Dit hoofdstuk van de gids is bedoeld voor het secretariaat van de obediëntie, dat vanuit Janus een federatie van loges beheert (ledenloges, hoofdelijke bijdragen, regelmatigheid) in plaats van één enkele werkplaats. Is uw instantie ingesteld als obediëntie, dan vervangt een blok « Obediëntie » het klassieke loge­beheer in het menu — zie Wat er verandert ten opzichte van een loge voor een overzicht van alle verschillen.

De volgorde is verplicht: eerst de loges, dan de leden

Dit is het eerste wat u moet weten wanneer u een obediëntie-instantie in gebruik neemt. In tegenstelling tot een loge, die één enkele werkplaats beheert, beheert een obediëntie meerdere loges — Janus legt dus een volgorde op:

1. Maak eerst uw loges aan in het overzicht van de obediëntie
2. Maak vervolgens uw leden aan, door ze aan een van deze loges te koppelen

Zolang het overzicht van de loges leeg is, weigert Janus het aanmaken van een lid (status Lid, Met verlof of Slapend), met een bericht dat u uitnodigt om eerst minstens één actieve loge aan het overzicht toe te voegen voordat u verdergaat.

Uitzondering: het aanmaken van een bezoeker blijft op elk moment mogelijk, of het overzicht nu leeg is of niet — een bezoeker is aan geen enkele loge van de obediëntie gekoppeld.

Waarom deze beperking

Zodra er een loge in het overzicht bestaat, toont het formulier voor het aanmaken van een lid een verplicht veld « Eigen loge »: daar kiest u de loge uit de reeds aangemaakte loges, en de loge alsook de Oriënt van het lid worden automatisch uit deze fiche overgenomen. Zonder loge in het overzicht heeft dit veld niets te bieden — vandaar de weigering.

Te volgen stappen

1. Een ledenloge of vriendschapsloge aanmaken
2. Een lid aanmaken — hetzelfde formulier als in een loge, met het extra veld Loge van aansluiting

Context

In een obediëntie maakt het overzicht van de loges onderscheid tussen twee heel verschillende categorieën:

• De loges van de obediëntie: de werkplaatsen die onder uw gezag vallen, waarvan u de hoofdelijke bijdrage en de regelmatigheid opvolgt.
• De vriendschapsloges: een eenvoudig adresboek voor uw correspondentie met loges van andere obediënties, zonder enige federatieve band.

Een loge aanmaken

1. Vanaf de startpagina:
   • Klik op « Loge » → « Loges »
   • Klik op « Loge aanmaken »
2. Kies de « Categorie loge »: het formulier verandert volledig naargelang uw keuze.

Loge van de obediëntie

• Nummer: automatisch vooraf ingevuld door Janus (eerstvolgende beschikbare nummer); wijzigbaar, maar de uniciteit ervan wordt bij het opslaan gecontroleerd — een nummer dat al door een andere loge van de obediëntie wordt gebruikt, wordt geweigerd.
• Naam
• Adres
• Oriënt (facultatief)
• E-mail
• Type loge (Blauwe loge, Hoge Graden…)
• Geslacht (Mannelijk, Vrouwelijk, Gemengd)
• Ritus
• Achtbare Meester

Vriendschapsloge

• Naam
• Adres
• Oriënt
• E-mail
• Obediëntie van aansluiting (facultatief — om te noteren tot welke obediëntie deze vriendschapsloge behoort)
• Type loge
• Geslacht
• Ritus

Klik op « Opslaan ». De nieuwe loge verschijnt in de bijbehorende tabel van de lijst met loges.

Let op

Dit formulier maakt een handmatig beheerde loge­fiche aan in het overzicht van de obediëntie. Zij kan vervolgens volledig vanuit haar fiche worden beheerd (leden, officieren) — zie De fiche van een loge raadplegen en corrigeren — en, op de dag dat deze loge haar eigen Janus-instantie opent, daaraan worden gekoppeld — zie Een handmatig beheerde loge koppelen aan haar Janus-instantie.

Toegang tot de fiche

Klik vanuit « Loge » → « Loges » op het vergrootglas van een loge in de tabel. De fiche opent met drie blokken — Identiteit van de loge, Leden, Officieren — die u van de ene kolom naar de andere kunt verplaatsen; de gekozen indeling wordt onthouden.

Twee heel verschillende regimes

Dit is het belangrijkste punt van deze pagina: afhankelijk van de manier waarop de loge is aangemaakt, gedraagt de fiche zich helemaal anders.

Loge gesynchroniseerd met Atrium

De loge beschikt over haar eigen Janus-instantie en is daaraan gekoppeld via Atrium (zie Een handmatig beheerde loge koppelen aan haar Janus-instantie). In dat geval:

• Er verschijnt geen enkele knop Wijzigen, Lid toevoegen of Officier toevoegen: de identiteit van de loge, haar leden en haar officieren bereiken u vanuit de loge zelf, via de deelacties die zij naar de obediëntie heeft aanvaard.
• Alleen het lognummer blijft wijzigbaar aan uw kant, via het potloodpictogram naast het weergegeven nummer.
• Elke poging om een scherm voor het toevoegen of wijzigen van een lid of officier voor dit type loge te openen, wordt geweigerd.

Handmatig beheerde loge

De loge heeft (nog) geen eigen Janus-instantie; u beheert haar fiche volledig vanuit de obediëntie:

• De identiteit van de loge wijzigen (nummer, naam, Oriënt, e-mail, adres, Achtbare Meester, type, geslacht, ritus)
• Een lid toevoegen, wijzigen of verwijderen
• Een officier toevoegen, wijzigen of verwijderen

Leden beheren (alleen handmatig beheerde loge)

• « Lid toevoegen » via de knoppen bovenaan de fiche
• Elke regel van de ledentabel biedt wijzigen en verwijderen aan
• Een lid uit de loge verwijderen archiveert automatisch zijn fiche als hij tot geen enkele andere loge van de obediëntie behoort; is hij elders nog aangesloten, dan verdwijnt alleen de link met deze loge.

Officieren beheren (alleen handmatig beheerde loge)

• « Officier toevoegen »: het formulier laat alleen toe een lid aan te wijzen dat al in de ledentabel van deze loge staat — geen vrije invoer van een naam.
• Elke officier kan vervolgens worden gewijzigd of verwijderd vanuit de officierentabel.

Ontvangen officieren

In de officierentabel wordt de functie van elke officier die van een gesynchroniseerde loge is ontvangen, weergegeven in vertaling in uw eigen interfacetaal. Geeft de loge hem een andere naam, dan verschijnt die naam als tweede, in grijs, ter informatie. Een functie die eigen is aan de loge — die zij heeft toegevoegd naast die van haar ritus — wordt weergegeven onder de naam zoals zij die heeft ingevoerd.

