen (het is niet mogelijk om meer dan één rol aan een Janus-gebruiker toe te wijzen):

• Beheerder : Volledige toegang tot alle functies van Janus
• Financiën : Toegang tot de financiën en het beheer van de bijdragen
• Secretariaat : Toegang tot het secretariaat (documentgeneratie enz…)
• Banketten : Toegang tot het beheer van inschrijvingen en betalingen.
• Lid : Leestoegang tot de agenda, en tot de documenten van zijn graad (en lager) in de archieven.
• Archivaris : Toegang Lid + documenten toevoegen
• Evenementenbeheerder : Toegang Lid + evenementen toevoegen (intern en extern)
• Inhoudsbeheerder : Toegang Archivaris + Evenementenbeheerder.

Rollenmatrix

Hieronder vindt u de gedetailleerde matrix van de verschillende rollen:

Voorstelling van de rol « Lid »

De rol Lid is een gebruikersprofiel in Janus, bedoeld om de “gewone” leden van de loge een beperkte en beveiligde toegang te bieden.

Deze rol garandeert dat leden alleen toegang hebben tot de informatie en documenten die specifiek voor hen bestemd zijn, en beschermt tegelijk de gevoelige gegevens en de functies die voorbehouden zijn aan het bestuur.

Rechten en beperkingen van de rol Lid

Algemene toegang

• Aanmelden : Leden kunnen zich met hun persoonlijke gegevens aanmelden bij de applicatie.
• Navigatie : Zij hebben toegang tot een vereenvoudigd menu, aangepast aan hun rol.

Toegang tot documenten

• Archieven :
  • Leden kunnen de archiefdocumenten raadplegen die voor hen toegankelijk zijn volgens hun maçonnieke graad.
  • Filtering per graad : Een lid ziet enkel de documenten waarvan het niveau (graad) lager is dan of gelijk aan zijn eigen graad.
  • Uitgesloten documenttypes : Leden hebben geen toegang tot “administratieve” documenten zoals financiën, uitgaven-/ontvangstbewijzen, aanwezigheid bij de maaltijd, enz.
  • Downloaden : Zij kunnen de documenten waartoe zij toegang hebben, downloaden.
  • Documenten verzenden : Leden kunnen vanuit de interface geen documenten per e-mail verzenden.

Toegang tot evenementen

• Leden hebben enkel toegang tot de agendaweergave van de evenementen.
• Details van een evenement :
  • Leden kunnen de details raadplegen van evenementen van hun graad en lager.
  • Geen enkele beheeractie is beschikbaar (geen knop om te bewerken, te verwijderen, inschrijvingen te beheren, enz.).

Beheer : ledenbeheer

Een lid aanmaken

• Een beheerder, secretaris of penningmeester kan een nieuwe gebruiker aanmaken met de rol « Lid ».
• Bij het aanmaken kan de maçonnieke graad van het lid worden opgegeven; deze bepaalt zijn toegangsrechten tot documenten en evenementen.

Wijzigen/Verwijderen

• Alleen beheerders, secretarissen of penningmeesters kunnen een lid wijzigen of verwijderen.

Rolwijziging

• Het is mogelijk om de rol van een bestaande gebruiker te wijzigen naar « Lid » of omgekeerd, naargelang de behoeften van de loge.

Veiligheid en naleving

• Centrale toegangscontrole : Alle gevoelige pagina’s en scripts controleren de rol van de gebruiker voordat toegang of de uitvoering van een actie wordt toegestaan.
• Toegangslogs : Niet-geautoriseerde toegangspogingen worden voor audit geregistreerd in de logs.
• Vertalingen : Foutmeldingen en meldingen van geweigerde toegang zijn vertaald in alle ondersteunde talen.

Typische gebruiksscenario’s

• Een lid meldt zich aan en raadpleegt enkel de documenten en evenementen die voor hem toegankelijk zijn, zonder ooit de financiële documenten of de beheeracties te zien.
• Een lid kan geen documenten verzenden, en heeft geen toegang tot gebruikersbeheer of de configuratie van de loge.

Goede praktijken

• Controleer altijd de graad van het lid bij het aanmaken of wijzigen van zijn profiel.
• Ken de rol « Lid » nooit toe aan een gebruiker die toegang moet hebben tot de financiën, het evenementenbeheer of het bestuur.
• Bij twijfel over de rechten van een lid, raadpleeg de RBAC-matrix (rolgebaseerde toegangscontrole) of neem contact op met de hoofdbeheerder.

Overzicht

Met het kandidatuursysteem van Janus kunnen beheerders en secretarissen de kandidaturen van nieuwe leden beheren. Het systeem omvat het beheer van peters, motivatiebrieven, onderzoeken en statusopvolging.

