Secrétariat de Loge

La fonction de secrétaire dans une loge maçonnique implique de nombreuses responsabilités administratives. Janus simplifie ces tâches grâce à des outils dédiés :

• Planification des réunions - Gérez le calendrier des tenues et envoyez des convocations automatiquement
• Gestion des procès-verbaux - Créez, stockez et partagez facilement les procès-verbaux des tenues
• Correspondance - Un système intégré pour communiquer avec les membres, visiteurs, loges amies etc…
• Archivage numérique - Conservez tous les documents importants dans un espace sécurisé
• Suivi des actions - Suivez les décisions prises et les actions à entreprendre

Convocations Simplifiées

Notre système de convocations est l’un des outils les plus appréciés. Il permet :

• D’envoyer des convocations personnalisées par email
• De suivre qui a confirmé sa présence
• D’établir automatiquement une liste des présents et des excusés
• De préparer la farde du secrétaire à l’avance (esquisse, registre des présences, PV précédent)

Procès-verbaux Structurés

Janus propose des modèles pour faciliter la rédaction des procès-verbaux, avec :

• Des sections prédéfinies selon votre rite
• La possibilité d’ajouter des signatures électroniques
• Un système d’approbation en ligne
• Un archivage chronologique et thématique

Trésorerie de Loge

La gestion financière d’une loge maçonnique nécessite rigueur et organisation. Janus propose un module de trésorerie complet qui simplifie radicalement la gestion financière et permet au trésorier de :

• Suivi des cotisations - Suivez et relancez automatiquement les cotisations en retard
• Comptabilité conforme ASBL/Loi 1901 - Plan comptable standardisé pour les associations belges et françaises, avec catégories prédéfinies et rapports adaptés
• Gestion multicomptes - Gérez plusieurs comptes bancaires et de caisse en toute simplicité
• Types de cotisations multiples - Définissez différents montants selon le statut des membres (actif, congé, visiteur, etc.)
• Réconciliation bancaire améliorée - Suivez et réconciliez facilement les opérations sur tous vos comptes
• Rapports financiers - Générez des rapports détaillés (compte de résultat, bilan) pour les réunions
• Gestion de budget - Planifiez et suivez les dépenses de l’année maçonnique
• Facturation - Créez et envoyez facilement des factures aux membres

Une Comptabilité Simplifiée et Conforme

Janus simplifie votre comptabilité avec :

• Plans comptables prêts à l’emploi - Choisissez entre le mode ASBL (Belgique) ou Loi 1901 (France) avec catégories standardisées
• Mapping intelligent - Vos catégories existantes sont automatiquement mappées vers les catégories standard
• Rapports automatiques - Générez en un clic les rapports comptables conformes (compte de résultat, bilan simplifié)
• Réconciliation facilitée - Importez vos relevés bancaires et réconciliez-les automatiquement avec vos transactions

Paiements et Cotisations

Notre système de gestion des paiements permet :

• De suivre l’historique des paiements de chaque membre
• D’accepter les paiements en ligne (cartes bancaires, virements)
• D’envoyer des rappels personnalisés aux retardataires
• De générer des reçus automatiques
• Cotisations personnalisées - Différenciez automatiquement les montants selon le statut du membre

Trésor de Bienfaisance

Janus inclut un module spécial pour gérer le trésor de bienfaisance :

• Comptabilité séparée pour les actions philanthropiques
• Suivi des dons et des actions caritatives
• Rapports dédiés pour les commissions de bienfaisance
• Attribution transparente des fonds

Atrium : le partage entre loges

Atrium permet de relier des loges entre elles pour qu’elles puissent partager facilement des documents, des événements et des contacts. Plus besoin d’échanger tout à la main : une fois les loges liées, le partage se fait de manière fluide et sécurisée.

Que vous souhaitiez connecter deux loges, rejoindre une communauté thématique ou travailler avec votre obédience, Atrium s’adapte à vos besoins avec trois types de regroupements : le point à point, les communautés et les obédiences / fédérations. Dans les trois cas, Atrium est au cœur des échanges et représenté de la même manière.

Atrium repose sur une couche cryptographique professionnelle : seules les instances autorisées ont accès aux données échangées, et la confidentialité des données personnelles est préservée de bout en bout.

Point à point : deux loges qui se connectent

“Je voudrais partager mes évènements automatiquement avec notre Loge soeur !”
“Je voudrais que mes membres soient automatiquement reconnus par cette autre Loge de ma région”

Lorsque deux loges souhaitent se lier pour partager des documents, événements ou contacts sans passer par une communauté plus large, elles peuvent créer un lien point à point. Les deux loges sont alors reliées via Atrium, qui assure le routage et la sécurisation des échanges.

C’est la configuration la plus simple : aucune structure intermédiaire, juste les deux loges et Atrium entre elles.

Communautés : partager au sein d’un réseau de loges

“Je veux partager mes contacts avec les 8 loges de ma région”
“Je voudrais partager toutes nos planches sur les éléments avec les loges symboliques que je connais”

Une communauté est un groupe de loges qui ont choisi de se retrouver pour partager automatiquement des contenus. Dès qu’une loge rejoint une communauté, elle peut :

• Partager des documents avec les autres loges du groupe (invitations, PV, rapports…)
• Diffuser des événements (tenues, agapes, conférences) pour que les autres loges puissent les voir et s’inscrire
• Échanger des contacts (membres, visiteurs) dans le respect de la vie privée et des accords entre loges

Tout se fait automatiquement une fois les liens activés : vous choisissez ce que vous partagez, et les autres loges reçoivent l’information sans démarche supplémentaire.

Le schéma ci-dessous montre toutes les loges liées à Atrium : chaque loge est représentée par un petit temple, et Atrium apparaît comme le réseau au centre qui les relie.

• Au centre : Atrium (le réseau qui relie les loges).
• Autour : les loges membres, chacune représentée par un temple.
• Les lignes symbolisent les échanges : documents, événements et contacts transitent de manière organisée et sécurisée entre les loges via Atrium.

Vous gardez le contrôle : vous décidez quelles loges font partie de la communauté et ce que vous partagez avec elles.

Obédiences et fédérations : loges et instance centrale

“Je dois partager mes contacts avec les loges de mon obédience”
“Quand un F:. ou une S:. change de grade, je veux que l’obédience soit automatiquement informée”

Les obédiences (ou fédérations) sont un type de communauté particulier. On y trouve à la fois des loges et une instance obédience (le siège, l’administration centrale). La structure est la suivante : l’instance obédience en haut, Atrium au milieu (relié à l’obédience), et les loges en bas, toutes liées à Atrium.

Les échanges peuvent avoir lieu dans les trois sens :

1. Entre loges : comme dans une communauté classique, les loges peuvent partager documents, événements et contacts entre elles.
2. Entre les loges et l’obédience : les loges envoient à l’obédience les informations utiles (rapports, listes, événements) et reçoivent en retour circulaires, documents officiels, calendriers fédéraux, etc.
3. Entre l’obédience et les loges : l’obédience diffuse vers toutes les loges (ou un sous-ensemble) les documents et événements qu’elle souhaite partager.

Cela permet à une obédience d’avoir une vue d’ensemble tout en laissant chaque loge gérer son quotidien avec Janus. Les loges restent autonomes tout en étant reliées à leur structure.

En résumé

• Atrium = le lien qui permet à des loges (et éventuellement à une obédience) de partager sans se compliquer la vie. Il est au centre de tous les schémas, de la même façon.
• Point à point = deux loges reliées directement via Atrium.
• Communautés = groupes de loges qui partagent automatiquement documents, événements et contacts via Atrium.
• Obédiences / fédérations = une instance obédience, Atrium, et les loges ; échanges dans tous les sens.

Le tout est pensé pour être simple à utiliser et compréhensible même si vous n’êtes pas à l’aise avec la technique : une fois les liens créés et acceptés, le partage fonctionne au quotidien comme une évidence.

Gestion des Banquets et Agapes

Les agapes et banquets sont des moments essentiels de convivialité dans la vie d’une loge. Janus simplifie leur organisation grâce à des outils dédiés :

• Planification des repas - Organisez facilement vos agapes et banquets
• Gestion des inscriptions - Suivez les confirmations de présence et les menus choisis
• Préférences alimentaires - Prenez en compte les restrictions et préférences de chaque membre
• Facturation intégrée - Gérez les paiements des agapes directement dans l’application

Coordination avec les Traiteurs

Notre module facilite la coordination avec les prestataires :

• Gestion du nombre exact de convives
• Gestion des restrictions alimentaires
• Communication simplifiée avec le traiteur
• Historique des présences

Événements Spéciaux

Janus vous aide également à organiser les événements exceptionnels :

• Tenues blanches et cérémonies spéciales
• Fêtes de solstice
• Réceptions officielles
• Anniversaires de loge

Chaque événement peut être personnalisé avec ses propres paramètres, invitations spécifiques et organisation dédiée.

Gestion des Membres

La gestion des membres est au cœur de l’administration d’une loge maçonnique. Janus offre une solution complète pour :

• Dossiers complets - Conservez toutes les informations importantes de chaque membre en un seul endroit
• Suivi des progressions - Suivez l’évolution de chaque frère en loge bleue ou aux hauts grades
• Gestion des présences - Enregistrez et analysez la participation aux tenues
• Rappel des anniversaires - Ne manquez plus jamais les dates importantes

Dossiers Personnalisés

Pour chaque membre de votre loge, vous pouvez facilement :

• Maintenir un profil complet avec coordonnées
• Conserver l’historique maçonnique (initiations, passages, élévations, passages de grade)
• Enregistrer les rôles et fonctions occupés au fil des années

Progression Maçonnique

Janus facilite le suivi du parcours initiatique :

• Visualisation claire du parcours de chaque membre
• Planification des cérémonies à venir
• Rapports personnalisés pour le Vénérable Maître et les officiers

Participation et Assiduité

Analysez la participation aux travaux avec des outils dédiés :

• Registre de présence numérique pour chaque tenue
• Statistiques d’assiduité individuelles et collectives
• Rapports pour les commissions d’assiduité

Développements Futurs

Janus est en constante évolution pour répondre aux besoins des loges maçonniques. Notre équipe travaille continuellement à l’amélioration de la plateforme et au développement de nouvelles fonctionnalités.