Een loge archiveren

Vanuit de lijst van loges archiveert het prullenbakpictogram de fiche. Deze actie is uitgeschakeld voor elke loge die met Atrium is gesynchroniseerd (expliciete tooltip) — alleen een handmatig beheerde loge kan vanuit dit scherm worden gearchiveerd.

Afstemming vanuit de fiche

Wanneer een gesynchroniseerde loge een wijziging op een officier heeft doorgegeven die nog in afwachting is, wordt de betreffende regel rechtstreeks gesignaleerd in de officierentabel van de fiche, met dezelfde acties Accepteren / Afwijzen als op het afstemmingsscherm — zie De door de loges verzonden informatie afstemmen.

Wanneer dit scherm te gebruiken

Een loge die u handmatig in het overzicht heeft aangemaakt (zie Een ledenloge of vriendschapsloge aanmaken) kan op een dag haar eigen Janus-instantie openen en zich bij de Atrium-federatie aansluiten. Deze koppeling laat toe de fiche die u handmatig bijhield te laten overeenkomen met deze nieuwe gefedereerde loge, zonder van nul te beginnen.

Vereisten

• De loge moet handmatig in uw overzicht worden bijgehouden (nog niet gesynchroniseerd).
• De nieuwe gefedereerde loge moet al bestaan aan de kant van Atrium en zichtbaar zijn voor uw obediëntie.

Kan er geen enkele federatieloge als overeenkomst worden voorgesteld, dan verschijnt de knop « Koppelen aan Atrium » niet op de fiche.

Te volgen stappen

1. Open de fiche van de handmatig beheerde loge (zie De fiche van een loge raadplegen en corrigeren)
2. Klik op « Koppelen aan Atrium »
3. Selecteer in de lijst de overeenkomstige federatieloge
4. Bevestig

Wat er vervolgens gebeurt

• De fiche schakelt onmiddellijk over naar de modus gesynchroniseerde loge: zie De fiche van een loge raadplegen en corrigeren voor wat dit verandert.
• De leden en officieren die u handmatig had ingevoerd, worden gekoppeld aan de federatieloge.
• Het lokaal toevoegen van leden of officieren wordt niet meer aangeboden: vanaf dit moment bereiken de identiteit van de loge, haar leden en haar officieren u vanuit de loge zelf.

Deze handeling is onomkeerbaar vanuit de interface: eenmaal gekoppeld, kan een loge niet worden ontkoppeld om terug te keren naar handmatig beheer.

Waarom deze pagina

Atrium is de federatiemodule van Janus, beschreven in Atrium — Federatie tussen loges. Aan de kant van de obediëntie beperkt het zich niet tot het delen van documenten en gebeurtenissen: het bepaalt ook de afstemming van de door de loges verzonden informatie, de deelverzoeken die naar de loges worden gestuurd, en de koppeling van een handmatig beheerde loge met haar Janus-instantie. Deze pagina beschrijft wat er, op het Atrium-scherm zelf, anders wordt weergegeven in een obediëntie ten opzichte van een loge.

De vier tabbladen van het Atrium-scherm

Het Atrium-scherm (« Beheerder » → « Atrium ») bevat vier tabbladen. Naargelang uw toegangsniveau en de registratiestatus van de instantie, ziet u ze niet allemaal:

Het tabblad « Verzoeken » verschijnt alleen als uw instantie volledig geregistreerd is bij Atrium: OAuth2-inloggegevens uitgegeven door de Hub en aanwezig op uw instantie. Zolang dat niet het geval is, heeft het geen zin ernaar te zoeken — u moet eerst de registratie afronden.

De inhoud van het tabblad « Verzoeken » vormt het onderwerp van een eigen pagina: zie Loges vragen te delen met de obediëntie.

Wat een obediëntie op dit scherm onderscheidt van een loge

U kunt geen andere obediëntie als doel kiezen

In de wizard voor het aanmaken van een deelregel (tabblad « Delen ») kan een obediëntie alleen een loge of een gemeenschap als ontvanger kiezen — nooit een andere obediëntie. Deze derde keuze wordt alleen aan loges aangeboden, zodat zij rechtstreeks met hun eigen obediëntie kunnen delen.

U verstuurt verzoeken, u ontvangt er geen

Het tabblad « Verzoeken » dient om deelverzoeken naar uw loges te sturen. Het omgekeerde bestaat niet: een obediëntie kan zichzelf geen verzoek sturen, en de acties om een verzoek goed te keuren of af te wijzen, worden geweigerd als men probeert deze op een obediëntie-instantie uit te voeren. Er wordt u dan ook geen enkel kader met « ontvangen verzoeken » getoond op dit scherm.

U kunt verwijderen wat de loge niet kan verwijderen

Wanneer een deelverzoek als verplicht is gemarkeerd, kan de regel die daaruit bij de loge voortvloeit alleen door u worden verwijderd, nooit door de loge zelf. Dit is het spiegelbeeld, aan de kant van de obediëntie, van wat wordt beschreven in Loges vragen te delen met de obediëntie: wat u oplegt, kan alleen uw obediëntie intrekken.

De impliciete deling naar de gemeenschappen — het punt met de hoogste prijs voor de vertrouwelijkheid

Dit punt wordt al in detail behandeld in Wat er verandert ten opzichte van een loge, maar het betreft rechtstreeks dit scherm en verdient het hier zonder omwegen te worden herhaald: op een obediëntie-instantie gaan gebeurtenissen en documenten automatisch naar alle gemeenschappen waarvan uw obediëntie lid is, zelfs zonder dat er enige deelregel is ingesteld op het tabblad « Delen ». Vertrouw niet op een lege lijst met regels om te concluderen dat een gebeurtenis of document intern blijft aan de obediëntie.

Wat dit scherm niet toelaat

Een loge in een gemeenschap laten toetreden, gebeurt niet vanuit Janus. Er bestaat, noch op dit scherm, noch elders in Janus, geen enkele knop waarmee de obediëntie een loge kan uitnodigen of toelaten tot een gemeenschap. Deze aansluiting verloopt via de Atrium-Hub en via automatische verwerkingen, buiten de interface van Janus om.

De koppelingen en gemeenschappen verschijnen niet onmiddellijk. Het tabblad « Koppelingen » wordt bijgewerkt na een synchronisatie met de Atrium-Hub — handmatig of op de achtergrond geactiveerd. Er bestaat dus altijd een vertraging tussen een wijziging aan de kant van de Hub en de verschijning ervan hier; dit gebeurt niet ogenblikkelijk.