Belangrijkste functies

• Aanmaken en wijzigen van kandidaturen
• Beheer van peters (interne en externe)
• Upload van motivatiebrieven (PDF)
• Onderzoekssysteem met rapporten
• Statusopvolging en goedkeuringsworkflow
• Automatische aanmaak van leden vanuit aanvaarde kandidaturen

Toegang tot het systeem

Toegestane rollen

• Beheerder : Volledige toegang tot kandidaturen en onderzoeken
• Secretaris : Volledige toegang tot kandidaturen en onderzoeken
• Lid : Beperkte toegang (zie hieronder)

Navigatie

1. Meld u aan bij Janus met uw gegevens
2. Klik in de zijbalk op “Kandidaturen”
3. U ziet de volgende submenu’s:
   • Lijst van kandidaturen
   • Een kandidatuur aanmaken
   • onderzoeken (als u onderzoeken toegewezen kreeg)

Kandidatuurbeheer

Een nieuwe kandidatuur aanmaken

1. Ga naar het formulier : Kandidaturen → Een kandidatuur aanmaken
2. Vul de persoonlijke gegevens in :
   • Naam en voornaam
   • E-mail en telefoon
   • Geboortedatum (formaat DD-MM-JJJJ)
   • Beroep
   • Postadres (met automatische suggesties)
3. Configureer het peterschap (zie sectie peterschap)
4. Selecteer het voorstellingsevenement (optioneel)
5. Upload de motivatiebrief (PDF)
6. Dien het formulier in

In een werkplaats van hoge graden vraagt het formulier ook de « Doelgraad » (verplicht), en wordt de sectie « Vrijmetselaarsparcours » altijd getoond, ongeacht het type kandidatuur. Dat parcours volgt de kandidaat naar zijn ledenfiche wanneer hij aanvaard wordt. Zie Werkplaatsen van hoge graden.

Een bestaande kandidatuur wijzigen

1. Ga naar de lijst : Kandidaturen → Lijst van kandidaturen
2. Klik op “Wijzigen” voor de gewenste kandidatuur
3. Wijzig de nodige velden
4. Vervang de motivatiebrief indien nodig (de oude wordt verwijderd)
5. Sla de wijzigingen op

Een kandidatuur raadplegen

1. Ga naar de lijst : Kandidaturen → Lijst van kandidaturen
2. Klik op “Details” voor de gewenste kandidatuur
3. Bekijk alle informatie :
   • Persoonlijke gegevens
   • Informatie over het peterschap
   • Motivatiebrief
   • Status en geschiedenis

Peterschapssysteem

Interne peter (lid van de loge)

• Selecteer “Intern” als type peter
• Kies een lid uit de vervolgkeuzelijst
• Upload de motivatiebrief (verplicht)

Externe peter (lid van een andere loge)

• Selecteer “Extern” als type peter
• Vul in :
  • Naam van de peter
  • Voornaam van de peter
  • Naam van de loge van de peter
• Upload de motivatiebrief (verplicht)

Weergave van de peters

• Interne peter : “Voornaam Naam”
• Externe peter : “Voornaam NAAM (Naam van de loge)”

Motivatiebrieven

Vereist formaat

• Bestandstype : Alleen PDF
• Maximale grootte : 1000 MB
• Automatische naamgeving : Het systeem genereert een unieke naam op basis van de hash van het bestand

Automatische beschrijving

Het systeem genereert automatisch een beschrijving in het formaat:

Datum - Motivatiebrief - Naam van de kandidaat

Bestandsvervanging

• Bij wijziging : Als u een nieuw bestand uploadt, wordt het oude automatisch verwijderd
• Informatiebericht : “Het huidige bestand wordt vervangen als er een nieuw bestand wordt geüpload”

Onderzoeksbeheer

Toewijzing van onderzoeken

1. Ga naar de lijst van kandidaturen
2. Klik op “Toewijzen” voor de gewenste kandidatuur
3. Selecteer een onderzoeker onder de leden
4. Bevestig de toewijzing

Indienen van onderzoeksrapporten

1. Ga naar : Kandidaturen → onderzoeken → Een rapport indienen
2. Selecteer de kandidatuur die u wilt onderzoeken
3. Schrijf het rapport in het tekstveld
4. Upload het rapport (PDF, optioneel)
5. Dien het rapport in

Wijziging van rapporten

• Bestaande rapporten : U kunt een reeds ingediend rapport wijzigen
• Bestandsvervanging : De oude rapporten worden automatisch vervangen

Status van kandidaturen

Beschikbare statussen

• In afwachting : Kandidatuur ingediend, in afwachting van onderzoek
• Onderzoek loopt : Onderzoek toegewezen en lopend
• Onderzoek afgerond : Rapport ingediend, in afwachting van beslissing
• Aanvaard : Kandidatuur goedgekeurd
• Geweigerd : Kandidatuur afgewezen
• Gearchiveerd : Kandidatuur gearchiveerd

Statuswijziging

1. Ga naar de details van de kandidatuur
2. Klik op “Status wijzigen”
3. Selecteer de nieuwe status
4. Bevestig de wijziging

Als de kandidatuur verplichte te ondertekenen documenten draagt die nog niet ondertekend zijn, zijn bepaalde statussen (verhoor, lopend onderzoek, ceremonie, toelating) grijs en ontoegankelijk zolang die documenten niet geregeld zijn. Zie de volgende sectie.