Notre Vision

Notre objectif est de fournir l’outil le plus complet et intuitif pour la gestion des loges maçonniques. Nous nous appuyons sur les retours de nos utilisateurs pour orienter nos développements et garantir que Janus répond parfaitement à vos besoins.

Un Développement Continu

Le journal des versions retrace, mise à jour après mise à jour, les fonctionnalités effectivement livrées :

Consulter le journal des versions

Vos Idées Comptent

Nous accordons une grande importance à vos suggestions. Si vous avez des idées pour améliorer Janus ou des fonctionnalités que vous aimeriez voir développées, n’hésitez pas à nous contacter. Votre expérience et vos besoins guident le développement de Janus.

Mises à Jour Régulières

Janus bénéficie d’un programme de mises à jour régulières pour :

• Améliorer les fonctionnalités existantes
• Ajouter de nouvelles possibilités
• Renforcer la sécurité et les performances
• Optimiser l’expérience utilisateur

Suivez notre roadmap pour être informé des dernières évolutions et des fonctionnalités à venir pour votre loge.

Vos données

Avant d’installer un logiciel dans une loge, on ne demande pas quelles fonctions il propose. On demande qui peut nous lire, et ce qu’on devient si l’éditeur disparaît.

Cette page répond à ces questions dans l’ordre, sans détour. Elle est écrite pour être lue en comité, sans nous dans la pièce.

1. Où sont physiquement nos données ?

Sur des serveurs OVH, à Roubaix, en France. Juridiction européenne, RGPD applicable de plein droit.

Aucune donnée ne transite ni ne réside hors de l’Union européenne. Ce n’est pas une intention : c’est l’article 10 de votre contrat, qui interdit tout transfert hors UE sans votre accord écrit préalable.

Les bases sont chiffrées au repos. Les sauvegardes sont quotidiennes, chiffrées elles aussi, et répliquées sur un second site.

2. Qui peut lire nos données ?

Les membres à qui vous donnez accès. Et, dans un cas précis, nous — il faut le dire clairement.

Janus embarque un accès support qui permet à l’éditeur d’ouvrir une session au nom d’un utilisateur, pour diagnostiquer un incident qu’aucune description ne suffit à reproduire. C’est une fonction utile, et c’est aussi la plus intrusive du logiciel.

Voici exactement ce qui l’encadre :

• Elle est désactivée par défaut. Elle n’existe pas tant que vous ne l’activez pas.
• Chaque ouverture et chaque fermeture de session sont horodatées et inscrites au journal d’audit de votre loge — pas au nôtre.
• Ce journal est consultable par votre administrateur, quand il le veut, sans nous le demander.
• Le motif de fin de session y figure : arrêt manuel, déconnexion ou expiration.

Nous préférons vous l’annoncer plutôt que vous laisser le découvrir. Et surtout, ne nous croyez pas sur parole : vérifiez vous-mêmes, le journal est dans votre application.

3. Sommes-nous mêlés aux autres loges ?

Non. Chaque loge dispose de sa propre installation : son serveur applicatif, sa base de données, son stockage de fichiers. Ce ne sont pas des cloisons dans une base commune — ce sont des installations distinctes.

Une requête mal formée dans une loge ne peut pas atteindre les données d’une autre : elles n’existent pas dans le même espace.

Quand vous partagez volontairement un document ou un évènement avec une autre loge de votre obédience, l’échange passe par un relais chiffré de bout en bout. Le relais ne détient aucune clé et ne peut pas ouvrir ce qu’il transporte.

4. Comment partons-nous ?

En un clic, quand vous voulez, sans nous prévenir.

Votre administrateur déclenche l’export depuis l’application et récupère une archive contenant :

• la comptabilité — recettes et dépenses réunies, avec leurs pièces jointes
• les relevés bancaires
• les archives — tous vos documents, accompagnés d’un index décrivant chaque fichier
• les membres, et les visiteurs
• la bibliothèque
• les évènements, au format calendrier standard

Tout est en CSV et formats ouverts : lisibles dans un tableur, importables ailleurs, sans outil propriétaire ni intervention de notre part.

5. Et si vous vous arrêtez ?

Deux réponses, et la seconde compte davantage que la première.

Un contrat de reprise existe. S’il devait arriver quelque chose à l’éditeur, une autre société informatique prend le relais de l’exploitation. Vos instances ne s’arrêtent pas du jour au lendemain, et vous n’êtes pas laissés sans interlocuteur.

Mais vous n’avez pas à en dépendre. Vos données sortent quand vous le décidez, en formats ouverts, sans notre autorisation ni notre assistance. Une loge qui peut partir en un clic ne parie pas sur la longévité de son fournisseur — elle garde la main, quoi qu’il advienne.

Une dépendance qu’on peut rompre unilatéralement n’est pas une dépendance.

Ce que nous ne prétendons pas

Nous ne prétendons pas à une surveillance permanente, ni à une infrastructure de grand groupe, ni à une garantie de disponibilité que nous ne saurions tenir.

Ce que nous garantissons est plus modeste et vérifiable : vos données sont en Europe, chiffrées, isolées des autres loges, sauvegardées, et vous pouvez les reprendre à tout moment.

La politique de confidentialité détaille les traitements, et le contrat qui vous lie à nous en fixe les termes.

Gestion des Archives

Le système d’archives vous permet de stocker et organiser tous les documents de la loge de manière centralisée et sécurisée. Gérez facilement tous vos documents administratifs, historiques et officiels.

• Stockage centralisé - Conservez tous les documents importants dans un espace sécurisé et accessible
• Classement intelligent - Organisez vos documents par type, degré, événement et étiquettes personnalisées
• Recherche avancée - Retrouvez rapidement n’importe quel document grâce à notre système de recherche
• Téléchargement simple - Interface intuitive de glisser-déposer pour ajouter des documents
• Gestion des droits - Contrôlez qui peut consulter et modifier chaque document

Types de Documents Supportés

Notre système accepte tous les formats courants :

• Documents : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Texte : TXT, RTF, CSV
• Archives : ZIP, RAR, 7Z

Organisation et Classification

Janus propose plusieurs méthodes pour organiser vos archives :

• Types de documents : Invitations, procès-verbaux, rapports de trésorerie, calendriers, etc.
• Classification par degré : Associez les documents aux degrés concernés (Apprenti, Compagnon, Maître)
• Étiquetage personnalisé : Créez vos propres étiquettes pour un classement sur mesure
• Association aux événements : Liez directement les documents aux tenues et agapes correspondantes

Fonctionnalités Avancées

• Interface de téléchargement intuitive avec glisser-déposer
• Import en lot - Migrez facilement vos archives existantes vers Janus
• Limitation automatique à 20 MB par fichier pour optimiser les performances
• Système d’étiquettes avec couleurs automatiques pour une meilleure visibilité
• Historique complet des ajouts et modifications
• Recherche multicritères par titre, type, étiquette ou contenu

Migration et Import en Lot

Facilitez votre transition vers Janus avec nos outils de migration :

• Import massif - Téléchargez plusieurs documents simultanément
• Préservation des métadonnées - Conservez les informations existantes de vos documents
• Classification automatique - Janus suggère automatiquement les types et étiquettes
• Validation des fichiers - Vérification automatique de la compatibilité des formats
• Suivi de migration - Suivez l’avancement de l’import de vos archives

Sybille, l’intelligence artificielle qui reste chez vous

La plupart des assistants IA du marché fonctionnent en envoyant vos données à des serveurs distants — souvent hors d’Europe, chez des géants du numérique dont le modèle économique repose précisément sur la collecte d’informations. Pour une loge maçonnique, dont la discrétion est une valeur cardinale, cela est tout simplement inenvisageable.

Sybille prend le contre-pied total de cette logique. C’est une intelligence artificielle qui tourne sur notre propre infrastructure souveraine, au service exclusif des instances Janus. Aucune requête, aucun document, aucune information ne transite par un service tiers. Rien ne quitte Janus.

Une souveraineté sans compromis

• Hébergement 100 % souverain : Sybille s’exécute sur nos serveurs, en Europe, sous notre seul contrôle. Ni OpenAI, ni Google, ni aucun fournisseur externe n’est dans la boucle.
• Aucun échange avec l’extérieur : vos textes et vos documents ne sont jamais transmis à une API commerciale. Ils restent dans le périmètre fermé et chiffré de l’écosystème Janus.
• Aucun entraînement sur vos données : Sybille ne « retient » rien et n’apprend pas à partir de vos informations. Chaque sollicitation est traitée puis oubliée.
• Aucune journalisation des contenus : les échanges avec Sybille ne sont pas conservés à des fins d’analyse. La confidentialité de vos travaux est absolue.

Ce que Sybille fait aujourd’hui : l’assistance à l’import de calendriers

Les loges reçoivent régulièrement les calendriers de leurs loges sœurs et de leur Obédience, sous les formes les plus variées : un beau PDF mis en page, un tableau, parfois un simple document scanné. Les saisir à la main, un événement après l’autre, est fastidieux et source d’erreurs.

Sybille intervient précisément là. Lorsque l’import automatique bute sur un document au format inhabituel — mise en page atypique, colonnes enchevêtrées, document numérisé — vous pouvez demander à Sybille de relire le calendrier. Elle analyse le texte, identifie les dates, les titres et les degrés, et vous propose les événements manquants, que vous n’avez plus qu’à valider d’un coup d’œil.

C’est une aide à la relecture, jamais une décision automatique : vous gardez la main sur chaque événement avant qu’il ne soit créé.

Ce que Sybille deviendra : une compagne qui évolue

L’assistance à l’import n’est que le premier usage. Sybille a été conçue comme un socle d’intelligence souveraine appelé à s’enrichir au fil des versions de Janus : aide à la rédaction de planches et de procès-verbaux, recherche intelligente dans vos archives, synthèse de documents, assistance au secrétariat…

À chaque nouvelle capacité, un principe restera immuable : la souveraineté et la confidentialité d’abord. Sybille grandira toujours à l’intérieur de Janus, jamais en dehors.