Context

Een loge die met Atrium is gesynchroniseerd, geeft regelmatig informatie door aan de obediëntie: wijzigingen van haar leden, van haar officieren, of van haar eigen identiteitsfiche. Elke inkomende wijziging wordt niet automatisch toegepast — zij wacht op uw beslissing in de afstemmingswachtrij.

Toegang tot de afstemming

Vanuit « Obediëntie » → « Afstemming », of vanuit de banner die bovenaan de ledenlijst verschijnt wanneer er afstemmingen in afwachting zijn.

De tabel

Elke regel combineert drie soorten elementen: Lid, Officier of Loge-informatie. De kolommen tonen de datum, het type, het betrokken element en de bronloge die aan de oorsprong van de verzending ligt.

Door op een regel te klikken (of op « Inkomende wijzigingen ») opent u een gedetailleerde vergelijking, veld per veld: Veld / Huidige waarde / Inkomende waarde. Zo ziet u precies wat er zou veranderen voordat u een beslissing neemt.

Accepteren of afwijzen

• Geval per geval: elke regel biedt een pictogram Accepteren en een pictogram Afwijzen.
• In bulk: de knoppen « Alles accepteren » en « Alles afwijzen » bovenaan de tabel passen dezelfde beslissing toe op alle regels in afwachting.

Accepteren past de wijziging toe op de betrokken fiche in uw overzicht.

Afwijzen sluit gewoon de regel af — let goed op dit punt: afwijzen stuurt niets terug naar de loge, die haar waarde zoals ze is, zal blijven doorgeven. Moet een meningsverschil worden opgelost, dan gebeurt dit buiten Janus om, met de betrokken loge.

Vanuit de fiche van een loge

Dezelfde beslissingen om te accepteren of af te wijzen, voor de officieren van een gegeven loge, zijn ook rechtstreeks toegankelijk vanuit de fiche van deze loge — zie De fiche van een loge raadplegen en corrigeren.

Context

Eenzelfde broeder kan tweemaal in uw overzicht van gefedereerde leden opduiken — bijvoorbeeld als hij bij twee loges van de obediëntie is aangesloten, die elk hun eigen fiche hebben doorgegeven. Janus detecteert deze situaties automatisch en laat u beslissen of het werkelijk om een duplicaat gaat.

De detectie heeft alleen betrekking op gefedereerde leden (doorgegeven door een gesynchroniseerde loge), met dezelfde achternaam, en ofwel fonetisch gelijkende voornamen, ofwel identieke eerste vijf tekens van het e-mailadres.

Toegang tot het scherm

Dit is geen menulink: het verschijnt als een banner bovenaan de ledenlijst zodra Janus mogelijke duplicaten detecteert, met een knop « Duplicaten analyseren ».

Wat u ziet

Elk mogelijk duplicaat wordt voorgesteld als een paar, met twee kaarten naast elkaar — Profiel A en Profiel B: volledige naam, e-mail, telefoon, en bronloges van elk profiel. De identieke waarden tussen beide profielen (e-mail, telefoon) worden uitgelicht om u te helpen beoordelen.

Geen duplicaat

Zijn de twee profielen inderdaad twee verschillende personen, klik dan op « Geen duplicaat ». Dit specifieke paar wordt daarna niet meer gesignaleerd.

Profielen samenvoegen

Is het inderdaad dezelfde broeder:

1. Klik op « Profielen samenvoegen… »
2. Kies welk profiel als anker dient — het profiel dat behouden blijft; het andere wordt verwijderd
3. Kies voor elk veld (naam, voornaam, e-mail, telefoon, adres, geboortedatum, graad, data van het maçonnieke parcours, Oriënt) welke van de twee waarden u behoudt
4. Bevestig de samenvoeging

De bronloges van beide profielen worden altijd samengevoegd in het uiteindelijke profiel, ongeacht welk profiel als anker is gekozen — een samengevoegd lid behoudt het spoor van al zijn aansluitingen.

Twee velden die niet met elkaar mogen worden verward

Op de fiche van een lid lijken, in een obediëntie, twee velden op elkaar, maar ze hebben noch dezelfde herkomst, noch hetzelfde gebruik. Ze verwarren is de meest voorkomende fout op deze fiche.

Identificatie

Wordt bovenaan de ledenfiche weergegeven, in de vorm OBM-00001 (het voorvoegsel kan afwijken naargelang uw configuratie).

• Het wordt automatisch door Janus toegekend, bij de eerste noodzakelijke gelegenheid, en is nooit rechtstreeks invoerbaar — er bestaat geen enkel veld om het te wijzigen.
• Zolang het nog niet is toegekend, toont de fiche in plaats daarvan « Nog niet toegewezen ».

Lid-ID

Een vrij invoerveld, eigen aan uw obediëntie — u kunt er bijvoorbeeld uw eigen interne registratienummer in noteren.

• Het wordt rechtstreeks gewijzigd vanuit de ledenfiche, via het potloodpictogram naast het veld.
• Wat u hier invoert, wordt automatisch doorgegeven aan alle loges waarbij dit lid is aangesloten: het verschijnt op zijn fiche, zoals die vanuit elk van deze loges wordt bekeken. Is het lid bij meerdere loges aangesloten, dan wordt dezelfde waarde aan al die loges doorgegeven.

In de praktijk

• Gebruik de Identificatie nooit als een nummer dat u zou kunnen kiezen of corrigeren: het is een intern Janus-volgnummer.
• Gebruik het Lid-ID voor elke referentie die u aan de kant van de loges wilt laten verschijnen.

Context

Standaard deelt een gesynchroniseerde loge met de obediëntie alleen wat zij expliciet heeft gekozen te delen. Met dit scherm kunt u, als obediëntie, deelverzoeken bepalen om naar uw loges te sturen — modelregels die zij kunnen goedkeuren, of die hun kunnen worden opgelegd.

Vereisten

Uw instantie moet volledig geregistreerd zijn bij Atrium. Is dat niet het geval, dan verschijnt het tabblad « Verzoeken » gewoonweg niet in het Atrium-beheer — het heeft geen zin ernaar te zoeken, u moet eerst de registratie van de obediëntie afronden.

Toegang tot het scherm

« Beheerder » → « Atrium » → tabblad « Verzoeken ».