Te ondertekenen documenten

Een kandidatuur kan een lijst te ondertekenen documenten dragen: privacyverklaring, intern reglement, of elk ander document dat uw loge kiest. Elke ondertekening gebeurt op een kopie die eigen is aan de kandidaat — nooit op het modeldocument.

Een document toevoegen

1. Ga naar de details van de kandidatuur
2. Open het tabblad “Te ondertekenen documenten”
3. Klik op “Een te ondertekenen document toevoegen”
4. Kies de bron: de privacyverklaring (model van uw loge of van uw obediëntie), een reeds gearchiveerd document, of een PDF om te deponeren
5. Vink “Ondertekening verplicht om verder te gaan” aan als dit document ondertekend moet zijn voordat de kandidatuur verder kan

Verplichte ondertekening en blokkering

Een document dat als verplicht is gemarkeerd en nog niet ondertekend is, blokkeert de voortgang van de kandidatuur voorbij bepaalde stappen (zie hierboven). Een beheerder kan de verplichting opheffen, met een reden, als het document uitzonderlijk niet ondertekend kan worden.

Scan deponeren, versturen ter ondertekening

Als het document buiten Janus werd ondertekend, kan de scan ervan rechtstreeks worden gedeponeerd. Als het versturen ter ondertekening op uw instantie geactiveerd is, kunnen een of meerdere documenten samen naar de kandidaat worden verstuurd per e-mail (link en verificatiecode, online ondertekeningspagina).

Het volledige detail (toevoegen, blokkering, scan deponeren, annuleren, versturen, en wat de kandidaat ziet) staat beschreven in Te ondertekenen documenten.

Als uw obediëntie kandidaturen en affiliaties opvolgt

Uw obediëntie kan ervoor kiezen om aanvragen tot inwijding en affiliaties op te volgen, per type, met of zonder termijn, of zelfs met voorafgaande autorisatie (zie Regels van de obediëntie instellen aan de kant van de obediëntie). Zolang ze dat niet doet, verandert er niets aan wat hierboven beschreven staat.

Doorsturen en termijn

Zodra een kandidatuur of affiliatie onder een van deze regimes wordt aangemaakt, wordt ze automatisch doorgestuurd naar uw obediëntie. De kaart « Opvolging van de kandidatuur » toont:

• de datum van doorsturen;
• in het regime « informatie en termijn », een balk met de einddatum van de door uw obediëntie vastgelegde termijn en het aantal resterende dagen (juli en augustus worden nooit meegeteld);
• de stappen die nog wachten op het einde van de termijn (of op de autorisatie) verschijnen geblokkeerd, met de tooltip « Beschikbaar vanaf … ».

« Voorstelling » duidt de Tenue aan waarop de kandidatuurbrief in de loge wordt voorgesteld: in het regime « informatie en termijn » of « goedkeuring » wacht deze stap — en dus ook de onderzoeken die erop volgen — op het einde van de termijn of op de autorisatie van uw obediëntie. Een Voorstellingstenue kiezen die gedateerd is vóór het einde van de termijn wordt geweigerd, met de datum vanaf wanneer het opnieuw mogelijk is.

Als een kandidatuur zowel op het einde van een termijn als op de ondertekening van een verplicht document wacht, toont het blokkeringsbericht beide redenen samen; één ervan opheffen laat de andere staan.

Autorisatie (regime goedkeuring)

In het regime « goedkeuring » vertrekt het autorisatieverzoek automatisch zodra het dossier wordt aangemaakt. Zolang het in afwachting is, blijven de stappen die ervan afhangen geblokkeerd en kunt u het verzoek intrekken. Eenmaal geautoriseerd, wordt de blokkering opgeheven. Bij weigering wordt de reden van uw obediëntie getoond en kunt u een nieuw verzoek indienen.

Een kandidatuur intrekken

Onder deze regimes kan een kandidatuur of affiliatie door de kandidaat worden gemarkeerd als « Ingetrokken » — een definitieve status, die eventuele lopende ondertekeningsdossiers annuleert en uw obediëntie hiervan op de hoogte brengt.