En résumé

Avec Sybille, la loge s’offre la puissance de l’intelligence artificielle sans en payer le prix habituel : celui de la confidentialité.

Accès Membres

Janus offre aux membres de votre loge un accès sécurisé et personnalisé aux informations selon leur degré maçonnique. Chaque membre peut consulter les événements et archives appropriés à son niveau d’initiation.

• Calendrier des événements - Accès complet au calendrier interne et externe de la loge
• Flux de calendrier - Synchronisation avec les applications de calendrier personnelles
• Archives sécurisées - Consultation des documents selon le degré d’initiation
• Interface intuitive - Navigation simple et adaptée aux besoins de chaque membre

Calendrier des Événements

Les membres ont accès à un calendrier complet et interactif :

• Événements internes - Tenues, agapes, réunions de commission et cérémonies
• Événements externes - Conférences, visites inter-loges, événements fédéraux
• Détails complets - Horaires, lieux, descriptions et participants

Synchronisation Calendrier

Intégrez facilement les événements de la loge dans votre calendrier personnel :

• Flux ICS - Abonnez-vous aux flux internes et/ou externes
• Synchronisation automatique - Mise à jour en temps réel des événements
• Applications compatibles - Fonctionne avec Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, etc…
• Filtrage par type - Choisissez de recevoir uniquement les événements internes ou externes

Accès aux Archives

Consultation sécurisée des documents selon le degré d’initiation :

• Filtrage automatique - Seuls les documents appropriés au degré sont visibles
• Recherche avancée - Trouvez rapidement les documents
• Téléchargement sécurisé - Accès en lecture seule aux archives

Sécurité et Confidentialité

• Contrôle d’accès - Vérification automatique du degré d’initiation
• Traçabilité - Enregistrement des consultations pour audit
• Protection des données - Chiffrement et sauvegarde sécurisée
• Respect des traditions - Maintien de la confidentialité maçonnique

Gestion des Candidatures

Janus révolutionne la gestion des demandes d’adhésion en proposant un outil complet et automatisé. Du premier contact jusqu’à l’approbation finale, suivez chaque candidature dans un processus structuré et transparent.

• Création de candidatures - Formulaire intuitif et stockage des lettres de motivation
• Gestion des parrains - Suivi des parrains internes et externes
• Système d’investigation - Assignation d’enquêteurs et rapports détaillés
• Suivi des statuts - Workflow complet de validation
• Création automatique - Génération de profils membres depuis les candidatures acceptées

Création et Enregistrement des Candidatures

Simplifiez l’accueil des nouveaux candidats avec un processus structuré :

• Formulaire intuitif - Interface claire et facile à utiliser pour la saisie des informations
• Stockage des documents - Conservation des lettres de motivation et documents associés
• Validation des données - Vérification automatique de la complétude des informations
• Historique complet - Traçabilité de chaque étape du processus

Gestion des Parrains

Maintenez une liste complète et organisée des parrains de votre Loge :

• Parrains internes - Membres de votre Loge qui parrainent des candidats
• Parrains externes - Membres d’autres Loges qui soutiennent des candidatures
• Suivi des relations - Historique des parrainages et de leur efficacité
• Gestion des contacts - Coordonnées et informations de tous les parrains

Documents et Lettres de Motivation

Centralisez et organisez tous les documents liés aux candidatures :

• Upload PDF - Téléchargement sécurisé des lettres de motivation
• Gestion automatique - Organisation et classement automatique des fichiers
• Accès sécurisé - Consultation limitée aux officiers autorisés
• Archivage intelligent - Conservation organisée pour consultation future

Système d’Investigation

Optimisez le processus d’enquête avec des outils dédiés :

• Assignation d’enquêteurs - Désignation claire des frères responsables des investigations
• Rapports intégrés - Saisie directe des rapports d’enquête dans l’application
• Suivi des délais - Respect des échéances d’investigation
• Validation des enquêtes - Processus de validation des rapports soumis

Suivi des Statuts

Visualisez l’avancement de chaque candidature en temps réel :

• Workflow complet - Processus structuré de validation étape par étape
• Statuts visuels - Indicateurs clairs de l’état d’avancement
• Notifications automatiques - Alertes lors des changements de statut
• Historique des décisions - Traçabilité complète des validations

Création Automatique des Membres

Transformez les candidatures approuvées en profils membres complets :

• Génération automatique - Création de profils depuis les candidatures validées
• Synchronisation des données - Transfert automatique des informations
• Cohérence garantie - Évite les doublons et incohérences
• Intégration fluide - Passage naturel du statut candidat au statut membre

Avantages de la Gestion des Candidatures

Gain de Temps

• Processus automatisé et workflow intégré
• Réduction des tâches administratives répétitives
• Suivi centralisé de toutes les candidatures

Cohérence des Données

• Informations synchronisées entre candidature et membre
• Base de données unique et cohérente
• Élimination des doublons et erreurs

Traçabilité Complète

• Historique détaillé de chaque candidature
• Suivi des décisions et validations
• Audit trail pour la transparence

Interface Moderne

• Design épuré et intuitif
• Navigation simple et efficace
• Responsive design pour tous les appareils

Accès et Permissions

Rôles Requis

• Administrateur - Accès complet à toutes les fonctionnalités
• Secrétaire - Gestion des candidatures et suivi des statuts

Accès Restreint

• Membres enquêteurs - Accès limité au module pour remplir leurs enquêtes
• Consultation uniquement - Pas de modification des données pour les enquêteurs

Menu d’Accès

• Applications → Gestion des candidatures - Accès principal au module
• Interface intuitive - Navigation claire et organisée

Workflow de Validation

1. Soumission - Le candidat soumet sa demande avec documents
2. Vérification - Validation initiale par les officiers
3. Investigation - Assignation et réalisation des enquêtes
4. Rapports - Saisie et validation des rapports d’enquête
5. Décision - Validation finale par les instances compétentes
6. Intégration - Création automatique du profil membre

Ce chapitre du guide s’adresse au secrétariat de l’obédience, qui gère depuis Janus une fédération de loges (loges membres, capitations, régularité) plutôt qu’un seul atelier. Si votre instance a été configurée en obédience, un bloc « Obédience » remplace la gestion de loge classique dans le menu — voir Ce qui change par rapport à une loge pour une vue d’ensemble de toutes les différences.

L’ordre est imposé : les loges d’abord, les membres ensuite

C’est la première chose à savoir en prenant en main une instance d’obédience. Contrairement à une loge, qui gère un seul atelier, une obédience gère plusieurs loges — Janus impose donc un ordre :

1. Créez d’abord vos loges dans l’annuaire de l’obédience
2. Créez ensuite vos membres, en les rattachant à l’une de ces loges

Tant que l’annuaire des loges est vide, la création d’un membre (statut Membre, En congés ou En sommeil) est refusée par Janus, avec un message invitant à ajouter au moins une loge active dans l’annuaire avant de continuer.

Exception : la création d’un visiteur reste possible à tout moment, annuaire vide ou non — un visiteur n’est rattaché à aucune loge de l’obédience.

Pourquoi cette contrainte

Dès qu’une loge existe dans l’annuaire, le formulaire de création d’un membre affiche un champ obligatoire « Loge d’appartenance » : vous y choisissez la loge parmi celles déjà créées, et la loge ainsi que l’orient du membre sont repris automatiquement depuis cette fiche. Sans loge dans l’annuaire, ce champ n’a rien à proposer — d’où le refus.

Marche à suivre

1. Créer une loge membre ou une loge amie
2. Créer un Membre — le même formulaire qu’en loge, avec le champ Loge d’appartenance en plus

NB : La gestion des évènements extérieurs sera introduite dans la version 2025.07.26

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements La gestion des présences permet la simplification du travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Créer un événement interne, avec Agapes

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Evènements” → “Créer Evènement”
• Sur l’écran suivant, sélectionner “Événement interne” dans le champ “Source de l’événement”
• Remplir les informations :

  • Date (obligatoire) : Date de l’évènement. Champ libre

  • Type (obligatoire) : Sélectionner le type d’évènement (Tenue, Séminaire, Banquet, etc.)

  • Titre (obligatoire) : Titre de votre évènement. Champ libre

  • Degré (obligatoire) : Degré de l’évènement. Valeurs fixes (1, 2, 3, 3+)

  • Ordre du jour (obligatoire) : Ordre du jour de l’évènement. Champ libre.

    • NB : Ce champ supporte la mise en forme en utilisant une syntaxe nommée “Markdown”. Cette syntaxe permet simplement de mettre en forme du texte, sans utiliser d’outils externes (comme Word, Powerpoint etc…).

      Une documentation claire, en français est disponible ici.

  • Capacité : Nombre maximum de participants (optionnel)

  • Agapes : Cocher la case pour organiser des agapes avec cette tenue.

• Dans la section “Agapes” (si activée) :
  • Indiquer le prix des agapes
  • Indiquer si vous souhaitez qu’un QR code soit généré et envoyé dans le mail de confirmation.
    • Le QR Code généré permet de vérifier le statut de l’inscription avant les agapes.
    • Une fois scanné, il indique le statut du paiement de l’inscription aux agapes.
    • Si les agapes doivent encore être payé, un QR Code de paiement est automatiquement généré.
  • NB : La date et le titre sont automatiquement repris de l’écran précédent.
• Cliquer sur “Enregistrer”
• La tenue et les agapes sont créées.

2. Depuis la liste des Evènements

• Cliquer sur “Nouvel Evènement”
• Suivre les instructions du point 1.