Een verzoek aanmaken

De wizard verloopt in twee stappen:

1. Type elementen: Gebeurtenissen, Documenten of Contacten
2. Naam en filters: een naam voor het verzoek, daarna de relevante filters voor het gekozen type (graden, soorten gebeurtenissen of documenten, interne/externe herkomst, gelinkte documenten…)

Twee instellingen bepalen vervolgens hoe het verzoek de loges bereikt:

• Automatisch verzenden:
  • Uitgeschakeld: er wordt niets verzonden, behalve via « Verzenden naar alle loges »
  • Alle bestaande en toekomstige loges: bij het opslaan brengt Janus alle loges die al aan uw obediëntie zijn gekoppeld op de hoogte, en zal ook elke nieuwe loge die zich later bij de federatie aansluit op de hoogte brengen
  • Alleen toekomstige loges: er wordt niets naar de bestaande loges verzonden bij het opslaan; alleen de nieuwe loges ontvangen het verzoek
• Verplicht verzoek: met voorzichtigheid aan te vinken. Een verplicht verzoek wordt automatisch bij de loge aangemaakt, zonder goedkeuringsstap, en de loge kan het niet zelf verwijderen — alleen de obediëntie kan dat. Het verwijderen van een verplicht verzoek stuurt een intrekking naar de loge.

Een bestaand verzoek beheren

Elke regel van de tabel biedt:

• Wijzigen
• Verzenden naar alle loges: activeert de handmatige verzending, ongeacht de instelling voor automatisch verzenden
• Verwijderen

Langs de kant van de loge

De loge ziet deze verzoeken in een speciaal kader, met de acties Goedkeuren / Afwijzen — behalve voor een verplicht verzoek, dat zij niet kan afwijzen.

Context

Een obediëntie kan een bestuursregel opleggen aan al haar loges: een lid van wie de hoofdelijke bijdrage niet in orde is, kan niet tot een officiersfunctie worden benoemd. Deze regel wordt eenmalig ingesteld, op het niveau van de obediëntie, en is vervolgens automatisch van toepassing bij alle betrokken loges.

Vereisten

Er moet minstens één federatiegroep gesynchroniseerd zijn. Is dat niet het geval, dan toont het scherm een bericht dat er nog geen enkele federatiegroep is ingesteld, en wordt u uitgenodigd om eerst de federaties vanuit Atrium te synchroniseren.

De regel activeren

Deze instelling is van plaats veranderd. Twee gevallen:

• Als u het tabblad « Regels van de obediëntie » nog niet heeft geopend (zie Regels van de obediëntie instellen): de regel bevindt zich nog in « Financiën » → « Instellingen van de Schatkist », blok « Obediëntiebeperkingen ». Vink « De regularisatie van de hoofdelijke bijdrage verplichten voor de toewijzing van een officiersfunctie » aan en sla op.
• Zodra dat tabblad beschikbaar is: dezelfde instelling is ernaar verhuisd, in de kaart « Financiën ». Het scherm « Instellingen van de Schatkist » verwijst dan enkel nog naar dat tabblad.

In beide gevallen is het gedrag identiek: bij het opslaan wordt het beleid automatisch doorgegeven aan alle loges van de obediëntie, en wordt de status van elk gefedereerd lid herberekend en vervolgens teruggestuurd naar zijn bronloge.

Drie effecten — maar bij de loge, niet bij de obediëntie

Deze regel verandert niets aan wat u ziet aan de kant van de obediëntie. De effecten ervan zijn zichtbaar bij de betrokken loge:

1. Weigering van benoeming: als de loge probeert een officier te benoemen van wie de hoofdelijke bijdrage niet in orde is, wordt de toewijzing geweigerd, met de reden.
2. Gemarkeerde regel in de ledenlijst van de loge, met een tooltip « Niet in overeenstemming met de regels van de obediëntie ».
3. Banner op de fiche van het betrokken lid, met de uitnodiging om voor meer informatie contact op te nemen met het secretariaat van de obediëntie.

Er bestaat geen enkel speciaal scherm hiervoor aan de kant van de obediëntie: het is een neveneffect van de hier geactiveerde regel, die ook opnieuw wordt berekend bij elke invoer van een hoofdelijke bijdrage of inkomst, en bij elke wijziging van de fiche van een lid.

Vertrouwelijkheid

Alleen een status — in orde, niet in orde, of geen lid meer — wordt aan de loge doorgegeven. Het detail van de verschuldigde of geïnde bedragen wordt nooit meegedeeld: de loge weet dat haar officier zijn situatie moet regulariseren, niet hoeveel hij verschuldigd is.

Context

In een obediëntie heet wat de gids elders « bijdrage » noemt hoofdelijke bijdrage: het principe is identiek, alleen de naam verandert overal in de interface — tot en met de bijbehorende inkomstencategorie, die ook « Hoofdelijke bijdragen » heet.

Vergeet niet de financiën in te stellen voordat u uw eerste hoofdelijke bijdrage invoert.

Instellingen van de Schatkist

Let op

Het is niet nodig om de hoofdelijke bijdragen handmatig in te voeren via het menu « Financiën ». Alles gebeurt automatisch vanuit de tabel « Leden ».

Overzicht van de hoofdelijke bijdragen

Vanuit « Obediëntie » → « Leden »:

• De status van de hoofdelijke bijdrage wordt voor elk lid aangegeven met een pictogram van een geldzak (groen = in orde, rood = niet in orde).
• De periode en het bedrag van de hoofdelijke bijdrage worden voor elk lid aangegeven.
• Het overzicht omvat de gefedereerde leden die door de loges van de obediëntie zijn doorgegeven, op dezelfde manier als uw eigen leden.

Een gedetailleerd overzicht is toegankelijk via het pictogram « Gegevens » bij elk lid: een eerste tabel voor de lopende hoofdelijke bijdrage, een tweede voor de geschiedenis van de tijdens het lopende jaar geïnde hoofdelijke bijdragen.

Een hoofdelijke bijdrage invoeren

1. Vanuit de ledenlijst van de obediëntie
   1. Voor een lid dat niet in orde is met zijn hoofdelijke bijdrage
      1. Klik op het rode pictogram
      2. Kies de periodiciteit (Maandelijks of Jaarlijks) en vul het geïnde bedrag in
      3. Klik op « Opslaan »
      4. Het lid is in orde met zijn hoofdelijke bijdrage

Let op: de hoofdelijke bijdrage wordt automatisch in de financiën geregistreerd, en de regelmatigheidsstatus van het lid ten opzichte van de obediëntie wordt meteen herberekend — zie De hoofdelijke bijdrage in orde eisen vóór elke benoeming.

Deze pagina vult Documenten versturen aan: in een obediëntie biedt het versturen van documenten een extra doelgroep en een ander gedrag voor de doelgroep « Leden ».