Aanmaken van leden

Automatische aanmaak vanuit een aanvaarde kandidatuur

Wanneer u de status van een kandidatuur wijzigt naar “Aanvaard” :

1. Verschijnt er een bevestiging : “Wilt u een nieuw lid aanmaken?”
2. Als u bevestigt : Wordt u doorgestuurd naar het formulier voor het aanmaken van een lid
3. De informatie is vooraf ingevuld :
   • Naam en voornaam van de kandidaat
   • E-mail en telefoon
   • Geboortedatum
   • Beroep
   • Postadres
   • Informatie over de peter

Voordelen

• Tijdsbesparing : Geen nood om de informatie opnieuw in te typen
• Consistentie : De gegevens zijn identiek tussen kandidatuur en lid
• Geïntegreerde workflow : Vloeiende overgang van kandidaat naar lid

Veelgestelde vragen

V : Kan ik een kandidatuur wijzigen nadat ik ze heb ingediend?

A : Ja, u kunt een kandidatuur op elk moment wijzigen met de knop “Wijzigen”.

V : Wat gebeurt er als ik een nieuwe motivatiebrief upload?

A : De oude brief wordt automatisch verwijderd en vervangen door de nieuwe.

V : Hoe weet ik of er een onderzoek loopt?

A : De status van de kandidatuur toont “Onderzoek loopt” en u kunt de toegewezen onderzoeker zien.

V : Kan ik een lid aanmaken zonder de kandidatuur te aanvaarden?

A : Ja, u kunt leden rechtstreeks aanmaken via het menu “Leden” → “Lid aanmaken”.

V : Zijn motivatiebrieven verplicht?

A : Ja, een motivatiebrief is vereist voor elke kandidatuur, ongeacht het type peter.

V : Hoe worden geweigerde kandidaturen beheerd?

A : Geweigerde kandidaturen kunnen worden gearchiveerd of ter referentie bewaard. De status “Geweigerd” is definitief.

Technische ondersteuning

Bij een probleem

1. Controleer uw rechten : Zorg dat u over de juiste rol beschikt
2. Raadpleeg de logs : Fouten worden geregistreerd in het logsysteem
3. Neem contact op met de beheerder : Voor aanhoudende problemen

Nuttige logs

• Aanmaken van een kandidatuur : [APPLICATION_CREATE]
• Wijzigen van een kandidatuur : [APPLICATION_UPDATE]
• Bestandsbeheer : [APPLICATION_UPDATE] File replaced/created

2FA, wat is dat?

De 2FA (authenticatie met twee factoren) voegt na uw wachtwoord een tweede bewijs toe. Ze controleert dat u het echt bent, zelfs als iemand uw wachtwoord kent.

In Janus kiest u zelf uw tweede bewijs:

U kunt meerdere passkeys hebben (één per toestel) en tegelijk de app.

Belangrijk: zodra u een passkey of een app hebt, wordt de code per e‑mail bij het aanmelden niet meer aangeboden. Anders zou toegang tot uw mailbox volstaan om in uw account te komen. Verliest u uw toestel, dan gebruikt u een herstelcode (zie verder).

Uw methode kiezen bij het activeren van uw account

Wanneer u toegang tot Janus krijgt, ontvangt u een e‑mail met een activeringslink.

1. Open de link en kies uw wachtwoord.
2. Het scherm « Beveilig uw account » verschijnt: kies Passkey, Authenticatie-app of Code per e‑mail.
   • Passkey: geef haar desgewenst een naam (« iPhone », « MacBook »…), klik op « Mijn passkey aanmaken » en volg wat uw toestel vraagt.
   • Authenticatie-app: klik op « Doorgaan », scan de QR-code met uw app (of typ de sleutel over) en voer de getoonde code in. Op een telefoon vermijdt de link « Openen in de authenticatie-app » dat u uw eigen scherm moet scannen.
   • Code per e‑mail: klik op « Activeren ».
3. Met een passkey of een app toont Janus uw 10 herstelcodes. Ze worden nooit meer getoond: schrijf ze op of bewaar ze in uw wachtwoordbeheerder.
4. Meld u aan.

Legt uw loge de 2FA niet op, dan kunt u ook op « Later » klikken en ze daarna in uw profiel instellen.

Aanmelden

1. Voer zoals gewoonlijk uw gebruikersnaam en wachtwoord in.
2. Het scherm « Bevestig uw aanmelding » verschijnt, afhankelijk van uw methode:
   • Passkey: klik op « Mijn passkey gebruiken » en bevestig op uw toestel.
   • Authenticatie-app: voer de code van 6 cijfers uit de app in.
   • Code per e‑mail: voer de ontvangen code in. Niet ontvangen? Kijk in uw ongewenste e‑mail en gebruik dan « Een code opnieuw verzenden » (één keer per minuut).
3. Toestel kwijt? Klik op « Toestel kwijt? Een herstelcode gebruiken » en voer een van uw herstelcodes in (formaat XXXXX-XXXXX). Elke code werkt maar één keer.