Créer un événement externe

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Evènements” → “Créer Evènement”
• Sur l’écran suivant, sélectionner “Événement externe” dans le champ “Source de l’événement”
• Les champs spécifiques aux événements externes apparaissent automatiquement
• Remplir les informations :

Informations de base

• Date (obligatoire) : Date de l’évènement. Champ libre
• Type (obligatoire) : Sélectionner le type d’évènement
• Titre (obligatoire) : Titre de votre évènement. Champ libre
• Degré (obligatoire) : Degré de l’évènement. Valeurs fixes
• Ordre du jour (obligatoire) : Ordre du jour de l’évènement. Champ libre

Informations spécifiques aux événements externes

• Organisateur : Nom de l’organisation ou de la loge qui organise l’événement
• Lieu de l’événement : Adresse ou lieu où se déroule l’événement
• Informations d’inscription : Détails sur comment s’inscrire à l’événement
• Prix des agapes : Prix des agapes si l’événement en propose
• Genre : Sélectionner le genre de l’événement (Masculin, Féminin, Mixte)

2. Depuis la liste des Evènements

• Cliquer sur “Nouvel Evènement”
• Suivre les instructions du point 1.

📅 Vue Calendrier et Création Rapide

Accès à la Vue Calendrier

• Depuis la liste des événements, cliquer sur le bouton “Calendrier” en haut de la page
• La vue calendrier affiche tous les événements du mois actuel
• Utiliser les filtres pour afficher uniquement les événements internes, externes, ou tous les événements

Création Rapide d’Événement

• Cliquer directement sur une date dans le calendrier pour créer un nouvel événement
• La date et l’heure (20:00 par défaut) sont automatiquement pré-remplies
• Suivre ensuite les étapes normales de création d’événement (interne ou externe)

Navigation dans le Calendrier

• Flèches ← → : Naviguer entre les mois
• Bouton “Aujourd’hui” : Revenir rapidement au mois actuel
• Clic sur le mois/année : Ouvre un menu déroulant pour changer rapidement de mois et année

Informations Visuelles

• Couleurs par type :
  • Tenue (bleu foncé)
  • Séminaire (bleu clair)
  • Banquet (vert)
  • Auberge Espagnole (rose)
• Badges de degré : 1, 2, 3, ou 3+ affiché sur chaque événement
• Icône agapes : Symbole couverts (🍽️) pour les événements avec agapes
• Distinction interne/externe : Les événements externes sont clairement identifiés
• Légende : Explication des couleurs et symboles en bas du calendrier

🔍 Filtrage et Recherche

Dans la liste des événements

• Utiliser le filtre “Source” pour afficher uniquement :
  • Événements internes
  • Événements externes
  • Tous les événements
• Le filtre par défaut s’adapte selon la vue (tableau ou calendrier)

Recherche avancée

• Utiliser la barre de recherche pour trouver des événements par titre, organisateur, ou lieu
• Les résultats incluent automatiquement les événements internes et externes

Les ateliers qui l’ont choisi peuvent gérer leur trésorerie avec Janus.

Si vous souhaitez activer le service “Trésorerie” de Janus, contactez janus@cydit.eu

Etape fondamentale pour que Janus puisse se repérer dans le temps et connaitre vos contraintes, il faut configurer les paramètres de la trésorerie.

Janus doit connaitre plusieurs repères :

• Les bornes de votre année comptable
• Le montant de votre cotisation

Accès à l’écran de configuration

• Depuis la page d’accueil
  • Cliquer sur “Trésor” → “Config.”

Définition des données comptables

Tous les ateliers travaillent de midi à minuit, mais pas sur la même période. Que votre comptabilité aille de Janvier à Décembre, de Mars à Février ou de Septembre à Juin, Janus s’y retrouvera.

• Sur l’écran de configuration de la trésorie
  • Introduire le mois de début de votre année comptable
  • Introduire le mois de fin de votre année comptable
  • Introduire le solde courant du compte de l’atelier
  • Cliquer sur “Enregistrer”

Définition du montant de la cotisation

Afin de gérer les états de cotisation des membres, il convient de dire à Janus le montant de la cotisation de votre atelier.

• Sur l’écran de configuration de la trésorie
  • Introduire le montant de la cotisation annuelle
  • Cliquer sur “Enregistrer”

NB : En fonction de la durée de votre année comptable, Janus divisera la cotisation sur cette période. Si votre année comptable va de Septembre à Juin (10 mois), la cotisation annuelle sera divisée en 10 parts égales.

1. Depuis la page d’accueil de Janus :

   • Cliquer sur “Loge” → “Membre - Créer”
   • Sélectionner le type de membre à créer :
     • “Membre” : Membre régulier de l’atelier
     • “Visiteur” : Visiteur, non-membre.
     • “En congés” : Membre actif, cotisation différente
     • “En sommeil” : Membre inactif, pas de cotisation
     • “Orient Eternel” : Membre décédé, coordonnées conservées
     • “Ancien membre” : Membre inactif, coordonnées conservées
   • Remplir les informations obligatoires :
     • Prénom
     • Nom
     • Adresse e-mail
     • Numéro de téléphone
   • Les dates de parcours maçonniques permettent de calculer automatiquement le grade d’un membre :
     • Si la date de réception est remplie (et située dans le passé) : Le membre est Apprenti
     • Si la date de passage est remplie (et située dans le passé) : Le membre est Compagnon
     • Si la date d’élévation est remplie (et située dans le passé) : Le membre est Maître

2. Depuis le listing des Membres :

   • Cliquer sur “Nouveau Membre”
   • Suivez les instructions du point 1.

3. Donner accès à Janus

   • Depuis l’écran de création d’un membre :
     • Remplir les champs obligatoires
     • Cocher la case “Accès à Janus”
     • Un email est automatiquement envoyé avec les identifiants.
     • L’email contient :
       • Le lien pour se connecter à Janus
       • Le nom d’utilisateur (unique)
       • Le mot de passe (unique)
   • Pour plus d’informations sur la gestion des rôles, utilisez les pages suivantes :

   Accès “Membres”

   Roles et Permissions

Pour chaque Tenue avec agapes, Janus génère un lien pour diriger les membres vers un formulaire d’inscription.

Vous pouvez récupérer ce lien et l’envoyer à vos contacts.

NB : Le lien d’inscription est toujours inclus dans une convocation

Récupérer le lien

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Agapes” → “Lister Agapes”
• Faire un clic-droit sur l’icône “Personnage” des agapes dont on veut récupérer le lien d’inscription
• Choisir “Copier le lien” (Le terme exact dépend de votre navigateur)
• Le lien est copié dans votre presse-papier, il suffit de le coller dans un document ou dans un email.
• Le lien a la forme suivante : https://janus.cydit.eu/janus/registration/a_6632b8043b5464.91902563

Agora est le système de messagerie interne de Janus. Conçu comme un espace de communication privé et sécurisé pour votre loge, il vous permet d’échanger en messages directs avec un frère ou une sœur, de créer des groupes pour vos commissions, et de rejoindre des canaux publics ouverts à tous les membres. Aucun message ne quitte l’espace Janus de votre loge.

📍 ACCÉDER À AGORA

Cliquez sur Agora dans la barre de navigation latérale (deuxième élément, juste sous le tableau de bord). L’interface se charge en une seule page — vous naviguez entre les conversations sans rechargement.

✉️ MESSAGES DIRECTS

Pour démarrer une conversation privée avec un membre :

• Cliquez sur l’icône crayon ✏️ en haut de la barre latérale Agora
• Tapez le nom du membre dans le champ de recherche
• Sélectionnez-le dans la liste — la conversation s’ouvre immédiatement
• Si vous lui avez déjà écrit, son nom apparaît directement dans votre liste de conversations à gauche

👥 GROUPES ET CANAUX

Pour créer un groupe :

• Cliquez sur l’icône crayon ✏️ → Nouveau groupe
• Donnez un nom au groupe (ex. : « Commission finances », « 3ème degré »)
• Choisissez Privé (sur invitation uniquement) ou Public (tout membre peut demander à rejoindre)
• Cliquez sur Créer

Pour trouver les canaux publics :

• Cliquez sur Parcourir les canaux en bas de la barre latérale Agora
• Cliquez sur Demander à rejoindre — un administrateur du groupe approuvera votre demande

⚙️ GESTION DES PARTICIPANTS

Les administrateurs d’un groupe peuvent ajouter ou retirer des membres à tout moment :

• Ouvrez la conversation de groupe
• Cliquez sur l’icône membres 👥 en haut à droite
• Utilisez Ajouter un membre pour rechercher et ajouter quelqu’un
• Cliquez sur l’icône corbeille pour retirer un participant
• Promouvez un membre administrateur via l’icône couronne 👑 — les admins peuvent gérer les participants et les paramètres du groupe

💬 ENVOYER ET LIRE DES MESSAGES

Tapez votre message dans la zone de saisie en bas et appuyez sur Entrée (ou cliquez sur Envoyer). Les messages apparaissent instantanément. Les conversations non lues sont affichées en gras dans la barre latérale avec un compteur. Ouvrez simplement la conversation pour effacer l’indicateur non lu.

🔍 RECHERCHE

Cliquez sur l’icône loupe 🔍 en haut de la barre latérale Agora pour rechercher dans le contenu de tous vos messages. Saisissez au moins 2 caractères — les résultats affichent le message, l’expéditeur et la conversation. Cliquez sur un résultat pour accéder directement à cette conversation.

🔔 NOTIFICATIONS

Agora envoie des notifications via la cloche lorsque vous recevez un nouveau message dans une conversation dont vous faites partie. Le compteur se met à jour en temps réel.

• Pour mettre une conversation en sourdine : faites un clic droit sur la conversation → Mettre en sourdine
• Vous ne recevrez plus de notifications pour cette conversation tant qu’elle est en sourdine

⌨️ RACCOURCIS CLAVIER

• G puis A : Aller à Agora
• / : Placer le curseur dans la barre de recherche latérale
• ? : Afficher tous les raccourcis clavier disponibles

🔐 RÔLES ET PERMISSIONS

• Membre : envoyer des messages, rejoindre des canaux publics, créer des messages directs
• Admin du groupe : tout ce qui précède + ajouter/retirer des participants, approuver les demandes d’adhésion, modifier les paramètres
• Admin Agora : tout ce qui précède + gérer tous les groupes, supprimer n’importe quelle conversation
• Administrateurs : accès complet à toutes les fonctionnalités d’Agora

L’Atrium est le module de fédération de Janus. Il permet à votre loge de partager en toute sécurité des documents et des évènements avec d’autres loges ou votre obédience, et de recevoir leurs partages — le tout chiffré de bout en bout, sans que vos fichiers ne quittent l’écosystème Janus.