Een extra doelgroep: « Loges van de obediëntie »

Voor uitnodigingen, agenda’s, vrije mededelingen en algemene documenten verschijnt er een extra selectievakje naast « Vriendschapsloges »: « Loges van de obediëntie ».

• Dit gebruikt het e-mailadres dat is geregistreerd in het overzicht van de loges van de obediëntie — niet dat van het adresboek van de vriendschapsloges.
• Dit staat los van het vakje « Vriendschapsloges »: u kunt het ene, het andere, of beide aanvinken.

« Leden » omvat ook de door de loges doorgegeven leden

Wanneer u de doelgroep « Leden » aanvinkt om een document te versturen, gaat het bericht naar uw eigen leden en naar de gefedereerde leden die door de loges van de obediëntie zijn doorgegeven — zij vormen geen aparte doelgroep, zij maken deel uit van het geheel « Leden ».

Voor de rest

De algemene werking — selectie van de ontvangers, vooraf ingevuld onderwerp en bericht, verzendwachtrij — is identiek aan wat beschreven staat in Documenten versturen.

Deze pagina dient als referentiepunt: een overzicht van alles wat een obediëntie-instantie onderscheidt van een klassieke loge-instantie, zodat u snel uw weg vindt in de schermen die u misschien al in een andere vorm kent.

Menu

• Bibliotheca verdwijnt uit het menu — deze module heeft geen zin op het niveau van een obediëntie.
• Een blok « Obediëntie » vervangt het klassieke loge­beheerblok: Loges, Leden van de obediëntie, Afstemming, Bezoekers, Gebeurtenissen (met Inschrijvingen), Archieven, en « Grote Raad » — dat hetzelfde scherm opent als « Functies & Officieren » in een loge.
• Aanwezigheid, Kandidaturen en Rituelen verdwijnen uit dit menu: dit zijn begrippen die alleen op het niveau van een loge zinvol zijn.
• Op de mobiele app geldt dezelfde logica: de Bibliotheca-tegel wordt niet weergegeven op een obediëntie-instantie.

Lijst van de loges

De lijst wordt twee tabellen:

• Loges van de obediëntie: met twee extra kolommen, Nummer en Achtbare Meester. De acties zijn Detail en Verwijderen (in plaats van Wijzigen en Verwijderen) — en het verwijderen is uitgeschakeld voor elke loge die met Atrium is gesynchroniseerd, met een tooltip die dit uitlegt.
• Vriendschapsloges: uw adresboek, zonder enige federatieve band.

Lijst van de leden

Een kolom « Loge » verschijnt op de derde plaats en toont alle loges waarbij een lid is aangesloten (en niet slechts één) — nuttig voor een lid dat tot meerdere werkplaatsen behoort. De filter op loge, die in een loge bestaat, verdwijnt hier omdat alle leden van alle loges in dezelfde lijst staan. Gefedereerde leden tellen mee als actieve leden.

Een lid aanmaken en raadplegen

• Bij het aanmaken wordt een veld « Eigen loge » verplicht.
• Op de ledenfiche verschijnt bovenaan een regel « Identificatie », en een regel « Loge » toont alle aansluitingen van het lid — zie Identificatie en Lid-ID.
• Voor een gefedereerd lid beperkt het wijzigingsscherm zich tot het enige veld « Lid-ID »: zijn identiteit behoort toe aan de bronloge en verandert alleen via afstemming, nooit via een rechtstreekse wijziging langs de kant van de obediëntie.

Financiën

« Bijdragen » wordt overal in de interface « Hoofdelijke bijdragen », ook in de bijbehorende inkomstencategorie. Zie Hoofdelijke bijdragen invoeren.

Documenten versturen

Een extra doelgroep, « Loges van de obediëntie », en de doelgroep « Leden » die ook de gefedereerde leden omvat. Zie Schrijven naar de loges van de obediëntie.

Dashboard en rapporten

Geen enkele filter op loge: de tellers en statistieken van het dashboard en de rapporten hebben betrekking op alle leden van alle loges van de obediëntie, niet op één enkele werkplaats.

Aandachtspunt — ruimere deling dan bij een loge

Dit verdient het duidelijk te worden benadrukt, want het is contra-intuïtief en raakt aan de vertrouwelijkheid.

Op een loge-instantie gaat er niets naar een andere loge zonder een expliciete deelregel die u heeft ingesteld.

Op een obediëntie-instantie geldt dit niet voor gebeurtenissen en documenten: die worden automatisch verzonden naar alle gemeenschappen waarvan uw obediëntie lid is, zelfs zonder dat u enige deelregel heeft ingesteld. Voor elke gemeenschap wordt on-the-fly een impliciete regel toegevoegd — u hoeft daarvoor niets te configureren, en niets in de interface laat u dit uitschakelen.

Concreet: als u aan de kant van de obediëntie een gebeurtenis aanmaakt of een document plaatst in de veronderstelling dat dit intern blijft, kan het toch worden verspreid naar de loges van een gefedereerde gemeenschap, zonder dat u ook maar één deelregel voor dat type inhoud heeft aangemaakt. Houd hiermee rekening voordat u een gebeurtenis of document publiceert dat u strikt intern aan de obediëntie wilt houden.

Dit gedrag geldt niet voor de hoofdelijke bijdragen: zie De hoofdelijke bijdrage in orde eisen vóór elke benoeming, waar alleen een status (in orde / niet in orde / geen lid meer) wordt doorgegeven, nooit een bedrag.

Overzicht

Het profiel van de obediëntie heeft een tabblad « Regels van de obediëntie », voorbehouden aan beheerders, dat op één plaats de beleidsregels bundelt die uw obediëntie aan al haar loges kan opleggen. Elke regel is een onafhankelijke schakelaar: ze activeren of uitschakelen heeft onmiddellijk effect en wordt automatisch verspreid naar alle betrokken loges, zonder dat zij iets hoeven te doen.

Zolang u geen enkele regel van dit tabblad activeert, verandert er niets aan de werking van om het even welke loge.

Het tabblad openen

1. Open vanuit het menu « Profiel » (profiel van de obediëntie).
2. Klik op het tabblad « Regels van de obediëntie ».

Dit tabblad verschijnt enkel op een obediëntie-instantie, voor een beheerder. Het secretariaat heeft er geen toegang toe.

Hoofdelijke bijdrage in orde vóór benoeming

Deze instelling bestond al en verandert niet van gedrag: zie De hoofdelijke bijdrage in orde eisen vóór elke benoeming voor het detail. Ze leeft voortaan in dit tabblad in plaats van in de instellingen van de schatkist, die naar deze pagina verwijzen.