Na 5 foute codes wordt de tweede factor 15 minuten geblokkeerd.

Kan de code per e‑mail niet worden verstuurd, dan opent Janus de sessie niet zonder die code: probeer het enkele minuten later opnieuw, of neem contact op met het secretariaat van uw loge.

Op de computer en in de mobiele app verschijnen dezelfde schermen.

Uw methodes beheren in uw profiel

Mijn profiel → tabblad « Beveiliging van de aanmelding » (in de mobiele app: Profiel → tabblad « Beveiliging »).

U vindt er vier blokken:

• Passkeys: de lijst van uw passkeys (naam, datum van toevoeging, laatste gebruik). « Een passkey toevoegen » maakt er een aan op het toestel dat u gebruikt; met het prullenbakpictogram verwijdert u er een. Verwijder ze ook van het toestel of de wachtwoordbeheerder die ze bewaart.
• Authenticatie-app: « De app instellen », « Van telefoon wisselen » (de nieuwe code vervangt de oude telefoon) of « Verwijderen ».
• Code per e‑mail: de 2FA per e‑mail in- of uitschakelen. Dit blok toont « Niet gebruikt » zolang u een passkey of een app hebt. Verwijdert u die allemaal, dan wordt de code per e‑mail opnieuw uw methode.
• Herstelcodes: hoeveel u er nog hebt. « Opnieuw genereren » maakt er 10 nieuwe aan en maakt de oude ongeldig.

Om een methode toe te voegen of te verwijderen, vraagt Janus eerst om uw identiteit te bevestigen: klik op « Mijn identiteit bevestigen », er opent een venster boven de pagina. Gebruik daar uw passkey, de code uit uw app, een herstelcode, of uw wachtwoord als u geen passkey of app hebt. Die bevestiging geldt 10 minuten; zolang ze niet gebeurd is, kunt u het onderdeel alleen bekijken.

Voor beheerders

De 2FA voor iedereen opleggen: Zijbalk → Administratie → Profiel van de loge, kaart Beveiliging, knop « Globale 2FA inschakelen ». Iedereen moet dan een van de drie methodes gebruiken; de code per e‑mail kan niet meer worden uitgeschakeld.

De methodes van de leden bekijken en herstellen: dezelfde kaart Beveiliging, regel « Aanmeldmethoden van de leden » → « Openen ». De kolom Methode toont wat iedereen gebruikt (passkey, app, e‑mail) en hoeveel herstelcodes er nog overblijven.

Is een lid zijn telefoon kwijt en heeft het geen herstelcodes meer? Klik op het schildpictogram in zijn regel: « De 2FA herstellen » wist zijn passkeys, zijn app en zijn herstelcodes. Het lid meldt zich dan aan met een code per e‑mail en kan een nieuwe methode instellen. De actie wordt in het auditlogboek opgenomen. Uw eigen account beheert u via uw profiel.

Goede praktijken

• Kies bij voorkeur een passkey: niets over te typen, en een valse site kan ze niet stelen.
• Voeg een passkey toe op elk toestel dat u gebruikt (telefoon, computer), of bewaar ze in uw wachtwoordbeheerder.
• Een passkey is gekoppeld aan het gebruikelijke adres van uw Janus: open Janus altijd op dat adres (de link in uw e‑mails, of de geïnstalleerde app), anders weigert de browser de passkey en verschijnt er een melding.
• Bewaar uw herstelcodes niet op de telefoon die uw tweede factor draagt.
• Houd uw mailbox goed beveiligd en uw adres in uw profiel up-to-date.

Overzicht

De ledenfiche krijgt drie nieuwigheden: aanvullende identiteitsgegevens over het lid, een tabblad « Geschiedenis » dat het traject van het lid in de loge chronologisch weergeeft, en een tabblad « Documenten » dat zijn te ondertekenen documenten centraliseert. Voor bestaande leden verandert er niets: deze gegevens zijn gewoon optioneel en komen bovenop de fiche zoals u ze kent.

Nieuwe velden

Op het wijzigingsscherm van een lid (« Lid - Wijzigen ») verschijnen drie nieuwe velden in het identiteitsblok, allemaal optioneel:

• Nationaliteit
• Geboorteplaats
• Beroep (al aanwezig bij een kandidatuur, voortaan ook op de fiche)

Een aanvaarde kandidaat die lid wordt, krijgt deze gegevens automatisch terug: ze worden overgenomen van zijn kandidatuur, u hoeft niets opnieuw in te voeren.

Foto

Een veld « Foto » laat toe een afbeelding te deponeren (JPEG, PNG of WebP); ze wordt automatisch herschaald. De foto is een beschermd document: ze is enkel zichtbaar voor beheerders en het secretariaat, nooit voor het lid zelf of voor andere rollen, en ze verschijnt nooit in een lijst of archiefzoekopdracht.