⚙️ PRÉREQUIS

• Votre loge doit être inscrite dans la fédération par l’administrateur de votre obédience
• L’Atrium doit être activé dans la configuration de votre instance
• Des identifiants OAuth2 valides doivent avoir été émis par le Hub Atrium
• Si vous ne voyez pas Atrium dans la barre latérale, contactez l’administrateur technique de votre obédience

📍 ACCÉDER À L’ATRIUM

Cliquez sur Atrium dans la barre latérale, sous la section Profil. Le tableau de bord affiche :

• Partages sortants : documents et évènements que vous avez partagés avec d’autres loges
• Partages entrants : contenus partagés avec votre loge par d’autres
• Demandes en attente : demandes de partage en attente d’approbation

📥 RECEVOIR DES PARTAGES

Les partages entrants apparaissent dans Atrium → Partages Entrants. Chaque élément affiche :

• Le nom de la loge expéditrice
• Le titre du document ou de l’évènement
• La date d’expiration du partage (si définie)
• Un bouton Télécharger / Consulter
• Les documents téléchargés sont conservés dans vos archives, clairement identifiés comme Reçu via l’Atrium avec la loge source

❌ RÉVOQUER UN PARTAGE

• Accédez à Atrium → Partages sortants
• Retrouvez le partage concerné et cliquez sur Révoquer
• La loge destinataire perd immédiatement l’accès — le document est retiré de sa boîte Atrium

🔒 SÉCURITÉ ET CHIFFREMENT

Toutes les données transmises via l’Atrium sont :

• Chiffrées par AES-256-GCM, un chiffrement dit authentifié : toute altération du contenu est détectée, pas seulement empêchée
• Protégées par une clé propre à chaque paire de loges, négociée par échange X25519 puis dérivée par HKDF-SHA256 — aucune clé commune ne circule
• Transitées par le Hub Atrium — les loges ne communiquent jamais directement entre elles
• La clé privée de votre loge ne quitte jamais votre instance. Le Hub Atrium ne peut pas lire le contenu des partages.

🏗️ CÔTÉ OBÉDIENCE

Si votre instance Janus est une instance d’obédience, l’écran Atrium propose des contrôles supplémentaires (demandes de partage adressées aux loges, ciblage par communauté, etc.) : voir Utiliser Atrium depuis l’obédience.

🛠️ DÉPANNAGE

• La loge cible n’apparaît pas dans le menu déroulant : elle n’est pas inscrite dans la fédération → demandez à l’admin de l’obédience de l’inscrire
• Document entrant manquant : le partage a été révoqué par l’expéditeur → contactez la loge expéditrice
• Erreur « Déchiffrement impossible » : incompatibilité de clés après ré-inscription → contactez l’administrateur de votre obédience pour ré-inscrire l’instance

Pré-requis

• Module “Secrétariat”

ou

• Module “Trésorerie”

Fonctionnalité

Janus permet d’envoyer les différents document, par mail, directement depuis son interface.

Les documents suivants peuvent être envoyés :

• Invitations
• Calendriers
• Procès-verbaux
• Esquisses de procès-verbaux
• Registres des présences
• Rappels de cotisation
• Rapport de trésorerie

Chacun de ces documents peut être envoyé à différentes audiences, afin d’éviter les envois malencontreux et de permettre la revue des documents :

• Invitations : Membres, Visiteurs, Officiers
• Calendriers : Membres, Visiteurs, Officiers
• Procès-verbaux : Membres, Officiers
• Esquisses de procès-verbaux : Officiers
• Registres des présences : Officiers
• Rappels de cotisation : Membres spécifiques, Officiers
• Rapport de trésorerie : Membres, Officiers

Pour garantir un envoi optimal des messages et éviter que vos adresses ne soient considérées comme du spam, Janus applique une gestion raisonnée des expéditions.

Les règles suivantes sont mises en place :

• Les messages sont envoyés par lots de 20.

• Le rythme d’envoi est limité à 100 messages par heure.

Ces mesures assurent un bon taux de délivrabilité et réduisent les risques de blocage.

Utilisation

Depuis la page de visualisation des documents :

• Cliquer sur le bouton “Envoyer”
• Sélectionner les destinataires
• Utiliser ou modifier le sujet pré-remplis
• Utiliser ou modifier le message pré-remplis
• Cliquer sur “Envoyer”

Janus introduit les messages dans la file d’attente qui est accessible via :

• Le menu “Mails” dans la barre de navigation
• En cliquant sur “Vers la file d’attente” sur la page de confirmation d’envoi.

Chaque membre gère lui-même ses informations, sans passer par le secrétariat. La page se trouve sous votre nom, en bas de la barre latérale : Mon profil.

Vos coordonnées

Vous pouvez corriger vous-même votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre téléphone et votre adresse postale. Cliquez sur Modifier, changez ce qu’il faut, puis Enregistrer.

Votre adresse e-mail est celle à laquelle Janus vous écrit : convocations, rappels, demandes de signature. Si elle change, corrigez-la ici plutôt que de le signaler au secrétariat — la correction est immédiate.

Votre mot de passe

Changer le mot de passe demande l’ancien avant d’accepter le nouveau. Si vous l’avez oublié, ne passez pas par cette page : utilisez le lien « Mot de passe oublié » de l’écran de connexion.

La double authentification

Vous pouvez activer une seconde vérification à la connexion. Une fois active, un code vous est demandé en plus de votre mot de passe.

Elle peut aussi être imposée par l’administration. Dans ce cas la page l’indique et vous ne pouvez pas la désactiver : c’est une décision de la loge, pas un réglage personnel.

C’est la protection la plus utile de toutes celles listées ici. Un mot de passe se devine ou se réutilise ailleurs ; un code à usage unique, non.

Votre visibilité dans l’annuaire

L’annuaire des membres n’affiche que ceux qui l’ont explicitement accepté. Le réglage est ici, et il vous appartient.

Tant que vous ne l’avez pas activé, vos coordonnées ne sont visibles que des rôles qui en ont besoin pour administrer la loge. En l’activant, vous acceptez que les autres membres voient votre nom, votre adresse e-mail, votre téléphone et votre grade.

Vous pouvez revenir sur ce choix à tout moment, et il prend effet immédiatement.

Les courriels de la loge

Le réglage Abonné / Désabonné commande les envois collectifs — convocations, rappels, informations.

Se désabonner ne coupe pas tout : les messages qui vous concernent personnellement, comme une demande de signature adressée à vous, continuent de partir. Ce serait autrement un moyen de ne plus jamais rien recevoir sans que personne s’en aperçoive.

Les tutoriels

Si vous avez fermé les aides contextuelles au fil de votre découverte de Janus, Réactiver les tutoriels les rétablit toutes d’un coup.

Exporter vos données

Le bouton d’export complet vous remet l’ensemble des données que Janus détient sur vous, dans un format lisible. C’est un droit, et il s’exerce sans demander l’autorisation à quiconque.

Gestion des Rituels

La planification et l’organisation des rituels sont essentielles au bon fonctionnement de votre loge. Janus simplifie cette tâche complexe en vous offrant un outil complet et intuitif pour gérer tous vos rituels, de l’initiation à l’élévation, et plus.

• Planification simplifiée - Créez et organisez vos rituels en quelques clics
• Gestion des rôles - Attribuez facilement les responsabilités à chaque participant
• Documents centralisés - Gardez tous les supports nécessaires à portée de main
• Suivi en temps réel - Suivez l’avancement de vos préparatifs
• Archives organisées - Conservez l’historique de toutes vos cérémonies

Création et Organisation

Organisez vos rituels avec une interface intuitive :

• Formulaire simple - Saisissez les informations essentielles (nom, type, date, heure)
• Types prédéfinis - Initiation, élévation, installation, ou types personnalisés
• Planification flexible - Ajustez dates et horaires selon les disponibilités
• Notes et instructions - Ajoutez tous les détails importants pour vos officiers

Attribution des Rôles

Simplifiez la coordination de vos équipes :

• Rôles prédéfinis - Vénérable Maître, Surveillants, Orateur, Hospitalier, etc.
• Gestion des participants - Ajoutez ou retirez des membres selon les besoins
• Responsabilités claires - Définissez précisément ce que chaque rôle implique
• Flexibilité - Adaptez les attributions selon les disponibilités et compétences

Gestion des Documents

Centralisez tous vos supports de rituel :

• Documents d’organisation - Règles, procédures et guides de cérémonie
• Matériel nécessaire - Liste des accessoires et objets requis
• Supports par rôle - Documents spécifiques pour chaque participant
• Organisation automatique - Classement intelligent par catégorie
• Prévisualisation - Consultez vos PDF directement dans l’interface

Suivi et Modifications

Adaptez vos rituels selon l’évolution des besoins :

• Modifications simples - Ajustez les informations à tout moment
• Gestion des degrés - Changez de degré avec mise à jour automatique des documents
• Ajustements temporels - Modifiez dates et horaires avec notifications
• Historique complet - Suivez toutes les modifications apportées

Pourquoi Choisir Janus ?