Validatie van graadovergangen

De schakelaar « Graadovergangen » activeert, voor al uw loges, de validatie van graadovergangen door de obediëntie: een loge moet dan uw goedkeuring vragen vóór elke overgang naar de hogere graad, in plaats van die vrij in te voeren. Zie Naar de hogere graad gaan aan de kant van de loge, en Graadovergangen goedkeuren aan de kant van de obediëntie.

Als u deze regel uitschakelt terwijl er aanvragen in afwachting zijn, worden die automatisch goedgekeurd: elke betrokken loge kan dan de overgang registreren, en krijgt vervolgens de vrije invoer van de graaddata terug.

Kandidaturen, affiliaties, officiersbenoemingen: vier regimes naar keuze

In dezelfde kaart regelen drie bijkomende instellingen, per type, wat uw obediëntie van haar loges verwacht over aanvragen tot inwijding, affiliaties en officiersbenoemingen: « Aanvragen tot inwijding », « Affiliaties » en « Officiersbenoemingen ».

U stelt elk type onafhankelijk in op een van deze vier regimes:

• Uitgeschakeld — de loge kan alles doen zoals vandaag; ze verwacht niets; uw obediëntie volgt dit type gebeurtenis niet.
• Informatie — de loge kan onmiddellijk alles doen (de brief in de loge voorstellen, onderzoeken, laten ondertekenen, de affiliatie uitspreken, haar officieren installeren); ze verwacht niets; uw obediëntie wordt enkel op de hoogte gehouden, voor haar registers en haar bulletin.
• Informatie en termijn — de loge kan onmiddellijk het dossier wijzigen, documenten laten ondertekenen, weigeren, de aanvraag intrekken (of een benoeming voorstellen); ze wacht op het einde van een termijn, die u zelf instelt, vóór de volgende reglementaire stap (de Voorstelling voor een kandidatuur, de ceremonie voor een affiliatie, de inwerkingtreding voor een benoeming); tijdens deze termijn informeert uw obediëntie al haar loges, die zich kunnen melden als ze de betrokken persoon kennen.
• Goedkeuring — de loge kan het dossier vooruit brengen tot de stap die uw akkoord vereist (de brief voorstellen, onderzoeken, laten ondertekenen, een benoeming voorstellen); de volgende stap wacht op uw uitdrukkelijke toestemming, post per post voor een benoeming, of op een automatische goedkeuring als u een termijn heeft vastgelegd; uw obediëntie wil het dossier controleren vóór de loge zich engageert.

« Voorstelling » duidt de Tenue aan waarop de kandidatuurbrief in de loge wordt voorgesteld: vanaf dat moment kunnen de onderzoeken, de ceremonie en daarna de aanvaarding volgen. In het regime « informatie en termijn » of « goedkeuring » wacht deze Voorstelling op het einde van de termijn of op uw toestemming; juli en augustus worden nooit meegeteld in een termijn.

Voor het detail van de schermen aan de kant van de loge, zie Kandidatuurbeheer en Functies en officieren. Voor het detail van de schermen aan de kant van de obediëntie, zie Verzoeken van de loges, Kandidaturen van de federatie, Bulletin van de kandidaturen en Benoemingen van de loges.

Remontage van kandidaatshandtekeningen

In de kaart « Rapportering van de loges » bepaalt de instelling « Handtekeningen van kandidaten » wat uw loges u doorgeven over de te ondertekenen documenten van hun kandidaten (privacyverklaring en andere). Drie posities, naar keuze:

• Uitgeschakeld: er komt niets door.
• Status: u ziet, per loge, de status van elk document (verstuurd, ondertekend, scan gedeponeerd…) zonder toegang tot het document zelf.
• Status en documenten: u ziet bovendien de ondertekende PDF.

Zie Handtekeningen van kandidaten voor het raadplegingsscherm.

Overzicht

Het profiel van de loge, net als dat van de obediëntie, heeft een tabblad « GDPR/RGPD » gewijd aan het model van de privacyverklaring — het document dat een kandidaat of een lid ondertekent om in te stemmen met de verwerking van zijn persoonsgegevens. Een obediëntie kan haar eigen model deponeren en het automatisch verspreiden naar al haar loges; een loge zonder obediëntie, of van wie de obediëntie niets heeft verspreid, deponeert en beheert haar eigen model lokaal.

Het tabblad openen

Klik vanuit « Profiel » (profiel van de loge of van de obediëntie) op het tabblad « GDPR/RGPD ». Het is zichtbaar voor beheerders en voor het secretariaat; enkel beheerders kunnen er een document deponeren of vervangen, het secretariaat raadpleegt het enkel.

Een model deponeren

1. Klik op « Het model deponeren » (of « Een nieuwe versie deponeren » als er al een model bestaat).
2. Kies het PDF-bestand.
3. Bevestig.

Elke deponering creëert een nieuwe versie; de vorige versies blijven raadpleegbaar in de geschiedenis van het tabblad.

Verspreiding door de obediëntie

Als u een obediëntie bent, wordt elke nieuwe versie die u deponeert automatisch doorgegeven aan alle loges van uw federatieve gemeenschappen: zij hoeven niets te doen om ze te ontvangen. Een loge die zelf een lokaal model deponeert, zonder af te hangen van een verspreiding door haar obediëntie, behoudt de controle over haar eigen versie.

Welk model wordt gebruikt voor een ondertekening?

Wanneer een privacyverklaring wordt toegevoegd aan de te ondertekenen documenten van een kandidatuur (zie Te ondertekenen documenten), houdt Janus rekening met, in deze volgorde:

1. In de eerste plaats, de laatste versie ontvangen van de obediëntie, als uw loge daarvan afhangt;
2. Bij ontstentenis daarvan, de laatste lokaal gedeponeerde versie;
3. Als geen enkel model beschikbaar is, verschijnt de optie van de privacyverklaring eenvoudigweg niet in de lijst van toe te voegen documenten.

De ondertekening gebeurt altijd op een kopie van het model, eigen aan de ondertekenaar: het model zelf wordt nooit gewijzigd door een ondertekening.

Vertrouwelijkheid

Het model van de verklaring is geen geheim document: het wordt zoals het is verspreid, vrij raadpleegbaar door elke betrokken loge. Het zijn de ondertekende kopieën die beschermde documenten zijn — voorbehouden aan beheerders en het secretariaat, nooit zichtbaar in een lijst of archiefzoekopdracht (zie Te ondertekenen documenten en, aan de kant van de obediëntie, Handtekeningen van kandidaten).

Overzicht

Zodra de validatie van graadovergangen geactiveerd is (zie Regels van de obediëntie instellen), komt elke aanvraag tot overgang die een loge verstuurt terecht in « Verzoeken van de loges », waar u ze kunt goedkeuren of weigeren.