Het tabblad « Geschiedenis »

Op de fiche van een lid (« Lid - Gegevens ») verschijnen voortaan twee tabbladen bovenaan de pagina: « Fiche » (het gebruikelijke scherm) en « Geschiedenis », met een teller die het aantal geregistreerde gebeurtenissen toont.

Het tabblad Geschiedenis toont, van recent naar oud, elke mijlpaal in het traject van het lid:

• Inwijding, bevordering tot gezel, verheffing tot meester, hogere graad
• Statuswijziging (bijvoorbeeld « van Actief naar In slaap »)
• Elke correctie op een van deze data

Elke regel vermeldt de datum, de auteur van de invoer en, indien van toepassing, een reden (bijvoorbeeld een verkorte anciënniteit die werd gemotiveerd bij een graadovergang — zie Naar de hogere graad gaan). Een beslissing van de obediëntie over een graadovergang, met haar reden, verschijnt hier eveneens zodra de overgang geregistreerd is.

Deze geschiedenis bouwt zich automatisch op: er is geen enkele actie nodig om ze te vullen. Voor leden die al in Janus aanwezig zijn, neemt ze ook de reeds bekende data over (ontvangst, bevordering, verheffing, hogere graden).

Het tabblad « Documenten »

Dit tabblad, voorbehouden aan beheerders en het secretariaat, toont de te ondertekenen documenten die eigen zijn aan het lid (bijvoorbeeld een verklaring die opnieuw ondertekend moet worden na een update van het model). De werking ervan — toevoegen, verplicht karakter, deponeren van een scan, versturen ter ondertekening — is identiek aan die van de kandidatuur: zie Te ondertekenen documenten voor het volledige detail.

Overzicht

Een kandidatuur — en later de fiche van het lid dat ervan wordt — kan een lijst te ondertekenen documenten dragen: privacyverklaring, intern reglement, of elk ander document dat uw loge wenst te laten ondertekenen. Elke ondertekening gebeurt altijd op een kopie die eigen is aan de ondertekenaar: nooit op het modeldocument, dat intact blijft voor de volgende kandidaat.

Dit tabblad bevindt zich op het detailscherm van een kandidatuur, en op dat van een reeds ingewijd lid (tabblad « Documenten », voorbehouden aan beheerders en het secretariaat — zie Geschiedenis en nieuwe velden van de ledenfiche).

Een te ondertekenen document toevoegen

1. Open vanuit de kandidatuur (of de fiche van het lid) het tabblad « Te ondertekenen documenten ».
2. Klik op « Een te ondertekenen document toevoegen ».
3. Kies de bron van het document:
   • Privacyverklaring: het model gedeponeerd door uw loge, of verspreid door uw obediëntie als u daarvan afhangt — zie Model van de privacyverklaring.
   • Een reeds gearchiveerd document: zoek het op naam.
   • Een PDF om te deponeren: upload een nieuw bestand.
4. Geef het een titel (optioneel).
5. Vink « Ondertekening verplicht om verder te gaan » aan als dit document absoluut ondertekend moet zijn voordat de kandidatuur verder kan (standaard aangevinkt voor de privacyverklaring).
6. Als versturen ter ondertekening beschikbaar is op uw instantie, laat een vakje « Onmiddellijk versturen ter ondertekening » toe om het document meteen te versturen — zie de sectie « Een ondertekeningsdossier versturen » hieronder.

Een verplicht document blokkeert de voortgang

Wanneer een document als verplicht is gemarkeerd en nog niet ondertekend is, verhindert Janus de status van de kandidatuur te laten vooruitgaan voorbij bepaalde stappen (verhoor, lopend onderzoek, ceremonie, toelating). Een hangslot verschijnt bij deze stappen in de opvolging van de kandidatuur, en de statuskiezer toont de geblokkeerde opties grijs, met het detail van de ontbrekende documenten net daaronder.

De eerdere stappen (indiening, lopend) blijven altijd toegankelijk: de blokkering geldt enkel voor de voortgang naar de stappen waar de ondertekening al verworven zou moeten zijn.

De verplichting opheffen

Als een verplicht document uitzonderlijk niet ondertekend kan worden (kandidaat onbereikbaar, document zonder voorwerp geworden…), kan een beheerder de verplichting opheffen vanaf dezelfde regel, met opgave van een reden. Het document blijft zichtbaar in de geschiedenis, maar blokkeert de voortgang van het dossier niet meer. Deze actie is voorbehouden aan beheerders: het secretariaat kan geen verplichting opheffen, enkel een document toevoegen of annuleren.

Een scan deponeren

Als het document buiten Janus werd ondertekend (bijvoorbeeld op papier), kunt u er rechtstreeks de scan van deponeren:

1. Klik op de regel van het document op het deponeer-icoon.
2. Kies het bestand (PDF, JPEG of PNG).
3. Geef de ondertekeningsdatum op.
4. Bevestig.