Gain de Temps

• Planification rapide - Créez un rituel complet en moins de 5 minutes
• Coordination simplifiée - Plus besoin de multiples échanges pour organiser les rôles
• Documents accessibles - Trouvez immédiatement ce dont vous avez besoin

Organisation Optimale

• Vue d’ensemble claire - Visualisez tous vos rituels en cours et à venir
• Responsabilités définies - Chaque participant sait exactement ce qu’il doit faire
• Préparation structurée - Suivez une checklist organisée pour chaque cérémonie

Traçabilité Complète

• Historique détaillé - Conservez la mémoire de toutes vos cérémonies
• Suivi des modifications - Sachez qui a changé quoi et quand
• Archives consultables - Accédez à l’historique complet de votre loge

Sécurité et Confidentialité

• Accès contrôlé - Seuls les officiers autorisés peuvent modifier les rituels
• Données protégées - Vos informations sont sauvegardées et sécurisées
• Permissions granulaires - Contrôlez précisément qui peut faire quoi

Cas d’Usage Concrets

Rituel d’Initiation

1. Créez le rituel avec la date et l’heure choisies
2. Attribuez les rôles essentiels (Vénérable Maître, Surveillants, etc.)
3. Uploadez les documents d’organisation et les supports
4. Invitez les participants à consulter leurs responsabilités
5. Suivez les préparatifs jusqu’au jour J

Élévation de Grade

1. Dupliquez un rituel existant et adaptez-le
2. Modifiez le degré (cascade automatique sur les documents)
3. Ajustez les rôles selon les nouveaux participants
4. Consultez l’historique des élévations précédentes
5. Préparez la cérémonie en toute sérénité

Cérémonie Spéciale

1. Créez un type de rituel personnalisé
2. Définissez des rôles spécifiques à l’événement
3. Organisez les documents et matériels nécessaires
4. Planifiez les répétitions et préparatifs
5. Conservez l’expérience pour les prochaines fois

Accès et Utilisation

Qui Peut Utiliser le Module ?

• Vénérable Maître - Création et gestion complète des rituels
• Secrétaire - Création et modification des rituels
• Officiers - Consultation et participation aux rituels
• Membres - Consultation de leurs rôles et responsabilités

Comment Y Accéder ?

• Menu principal → Applications → Gestion des rituels
• Interface intuitive - Navigation claire et organisée
• Accès rapide - Raccourcis vers les rituels en cours

Quand l’Utiliser ?

• Planification mensuelle - Organisez vos rituels à l’avance
• Préparation de cérémonie - Coordonnez les derniers détails
• Consultation d’archives - Consultez l’historique de votre loge
• Formation des officiers - Utilisez les anciens rituels comme exemples

Bibliotheca — Présentation

Bibliotheca est le module de gestion de la bibliothèque partagée de la loge. Il permet de cataloguer les ouvrages, CD, DVD, revues et autres ressources documentaires mis à disposition par les membres ou conservés au local.

Chaque membre peut contribuer en ajoutant ses propres ouvrages au catalogue et en gérant lui-même les emprunts de ses ressources. Les administrateurs disposent d’une vue complète sur l’ensemble du fonds.

Fonctionnalités

• Catalogue centralisé : tous les ouvrages de la loge en un seul endroit, consultable par tous les membres
• Recherche et filtres : recherche par titre, auteur ou ISBN ; filtres par type et statut
• Lookup ISBN automatique : saisie d’un ISBN → récupération automatique des métadonnées (titre, auteur, éditeur, année, couverture) depuis Open Library
• Gestion des emplacements : chaque ouvrage est localisé au local de la loge ou chez un membre identifié
• Gestion des emprunts : enregistrement des emprunts avec date limite de retour, suivi des retards, historique complet par ouvrage
• Couvertures : récupération automatique depuis Open Library ou upload manuel d’une image

Rôles et permissions

NB : Le rôle Bibliothécaire (Librarian) donne exactement les mêmes droits que Secrétaire sur ce module. Il peut être attribué à un membre sans lui donner accès aux autres modules de gestion.

Accès

Depuis la page d’accueil de Janus → Bibliotheca → Catalogue

Le Reporting rassemble en un écran ce qui, autrement, se cherche page par page : l’état des effectifs, la vie de la loge, l’usage réel de Janus, et le journal de ce qui a été modifié.

On y accède par Administration → Reporting. Il est réservé à l’administration.

Choisir une période

Tout l’écran se lit sur une période : les 7, 30 derniers jours, ou les dernières 24 heures selon les indicateurs. Chaque carte rappelle sur quoi elle porte — ne comparez pas deux chiffres sans vérifier qu’ils couvrent la même durée.

Membres

L’état des effectifs : membres actifs, répartition par statut et par grade, Orient éternel, et la santé de l’effectif — qui est dormant, qui n’a jamais ouvert Janus.

On y trouve aussi :

• Le pipeline des candidatures : où en sont les postulants, combien à chaque étape.
• Les anniversaires civils et d’initiation à venir.
• Les membres et visiteurs désabonnés des envois collectifs. C’est la carte à consulter quand une convocation « n’est pas arrivée » : souvent, la personne s’était désabonnée.
• La délivrabilité des courriels : les adresses qui ne répondent plus.

Loge

La vie de la loge sur la période : évènements et présences, inscrits et excusés, prochaines tenues, sondages en cours, conversations actives dans l’Agora.

C’est la section à ouvrir avant un conseil des officiers : elle répond en un coup d’œil aux questions qu’on vous posera.

Activité

L’usage réel de Janus : qui se connecte, à quelle fréquence, quelles pages sont consultées. Utile pour savoir si un module que vous venez d’ouvrir est effectivement employé, ou si personne ne l’a trouvé.

Journal

Le registre des modifications : quelle entité a été créée, modifiée ou supprimée, par qui, et quand. Chaque ligne renvoie vers l’élément concerné.

C’est ce qu’on consulte quand une donnée a changé sans qu’on sache comment. Le journal ne dit pas seulement que ça a changé, il dit qui — et c’est souvent la fin de la discussion.

Ce que le Reporting ne fait pas

Il ne remplace pas les exports. Pour transmettre des chiffres à un conseil ou à une obédience, passez par les exports dédiés de chaque module : ils sont pensés pour être lus hors de Janus, le Reporting pour être consulté dedans.

Janus peut s’installer sur votre téléphone comme une véritable application : un accès en un geste depuis votre écran d’accueil, des notifications, et une interface pensée pour le mobile.

À quoi ça sert ?

• Consulter le calendrier des tenues et vous y inscrire en quelques secondes.
• Lire et écrire dans l’Agora (la messagerie interne de la loge).
• Consulter l’annuaire des membres, les archives et la bibliothèque.
• Signer des documents et voir ceux qui attendent votre signature.
• Recevoir des notifications : événements, messages, documents à signer…
• Gérer les évènements
• Gérer la trésorerie de la loge

Comment installer l’application Janus sur votre smartphone

L’application Janus ne se télécharge pas sur les stores classiques (App Store ou Google Play). Elle s’installe directement et de manière sécurisée depuis votre navigateur web !

Voici la marche à suivre selon votre téléphone :

🍎 Sur iPhone / iPad (via Safari uniquement)

Veuillez noter que l’installation sur iOS doit obligatoirement se faire depuis le navigateur Safari.

1. Ouvrez l’application Safari et connectez-vous à Janus avec votre lien habituel.
2. Appuyez sur l’icône de Partage située en bas de l’écran (le carré avec une flèche pointant vers le haut).
3. Faites défiler le menu vers le bas et sélectionnez “Sur l’écran d’accueil” (ou “Add to Home Screen”).
4. Appuyez sur “Ajouter” en haut à droite.
5. 🎉 L’icône de l’application Janus apparaît désormais sur votre écran d’accueil avec vos autres applications !

🤖 Sur Android (via Google Chrome)

1. Ouvrez l’application Google Chrome et connectez-vous à Janus avec votre lien habituel.
2. Une bannière “Ajouter Janus à l’écran d’accueil” peut apparaître en bas de l’écran. Si c’est le cas, appuyez dessus.
3. Si la bannière n’apparaît pas : appuyez sur les trois petits points (⋮) en haut à droite de l’écran.
4. Sélectionnez “Installer l’application” ou “Ajouter à l’écran d’accueil” dans le menu déroulant.
5. Confirmez en appuyant sur “Installer” (ou “Ajouter”).
6. 🎉 L’application Janus est maintenant installée et accessible depuis l’écran d’accueil de votre téléphone !

💡 Bon à savoir : Une fois installée, l’application fonctionnera en plein écran, de manière fluide et autonome, exactement comme une application native téléchargée sur un store. Vous pourrez vous y connecter avec vos identifiants habituels.

Se repérer dans l’application

• La barre du bas permet de basculer entre l’Accueil, l’Agora et le Calendrier.
• L’écran d’accueil regroupe les modules sous forme de tuiles ; vous pouvez les réorganiser à votre goût.
• La cloche, en haut, ouvre vos notifications.
• Si un document attend votre signature, un bandeau apparaît en haut de l’accueil : touchez-le pour signer.

Les notifications

• À la première utilisation, autorisez les notifications pour ne rien manquer.
• Une pastille rouge sur l’icône de Janus indique le nombre de notifications non lues.
• Touchez une notification pour ouvrir directement l’élément concerné.

Bon à savoir

• Vous utilisez les mêmes identifiants que sur le site web de Janus.
• L’application se met à jour toute seule : vous avez toujours la dernière version.
• Une partie du contenu reste consultable même avec une connexion instable.

Gestion des Sondages

Dites adieu aux outils de sondage publiques ! Janus intègre désormais un système de sondages complet qui vous permet d’organiser toutes vos réunions et événements directement dans votre environnement maçonnique sécurisé.

• Plus d’outils externes - Gérez tout depuis Janus, sans créer de comptes supplémentaires
• Organisation simplifiée - Créez des sondages en quelques clics
• Participation intégrée - Vos membres participent directement dans l’application
• Résultats en temps réel - Suivez les participations instantanément
• Données centralisées - Toutes vos informations restent dans votre environnement

Remplacement Complet des Outils Externes

Éliminez définitivement la dépendance aux services tiers :

• Les outils externes ne sont plus nécessaires
• Tout est dans Janus - Plus de navigation entre différents sites
• Données sécurisées - Vos informations restent confidentielles
• Synchronisation automatique - Plus de problème de mise à jour

Création de Sondages

Organisez vos consultations avec simplicité :

• Titre et description - Expliquez clairement l’objet de votre sondage
• Date limite - Définissez jusqu’à quand les membres peuvent participer
• Types flexibles - Date/heure, choix multiples, options personnalisées
• Configuration simple - Ajoutez ou retirez des options selon vos besoins
• Permissions claires - Contrôlez qui peut voir et modifier le sondage

Gestion des Options

Adaptez vos sondages à tous vos besoins :

• Créneaux multiples - Proposez plusieurs dates et heures pour vos réunions
• Choix collectifs - Organisez des votes sur des décisions importantes
• Options personnalisées - Créez des sondages sur mesure pour vos événements
• Modification flexible - Ajustez les options même après création
• Nettoyage automatique - Supprimez les options obsolètes facilement

Participation des Membres

Impliquez directement vos membres dans le processus :

• Interface native - Participation directement dans Janus, sans redirection
• Sélection intuitive - Vos membres choisissent leurs préférences facilement
• Modification possible - Changement des réponses avant la date limite
• Suivi instantané - Voir les participations en temps réel
• Notifications automatiques - Alertez les participants des mises à jour

Visualisation des Résultats

Analysez vos données de manière claire :

• Graphiques visuels - Représentations claires des résultats
• Tableaux détaillés - Vue complète des préférences par membre
• Statistiques utiles - Taux de participation et analyse des tendances
• Créneaux populaires - Identifiez rapidement les options les plus choisies
• Export si nécessaire - Extrayez les résultats pour analyse externe

Pourquoi Remplacer les Outils Externes ?