« Verzoeken van de loges » is het ene menu dat alle beslissingen bundelt die van uw obediëntie verwacht worden: graadovergangen, en — zodra uw obediëntie die regels activeert — kandidaturen, affiliaties en officiersbenoemingen van de loges. Zie Verzoeken van de loges voor een overzicht van de vier tabbladen.

Het scherm openen

Open vanuit het menu « Verzoeken van de loges ». Een rood getal naast het menu-item geeft aan hoeveel beslissingen in totaal wachten, over alle types heen.

Het tabblad « Graadovergangen » bevat:

• de lijst van aanvragen in afwachting, met de te nemen acties;
• een sectie « Genomen beslissingen », eronder, die de reeds genomen beslissingen voor dit type bijhoudt.

Er is geen apart tabblad « Geschiedenis » meer: elk type houdt zijn eigen genomen beslissingen bij, in zijn eigen tabblad.

Over een aanvraag beslissen

Voor elke aanvraag in afwachting toont de tabel de loge, het betrokken lid, de aangevraagde graad, een eventuele reden voor verkorte anciënniteit (als er minder dan een jaar is verstreken sinds de huidige graad), het aantal dagen sinds de aanvraag, en wie ze indiende.

• Goedkeuren: één klik volstaat. De loge wordt verwittigd en kan de overgang registreren zodra de ceremonie heeft plaatsgevonden.
• Weigeren: een reden is verplicht, zichtbaar voor de loge.

Automatische herinneringen

Een onbehandelde aanvraag krijgt een herinnering na 14 dagen (juli en augustus niet meegeteld), daarna elke week zolang ze in afwachting blijft.

Als u de regel uitschakelt

De validatie van graadovergangen uitschakelen terwijl er aanvragen in afwachting zijn, keurt die automatisch goed: elke betrokken loge vindt de knop « De overgang registreren » terug voor haar eigen aanvraag, en keert vervolgens terug naar de vrije invoer van de graaddata zodra de overgang geregistreerd is.

Overzicht

Wanneer de remontage van kandidaatshandtekeningen geactiveerd is (zie Regels van de obediëntie instellen), toont het scherm « Handtekeningen van kandidaten » u, per loge, de status van de te ondertekenen documenten van hun kandidaten.

Het scherm openen

Open vanuit het menu « Handtekeningen van kandidaten ». Voorbehouden aan beheerders en het secretariaat van de obediëntie.

De tabel toont, voor elk document: de loge, de kandidaat, het document (met zijn modelversie), of het verplicht is, en zijn status (te versturen, verstuurd, ondertekend, scan gedeponeerd, of geannuleerd, met de datum van de laatste wijziging).

Een ondertekend document raadplegen

Als uw obediëntie de positie « Status en documenten » heeft gekozen (in plaats van enkel « Status »), opent een link « Bekijken » rechtstreeks de ondertekende PDF vanaf deze regel, voor de documenten die al zijn aangekomen. Met enkel de positie « Status » ziet u de status van elk document, maar niet de inhoud ervan.

Dit scherm is enkel-lezen: er is hier geen enkele actie mogelijk, de documenten worden altijd beheerd vanuit de loge van herkomst.

Vertrouwelijkheid

De ondertekende documenten van kandidaten zijn beschermde documenten: enkel beheerders en het secretariaat van de obediëntie hebben er toegang toe, en ze verschijnen nooit in een lijst of archiefzoekopdracht, noch aan de kant van de loge, noch aan de kant van de obediëntie.

Overzicht

« Verzoeken van de loges » is het ene menu van uw obediëntie voor alle beslissingen die van haar loges verwacht worden. Het bundelt, per type, wat vroeger in aparte schermen stond — goedkeuringen van graadovergangen, handtekeningen van kandidaten — en wat de nieuwe flow-regimes toevoegen: aanvragen tot inwijding, affiliaties en officiersbenoemingen.

Een rood getal naast het menu-item geeft het totaal aantal beslissingen weer die op u wachten, over alle types heen.

De vier tabbladen

Elk tabblad draagt zijn eigen teller: in rood, het aantal beslissingen dat een actie van u vereist; in grijs, naast het tabblad-label, het aantal gevolgde dossiers zonder dat er een beslissing te nemen valt (kandidaturen in regime « informatie », bijvoorbeeld). Een tabblad verschijnt enkel als zijn regel actief is of als het al gegevens bevat — het verdwijnt nooit vanzelf zodra dossiers ontvangen zijn, zelfs als u de overeenkomstige regel daarna uitschakelt.

Binnen elk tabblad herhaalt zich dezelfde logica:

1. Wat een beslissing vereist wordt eerst getoond, met de bijhorende acties.
2. Een sectie « Genomen beslissingen », eronder, houdt bij wat al beslist is voor dit type.

Er is geen apart tabblad « Geschiedenis »: de geschiedenis leeft in het tabblad van zijn eigen type.

Over een aanvraag beslissen

Het detail van elke beslissing hangt af van het type:

• Graadovergangen: zie Graadovergangen goedkeuren.
• Kandidaturen en affiliaties: zie Kandidaturen van de federatie — het blok « Te autoriseren », bovenaan elk tabblad, verschijnt enkel als uw obediëntie het regime goedkeuring voor dit type gekozen heeft.
• Officiersbenoemingen: zie Benoemingen van de loges.

In alle gevallen heft Autoriseren de blokkering aan de kant van de loge onmiddellijk op, die hiervan verwittigd wordt. Weigeren vereist een reden, zichtbaar voor de loge, en laat de blokkering staan; de loge kan dan een nieuwe aanvraag indienen.

Wie toegang heeft tot dit menu

De beheerders en het secretariaat van de obediëntie zien « Verzoeken van de loges », voor de types die ze dagelijks nodig hebben. Het tabblad « Regels van de obediëntie », dat dient om deze types te activeren of in te stellen, blijft voorbehouden aan beheerders — zie Regels van de obediëntie instellen.

Overzicht

Zodra uw obediëntie de opvolging van aanvragen tot inwijding of affiliaties instelt (zie Regels van de obediëntie instellen), verschijnen de door uw loges doorgestuurde dossiers in de tabbladen « Kandidaturen » en « Affiliaties » van het menu Verzoeken van de loges. Hier, en nergens anders, vindt u het gefedereerde overzicht van deze dossiers — er is geen apart scherm met dezelfde naam.