Het document gaat dan naar de status « Scan gedeponeerd », wat telt als een geldige ondertekening: een verplicht document dat op deze manier voldaan is, blokkeert niets meer.

Een document annuleren

Een te ondertekenen document kan op elk moment worden geannuleerd (met een optionele reden), bijvoorbeeld als het per vergissing werd toegevoegd of vervangen door een recentere versie. Een geannuleerd verplicht document blijft de voortgang blokkeren: er moet ofwel een nieuw document worden toegevoegd ter vervanging, ofwel de verplichting worden opgeheven (zie hierboven).

Een ondertekeningsdossier versturen

Wanneer versturen ter ondertekening geactiveerd is op uw instantie, kunnen een of meerdere documenten samen vertrekken in een ondertekeningsdossier, gericht aan één persoon (de kandidaat, of het lid).

1. Vink de te versturen documenten aan in de lijst (of gebruik « Onmiddellijk versturen ter ondertekening » bij het toevoegen).
2. Voeg, indien gewenst, een bericht toe voor de ondertekenaar.
3. Klik op « Selectie versturen ».

Wat de kandidaat ziet

1. Hij ontvangt een eerste e-mail met een link en de lijst van te ondertekenen documenten. Deze e-mail kondigt aan dat een tweede bericht, met een code, zal volgen.
2. Een tweede, afzonderlijke e-mail bevat een code van 6 cijfers.
3. Bij het openen van de link komt de kandidaat op een pagina die niets toont zolang de code niet is ingevoerd — geen naam van de loge, geen titel van een document.
4. Zodra de code bevestigd is, kan hij elk document raadplegen, het op het scherm ondertekenen (via toetsenbord of door zijn handtekening te tekenen), of het weigeren.
5. Zodra alle documenten zijn verwerkt, ontvangt hij per e-mail een kopie van de ondertekende documenten. Voor dit traject is geen Janus-account vereist.

De link stopt met werken 7 dagen na het versturen. Hij kan opnieuw verstuurd worden vanaf de regel van het document zolang het dossier niet volledig verwerkt is.

Als de kandidaat weigert

Een weigering annuleert de aanvraag voor dat document; het wordt opnieuw zichtbaar in de lijst, met de reden die de ondertekenaar eventueel opgaf. U kunt het dan opnieuw versturen, of een scan deponeren als de ondertekening uiteindelijk op een andere manier plaatsvond.

Overzicht

Als uw loge afhangt van een obediëntie en die ervoor gekozen heeft zelf de graadovergangen te valideren, toont de fiche van een lid een knop « Naar de hogere graad gaan » in plaats van de vrije invoer van de graaddata. De overgang moet dan worden aangevraagd, en vervolgens goedgekeurd door de obediëntie, voordat hij geregistreerd kan worden.

Als uw obediëntie deze regel niet geactiveerd heeft — of als u geen obediëntie heeft — verandert er niets: de graaddata blijven vrij bewerkbaar op de fiche van het lid, precies zoals vandaag, en deze knop verschijnt niet.

Een aanvraag indienen

1. Klik op de fiche van het lid op « Naar de hogere graad gaan ».
2. Kies de beoogde graad. In een blauwe loge wordt enkel de graad die onmiddellijk volgt voorgesteld. In een werkplaats van hoge graden wordt de volgende graad standaard voorgesteld, en blijven de hogere graden van de ritus mogelijk (graden verleend bij mededeling) — zie Werkplaatsen van hoge graden.
3. Geef de gewenste ingangsdatum op.
4. Als er minder dan een jaar is verstreken sinds de huidige graad, verschijnt een waarschuwing en wordt een reden verplicht om deze verkorte anciënniteit te motiveren.
5. Klik op « Goedkeuring aanvragen ».

De aanvraag vertrekt onmiddellijk naar de obediëntie. In afwachting van haar beslissing toont de fiche een banner « Overgang naar [graad] in afwachting van goedkeuring », met de aangevraagde datum en de naam van wie de aanvraag indiende.

Een aanvraag intrekken

Zolang de aanvraag in afwachting is, laat een knop « Het verzoek intrekken » toe ze te annuleren — bijvoorbeeld bij een invoerfout. U kunt dan een nieuwe aanvraag indienen.

Zodra de beslissing ontvangen is

Goedgekeurd

De fiche toont een banner « Overgang naar [graad] goedgekeurd door de obediëntie op [datum] », met de eventuele reden en een knop « De overgang registreren ». Klik erop om de definitieve ingangsdatum te kiezen (nog wijzigbaar) en te bevestigen: de datum en de graad van het lid worden dan bijgewerkt, en de gebeurtenis verschijnt in zijn Geschiedenis.