Centralisation des Données

• Tout en un endroit - Plus besoin de naviguer entre différents sites
• Base de membres intégrée - Utilisez directement votre liste de membres
• Pas de duplication - Vos informations restent synchronisées
• Historique complet - Conservez tous vos sondages et résultats

Sécurité Renforcée

• Données confidentielles - Vos informations restent dans votre environnement
• Pas de compte externe - Éliminez les risques de sécurité des services tiers
• Contrôle d’accès - Gestion des permissions selon vos besoins
• Sauvegarde automatique - Vos données sont protégées avec le reste du système

Efficacité Opérationnelle

• Interface familière - Vos membres utilisent déjà Janus
• Pas d’apprentissage - Aucune nouvelle interface à maîtriser
• Notifications intégrées - Utilisez votre système de communication existant
• Raccourcis rapides - Accès direct depuis votre menu principal

Intégration Native

• Système de permissions - Compatible avec vos rôles existants
• Base de données - Utilise votre infrastructure actuelle
• Notifications - Intégré avec votre système d’alertes
• Sauvegardes - Compatible avec vos procédures existantes

Cas d’Usage Concrets

Organisation de Réunion de Loge

1. Créez un sondage pour planifier la prochaine tenue
2. Proposez plusieurs créneaux horaires possibles
3. Invitez tous vos membres à participer
4. Suivez les participations en temps réel
5. Choisissez le créneau le plus populaire
6. Archivez le sondage pour référence future

Planification d’Événement Spécial

1. Organisez un sondage pour un banquet ou agape
2. Définissez plusieurs dates possibles
3. Ajoutez des options de menu si nécessaire
4. Laissez les membres exprimer leurs préférences
5. Analysez les résultats pour optimiser l’organisation
6. Utilisez l’historique pour les prochains événements

Prise de Décision Collective

1. Créez un sondage pour une décision importante
2. Proposez plusieurs options à voter
3. Définissez une date limite de participation
4. Suivez l’évolution des votes
5. Prenez la décision basée sur les résultats
6. Conservez la trace de la consultation

Fonctionnalités Avancées

Gestion des Permissions

• Sondages publics - Accessibles à tous
• Sondages privés - Limités aux utilisateurs de Janus
• Contrôle d’accès - Gestion fine des droits de modification

Historique et Archives

• Conservation complète - Tous vos sondages et résultats sont sauvegardés
• Recherche avancée - Trouvez rapidement l’information recherchée
• Export des données - Extrayez les résultats pour analyse externe

Accès et Utilisation

Qui Peut Utiliser le Module ?

• Administrateur - Accès complet à toutes les fonctionnalités
• Secrétaire - Création et gestion des sondages
• Officiers - Création de sondages pour leurs domaines
• Tous les membres - Participation aux sondages

Comment Y Accéder ?

• Menu principal → Applications → Gestion des sondages
• Interface intuitive - Navigation claire et organisée
• Accès rapide - Raccourcis vers les sondages en cours

Quand l’Utiliser ?

• Planification mensuelle - Organisez vos réunions à l’avance
• Événements spéciaux - Planifiez banquets et cérémonies
• Prise de décision - Consultez vos membres sur des choix importants
• Coordination d’équipe - Organisez les travaux de commission

Avantages par Rapport aux Outils Externes

Simplicité d’Utilisation

• Pas de compte externe - Utilisez directement votre compte Janus
• Interface familière - Aucun apprentissage nécessaire
• Navigation intégrée - Restez dans votre environnement

Données Centralisées

• Pas de synchronisation - Toutes vos informations sont au même endroit
• Historique complet - Conservez la mémoire de toutes vos consultations
• Cohérence garantie - Vos données restent synchronisées

Sécurité et Confidentialité

• Contrôle total - Vous maîtrisez l’accès à vos informations
• Pas de dépendance - Plus de risque de panne des services tiers
• Conformité - Respect de vos politiques de confidentialité

Agora : messagerie interne de la loge

Agora est l’espace de communication instantanée de Janus. Les frères et sœurs de la loge peuvent s’y retrouver pour échanger en messages directs ou en groupes, sans quitter l’application.

Tous les messages sont chiffrés de bout en bout : seuls les membres autorisés peuvent lire les conversations.

Messages directs

“Je veux envoyer un message privé au Vénérable sans passer par email”

Chaque membre peut ouvrir une conversation directe avec n’importe quel autre membre de la loge. Simple, rapide, confidentiel.

• Messagerie privée entre deux membres
• Pièces jointes : documents, images partagés directement dans la conversation
• Réactions aux messages (émojis)
• Indicateur de frappe en temps réel

Groupes et canaux

“Je veux un espace dédié à l’organisation de notre Agape du trimestre”

Créez des groupes thématiques pour organiser les discussions : commission des travaux, préparation d’une tenue, groupe des officiers…

• Groupes privés à invitation
• Canal Général partagé automatiquement avec tous les membres actifs
• Rétention des messages configurable (de 30 jours à sans limite)
• Gestion des participants : ajouter, retirer, promouvoir administrateur

Temps réel et notifications

Les messages arrivent instantanément, sans rechargement de page, grâce à la technologie SSE (Server-Sent Events).

• Badges non-lus dans la barre latérale mis à jour en direct
• Notifications intégrées au système Janus
• Accès mobile : interface adaptée aux smartphones

Contrôle et administration

• Rôle AgoraAdmin : désigner un responsable de la messagerie sans lui donner accès à toute l’administration
• Suppression de messages par les administrateurs
• Purge automatique selon la politique de rétention définie

Bibliotheca : la bibliothèque partagée de la loge

Bibliotheca est le catalogue centralisé des ressources documentaires de la loge : livres, CD, DVD, revues et tout autre support mis à disposition par les membres ou conservé au local. Chaque frère peut contribuer et emprunter en toute simplicité.

Un catalogue pour toute la loge

“Je veux savoir si quelqu’un a déjà un livre sur le symbolisme de l’équerre”

Tous les ouvrages de la loge sont répertoriés dans un catalogue consultable par tous les membres : recherche par titre, auteur ou ISBN, filtres par type et disponibilité.

• Catalogue centralisé : livres, CD, DVD, revues et autres supports
• Recherche rapide par titre, auteur ou ISBN
• Couvertures automatiques récupérées depuis Open Library lors de la saisie de l’ISBN
• Localisation de chaque ouvrage : au local ou chez un membre identifié

Contribution libre

“Je veux mettre ma collection de planches à disposition de mes frères”

Chaque membre peut ajouter ses propres ouvrages au catalogue de la loge. Il reste propriétaire de ses contributions et gère lui-même les emprunts de ses ressources.

• Ajout en quelques secondes via l’ISBN (métadonnées pré-remplies automatiquement)
• Modification et suppression des ouvrages personnels
• Gestion des emprunts pour ses propres ouvrages

Gestion des emprunts

“Je veux savoir qui a emprunté ‘La Légende d’Hiram’ et jusqu’à quand”

Enregistrez les emprunts depuis la fiche de chaque ouvrage ou directement depuis le catalogue. L’historique complet est conservé.

• Enregistrement d’un emprunt avec date limite de retour
• Suivi en temps réel : statut disponible / emprunté / perdu
• Retard signalé automatiquement si la date limite est dépassée
• Historique complet par ouvrage

Rôles et permissions

Le rôle Bibliothécaire peut être attribué à un membre sans lui donner accès au reste de l’administration.

Catalogue de planches : qui a planché sur quoi, et où est le texte

Le catalogue de planches rassemble les travaux présentés en loge et ceux qui attendent de l’être. Il répond à une question simple, mais qu’on se pose souvent : qui a planché sur quoi, et où est le texte ? Chaque planche porte un titre, un auteur, un degré, un bref résumé et, une fois publiée, le document archivé qui la contient.

Deux tableaux, tout le patrimoine

“Je veux savoir qui a déjà planché sur le symbolisme du pavé mosaïque”

Le catalogue se présente en deux tableaux, pour que rien du travail de la loge ne se perde.

• Planches des membres de la loge : les membres actuels, les anciens, et les frères et sœurs passés à l’Orient éternel
• Saisie rétrospective : une planche ancienne peut être enregistrée au nom de son auteur, même s’il n’est plus parmi nous — c’est le patrimoine de la loge
• Planches des visiteurs : les frères et sœurs d’autres loges venus présenter chez vous, avec leur loge et leur orient, pour qu’on sache d’où vient le travail

Une vitrine du travail de la loge

“Je veux que ma planche puisse resservir ailleurs, au lieu de dormir dans un tiroir”

Le catalogue n’est pas qu’un registre de ce qui a été présenté : il dit ce qui existe, si jamais on veut le présenter. Un frère ou une sœur y déclare le travail qu’il ou elle est prêt·e à venir porter, chez soi comme dans une autre loge. Et quand on cherche un sujet ou un intervenant pour une tenue, on sait ce qui a déjà été écrit, à quel degré, et par qui.