Wat u er ziet, hangt af van het gekozen regime per type:

• Informatie: u volgt de doorgestuurde dossiers op, zonder iets te beslissen.
• Informatie en termijn: naast de opvolging ziet u de lopende of verstreken termijn voor elk dossier.
• Goedkeuring: de dossiers in afwachting verschijnen in een blok « Te autoriseren », bovenaan het tabblad, vóór de opvolgingslijst.

Het blok « Te autoriseren » (regime goedkeuring)

Voor elke aanvraag in afwachting: de loge, het Oosten, de kandidaat of het betrokken lid, zijn huidige status in het dossier, zijn peters (hoedanigheid, loge, obediëntie wanneer de peter van elders komt), en een aanduiding als een nieuwe aanvraag volgt op een eerdere weigering of intrekking — met, indien van toepassing, het bijhorende bericht.

• Autoriseren: er wordt een bevestiging gevraagd; de loge wordt onmiddellijk verwittigd en de blokkering van haar dossier wordt opgeheven.
• Weigeren: een reden is verplicht, zichtbaar voor de loge; de blokkering blijft staan en de loge kan een nieuwe aanvraag indienen.

Een link opent het volledige detail van het dossier, met de geschiedenis van de reeds ontvangen berichten.

De gefedereerde opvolging

Onder het blok « Te autoriseren » (of eerst, als uw obediëntie enkel informatie of termijn gekozen heeft) toont de opvolgingstabel alle doorgestuurde dossiers, gegroepeerd per Oosten en dan per loge, met:

• filters: Oosten, loge, status van het dossier, periode;
• een kolom die, naargelang het regime, de lopende termijn (met einddatum) of de autorisatie (in afwachting, verleend, geweigerd) toont;
• de status van de handtekeningen van de documenten van de kandidaat, wanneer uw obediëntie ook hun doorgave geactiveerd heeft (zie Regels van de obediëntie instellen);
• een markering « langer dan 3 jaar » op een dossier dat al lang open staat.

Een door de loge ingetrokken of verwijderd dossier verdwijnt uit deze opvolging; een afgesloten dossier (toelating, definitieve weigering…) blijft hier nog een tijd zichtbaar voor het automatisch verwijderd wordt.

Een bulletin afdrukken

De opvolgingstabel wordt samengevat in PDF, met dezelfde filters, via de knop « PDF-bulletin » — zie Bulletin van de kandidaturen.

Overzicht

Vanuit de tabbladen « Kandidaturen » en « Affiliaties » van Verzoeken van de loges genereert de knop « PDF-bulletin » een document dat in één keer alle dossiers bevat die door de huidige filters getoond worden.

Wat het bulletin bevat

• De dossiers worden gegroepeerd per Oosten, en dan per loge binnen elk Oosten.
• Aanvragen tot inwijding en affiliaties verschijnen in twee aparte secties.
• Voor elk dossier: de naam van de kandidaat of het lid, zijn huidige status, de datum van doorsturen, de laatste wijzigingsdatum, zijn peters, en het regime (informatie, termijn, goedkeuring) dat van toepassing was bij het doorsturen.

Het bulletin neemt exact de filters over die actief waren op het moment van klikken (Oosten, loge, status, periode): verwijder eerst uw filters voor een volledig bulletin.

Het document wordt op aanvraag gegenereerd, onmiddellijk, en nooit automatisch gearchiveerd: download en bewaar het zelf als u het wilt behouden.

De opmaak aanpassen

Zoals de andere documenten van Janus kan de opmaak van het bulletin aangepast worden via de Template Studio, in Mosaïque. Het item « Bulletin van de kandidaturen » verschijnt enkel op een obediëntie-instantie — het bestaat niet in de Template Studio van een loge.

Zie Mosaïque - Modellen voor de algemene werking van de Template Studio.

Overzicht

Zodra uw obediëntie de opvolging van officiersbenoemingen instelt (zie Regels van de obediëntie instellen), verschijnt wat haar loges meedelen, voorstellen of ter goedkeuring voorleggen in het tabblad « Benoemingen » van het menu Verzoeken van de loges.

Wat u er ziet, hangt af van het gekozen regime:

• Informatie: de loges delen hun college mee na elke installatie; u houdt de geschiedenis bij, zonder iets te beslissen.
• Informatie en termijn: de loges stellen een benoeming of een volledig college voor, dat pas van kracht wordt na een termijn die u instelt; u volgt de voortgang op.
• Goedkeuring: elke voorgestelde post wacht op uw akkoord, post per post, vóór de loge hem kan registreren.

Meegedeelde colleges (regime informatie)

Een sectie « Meegedeelde colleges », alleen-lezen, toont de laatst ontvangen mededeling van elke loge: de aangekondigde installatiedatum, en de lijst van posten met hun titularis.

Benoemingen in afwachting van goedkeuring (regime goedkeuring)

Voor elke aanvraag toont een tabel de voorgestelde posten, met voor elk het beoogde lid en, als een post al bezet is, de naam van de huidige titularis.

• Standaard staat elke post op Goedkeuren.
• Zet een post op Weigeren om hem uit te sluiten; een reden wordt dan verplicht voor die post, zichtbaar voor de loge.
• Een live samenvatting toont het aantal goedgekeurde en geweigerde posten.
• De beslissing valideren verstuurt alle posten in één keer; de knop blijft inactief zolang een post geen beslissing heeft, of een weigering geen reden heeft.

Een goedgekeurde post kan daarna door de loge geregistreerd worden; een geweigerde post behoudt zijn vorige titularis (of blijft vacant als er geen was), met de reden zichtbaar voor de loge. Niets belet dat een college gedeeltelijk goedgekeurd wordt: sommige posten registreerbaar, andere niet.

Als uw regel een termijn voor automatische goedkeuring draagt, wordt een aanvraag zonder beslissing na die termijn ambtshalve goedgekeurd — net als bij kandidaturen en graadovergangen.

Genomen beslissingen

De sectie « Genomen beslissingen » van het tabblad houdt het detail per post bij: status (goedgekeurd, ambtshalve goedgekeurd, geweigerd, geregistreerd) en reden van elke weigering.

Op de fiche van een loge

De fiche van een loge, aan de kant van de obediëntie, draagt een sectie « Meegedeelde benoemingen » die haar laatst bekende college weergeeft, samen met de benoemingen die nog in termijn zijn. Deze informatie komt van wat de loge heeft doorgegeven — niet van een invoer uwerzijds.

Wat de benoemde ziet

Het betrokken lid ziet de status van zijn benoeming (in afwachting, goedgekeurd, geweigerd met reden, te registreren, geregistreerd) op zijn eigen fiche, zowel op het web als in de PWA. De beheerders en het secretariaat van de loge ontvangen een melding bij elke beslissing die van de obediëntie ontvangen wordt.