Niets verplicht u om onmiddellijk te registreren: de banner blijft zichtbaar tot de registratie, bijvoorbeeld de tijd dat de ceremonie werkelijk plaatsvindt.

Geweigerd

De fiche toont een banner met de weigering, met de reden die de obediëntie opgaf. Er wordt geen enkele datum gewijzigd; u kunt een nieuwe aanvraag indienen als de situatie rechtgezet is.

Als de obediëntie de regel onderweg uitschakelt

Als de obediëntie de goedkeuring van graadovergangen uitschakelt terwijl een aanvraag in afwachting is, wordt die automatisch goedgekeurd: u vindt de banner « Goedgekeurd » terug, met de knop « De overgang registreren ». Zodra die overgang geregistreerd is, keert de fiche terug naar de gebruikelijke werking, met opnieuw vrij bewerkbare graaddata.

Overzicht

Een werkplaats van hoge graden werkt voorbij de meestergraad (4e, 18e, 33e… afhankelijk van de ritus). Janus houdt daar op drie plaatsen rekening mee: de fiche van elk lid toont de graden die het behaald heeft, met hun datum; u voegt een hoge graad toe wanneer het lid die ontvangt; en een kandidatuur vermeldt de doelgraad naast het vrijmetselaarsparcours van de kandidaat.

Niets hiervan geldt voor een blauwe loge: die blijft werken met de data van inwijding, gezellengraad en meestergraad.

Vooraf: het logetype en de ritus

In « Logeprofiel » bepalen twee instellingen al de rest:

• « Logetype »: « Hoge graden ».
• « Ritus »: de ritus van de werkplaats (bijvoorbeeld de Oude en Aangenomen Schotse Ritus). Die bepaalt de lijst en de naam van de graden.

Zonder gekozen ritus kan Janus geen graden voorstellen: de pagina om een hoge graad toe te voegen toont dan een bericht dat naar het logeprofiel verwijst.

De behaalde graden, op de fiche van het lid

Op de fiche van een lid toont de kaart « Behaalde graden » de graden die het lid werkelijk ontvangen heeft, elk met de datum van bevordering — nooit de lijst van alle graden van de ritus. De meestergraad staat er altijd bij, want hij is de toegangsvoorwaarde van de werkplaats, ook als de datum ervan niet gekend is.

Dezelfde lijst verschijnt in de mobiele app, in de sectie « Vrijmetselaarspad » van de fiche.

Het tabblad « Geschiedenis » van de fiche bewaart de gedateerde sporen van elke bevordering (zie Geschiedenis en nieuwe velden van de ledenfiche).

Een hoge graad toevoegen aan een lid

1. Klik in de ledenlijst op het hoedpictogram (« Hoge graad toevoegen ») op de regel van het lid.
2. Kies de « Datum » van de bevordering.
3. Kies de graad in het veld « Niveau »: enkel de graden van de ritus voorbij de meestergraad die het lid nog niet ontvangen heeft, worden voorgesteld.
4. Klik op « Opslaan ».

Heeft het lid alle graden van de ritus al ontvangen, dan meldt de pagina dat.

Als uw obediëntie de bevorderingen valideert, verschijnt dit pictogram niet: de bevordering wordt aangevraagd vanaf de fiche van het lid, met de knop « Naar de hogere graad gaan » (zie Naar de hogere graad gaan).

Kandidaturen in een werkplaats van hoge graden

Een kandidaat voor een werkplaats van hoge graden is al vrijmetselaar. In het kandidatuurformulier (website en mobiele app):

• het veld « Doelgraad » is verplicht: de graad waarvoor de kandidaat zich aanbiedt (4e, 18e…), te kiezen uit de graden van de ritus voorbij de meestergraad;
• de sectie « Vrijmetselaarsparcours » wordt altijd getoond, of de kandidatuur nu een inwijding of een affiliatie is: moederloge, en daarna één regel per stap met datum, graad en plaats (« Stappen (Data, Graden en Locaties) »).

De fiche van de kandidatuur toont de doelgraad en het parcours.

Wanneer de kandidaat lid wordt

Wanneer u het lid aanmaakt vanuit de aanvaarde kandidatuur, volgt het volledige parcours:

• de data van inwijding, gezellengraad en meestergraad worden in het formulier ingevuld, zoals bij een affiliatie;
• de hoge graden die al ontvangen werden (voorbij de meestergraad, met datum) worden bij het opslaan aan de fiche toegevoegd. Het formulier vermeldt ze net boven de data van het parcours.

Een stap van het parcours zonder datum, of met een onmogelijke datum, wordt niet overgenomen: vul die daarna aan met het pictogram « Hoge graad toevoegen ». Een graad die al op de fiche staat, wordt nooit twee keer toegevoegd.