• Le travail circule : une planche lue une fois reste visible et réutilisable, au lieu de s’arrêter à sa seule présentation
• Se proposer : un auteur signale le travail qu’il est prêt à venir présenter ailleurs
• Savoir à qui s’adresser : les planches des visiteurs portent la loge, l’orient et l’adresse de leur auteur, précisément pour qu’on puisse le contacter
• Aucune diffusion sans accord : votre catalogue reste chez vous. L’annonce d’une planche à d’autres loges est facultative, fermée par défaut, et exige deux accords — celui de l’auteur, planche par planche et révocable, et celui de la loge
• Une annonce, jamais le texte : seules les planches publiées, jusqu’au 3ᵉ degré, sont annoncées ; ce qui part se limite au titre, au résumé, à l’auteur, à sa loge et à son orient. Le texte et le document restent chez vous, le contact publié est votre secrétariat, et les planches reçues arrivent en lecture seule

La visibilité gouvernée par le degré

“Je veux être certain qu’une planche de Maître n’apparaîtra jamais à un apprenti”

C’est le point le plus important de ce module. Le degré commande — et c’est exactement la règle qui gouverne déjà vos archives, jamais une règle à part. Un document et la planche qui le porte ne peuvent donc jamais donner deux réponses différentes.

• Aucune fuite : une planche d’un degré supérieur n’apparaît ni dans la liste, ni par un lien direct
• Une planche proposée reste discrète : tant qu’elle n’est pas publiée, elle n’est visible que de son auteur et des administrateurs
• Le document lié suit la même discrétion : il n’apparaît pas dans les archives des autres membres tant que la planche n’est pas publiée, et y réapparaît à la publication
• L’adresse d’un visiteur ne figure que dans la fiche détaillée, et seulement pour celles et ceux qui ont à le contacter — jamais dans la liste

Le document, sans quitter l’écran

“Je veux rattacher mon texte à ma planche sans faire dix détours”

Depuis la fiche de la planche, le document se choisit dans les archives ou se dépose depuis votre ordinateur — sans changer de page. Un fichier déposé par ce chemin rejoint vos archives comme n’importe quel autre document.

• Choix dans les archives existantes ou dépôt direct depuis l’ordinateur
• Le trajet inverse existe aussi : au dépôt d’un document dans les archives, rattachez-le à une planche existante ou créez-en une dans la foulée
• Le catalogue ne stocke aucun fichier : il pointe vers vos archives, seul endroit où vivent les documents

Un cycle de vie clair

“Je veux proposer mon travail sans qu’il circule avant que je l’aie présenté”

Trois états suffisent à décrire la vie d’une planche, de l’annonce à la mémoire de la loge.

• Proposée : le travail est annoncé, pas encore présenté. Visible de son auteur et des administrateurs
• Publiée : la planche a été présentée, rejoint le catalogue et pointe vers son document d’archive
• Archivée : elle sort du catalogue, mais la loge en garde la trace
• Suppression réservée à l’erreur de saisie ou au doublon
• Notification aux administrateurs à chaque nouvelle proposition, pour qu’elle soit examinée sans délai

Sur le web comme dans l’application

“Je veux retrouver une planche depuis mon téléphone, entre deux tenues”

Le catalogue est disponible sur le site et dans l’application mobile : les deux mêmes tableaux, la fiche détaillée et le formulaire de proposition. Les mêmes règles de visibilité s’y appliquent — l’application n’ouvre aucune porte que le site tiendrait fermée.

Rôles et permissions

L’initiative est ouverte à tous, l’acte qui engage la loge reste réservé — le même partage que pour les candidatures.

L’expérience Janus sur votre smartphone

Janus a été conçu dès le premier jour pour fonctionner parfaitement sur mobile. Grâce à la technologie PWA (Progressive Web App), vous pouvez installer Janus directement sur votre téléphone, sans passer par l’App Store ou Google Play.

Pourquoi utiliser l’application mobile ?

• Toujours connecté(e) : Accédez à l’annuaire, aux rituels et à l’Agora en un seul clic.
• Notifications push : Soyez alerté(e) instantanément des nouveaux messages, convocations ou rappels importants.
• Expérience native : Navigation fluide, interface adaptée aux écrans tactiles et mode plein écran.
• Hors ligne : Consultez vos convocations et l’annuaire même sans connexion internet (mise en cache intelligente).

Sécurité et confidentialité

L’application mobile bénéficie du même niveau de sécurité que la version bureau. Aucune donnée n’est envoyée à Apple ou Google, car l’application court-circuite les magasins d’applications traditionnels. Vos données restent exclusivement entre votre téléphone et votre serveur.

Comment installer l’application Janus ?

Janus est une Progressive Web App (PWA). Elle s’installe directement depuis votre navigateur web, sans nécessiter de compte Apple ou Google.

Sur iPhone / iPad (iOS)

1. Ouvrez Safari et connectez-vous à votre instance Janus.
2. Appuyez sur l’icône de Partage (le carré avec une flèche vers le haut, en bas de l’écran).
3. Faites défiler les options et sélectionnez Sur l’écran d’accueil (ou “Add to Home Screen”).
4. Confirmez en appuyant sur Ajouter.
5. C’est fait ! L’icône Janus apparaît sur votre écran d’accueil.

Note : L’installation via un autre navigateur (Chrome, Firefox) sur iOS ne permet pas encore de profiter de toutes les fonctionnalités de l’application (comme les notifications push).

Sur Android

1. Ouvrez Chrome (ou Firefox/Edge) et connectez-vous à votre instance Janus.
2. Une bannière “Ajouter Janus à l’écran d’accueil” devrait apparaître en bas de l’écran. Appuyez dessus.
3. Si la bannière n’apparaît pas, appuyez sur les trois petits points (menu du navigateur) en haut à droite.
4. Sélectionnez Ajouter à l’écran d’accueil (ou “Installer l’application”).
5. Confirmez l’installation. L’icône apparaîtra parmi vos autres applications.

Sur Ordinateur (Desktop)

Vous pouvez également installer Janus comme une application autonome sur votre ordinateur (Windows, Mac, Linux) via Chrome ou Edge :

• Cliquez sur l’icône d’installation (écran avec une flèche) qui apparaît dans la barre d’adresse du navigateur.

La signature électronique intégrée

Fini l’impression, la signature manuelle et la numérisation fastidieuse des documents officiels. Janus intègre un système de signature électronique avancé directement connecté à votre annuaire.

Sécurité et valeur de preuve

• Preuve cryptographique : Chaque signature est scellée mathématiquement pour garantir l’intégrité du document.
• Aligné sur les principes du règlement eIDAS : le dispositif reprend les exigences de sécurité et de traçabilité posées par le règlement européen. Il ne constitue pas une signature qualifiée au sens de ce règlement, ce qui supposerait un certificat délivré par un prestataire de confiance.
• Traçabilité totale : Suivi précis des dates, adresses IP et identifiants de signature (Audit Trail).

Un parcours utilisateur fluide

“Je dois faire signer le procès-verbal de la dernière tenue au Vénérable et au Secrétaire”

1. Préparation : Sélectionnez le document PDF dans votre Bibliotheca.
2. Assignation : Choisissez les signataires depuis la liste des membres — ou saisissez l’adresse e-mail d’une personne extérieure à la loge, qui signera sans créer de compte.
3. Notification : Les signataires reçoivent un e-mail avec un lien sécurisé.
4. Signature : Ils signent depuis leur ordinateur ou smartphone en un clic, sans créer de compte tiers.
5. Archivage : Une fois toutes les signatures récoltées, le document final est scellé et archivé automatiquement dans Janus.

Cas d’usage en Loge

• Procès-verbaux des tenues
• Bilans financiers et quitus de la trésorerie
• Attestations de présence et passeports maçonniques
• Règlements intérieurs

Vos documents, à votre image — sans code

Jusqu’ici, modifier une convocation, un procès-verbal ou une invitation demandait de toucher au code du modèle. Avec Mosaïque, chaque loge personnalise ses documents PDF elle-même, en toute autonomie et sans aucune compétence technique.

Accessible aux bonnes personnes

Mosaïque distingue clairement deux usages :

• L’Administrateur — dispose de l’accès le plus large et supervise les modèles de la loge.
• Les responsables (Secrétaire, Trésorier, Maître des banquets…) — personnalisent le contenu des documents relevant de leur fonction, à la souris et sans jamais écrire de code.

Ce que vous pouvez faire

• Éditer le texte — Modifiez les formules, salutations et rappels dans un éditeur visuel simple.
• Insérer des variables — Placez des champs qui se remplissent automatiquement (date de l’événement, lieu, date limite d’inscription…) sans connaître leur nom technique.
• Réorganiser — Déplacez ou masquez des blocs entiers (ordre du jour, agapes, calendrier…) d’un clic.
• Ajouter des blocs — Insérez de nouveaux paragraphes, titres ou champs de clôture là où c’est autorisé.
• Aperçu en direct — Visualisez le PDF final à mesure que vous éditez.

Des documents sûrs par conception

• Aucun code exposé — Les Admins manipulent des blocs, jamais du code : impossible de casser la mise en page.
• L’âme de chaque loge préservée — Chaque atelier garde son design propre ; une modification ne touche que sa loge.
• Réversible — On peut revenir au modèle intégré à tout moment, et l’historique conserve chaque version.

Cas d’usage en Loge

• Adapter le texte d’une convocation à votre rite ou à vos usages
• Ajouter un rappel « Inscrivez-vous avant le… » avec la date qui se remplit toute seule
• Masquer la section agapes pour une tenue sans repas
• Personnaliser l’en-tête ou la clôture d’un procès-verbal
• Ajouter un champ à remplir lors de la clôture d’une tenue (santé des colonnes, communications…)

Mosaïque, c’est la liberté de rendre vos documents vraiment vôtres — simplement.

Contexte

En obédience, l’annuaire des loges distingue deux catégories bien différentes :

• Les loges de l’obédience : les ateliers qui relèvent de votre autorité, dont vous suivez la capitation et la régularité.
• Les loges amies : un simple carnet d’adresses pour vos correspondances avec des loges d’autres obédiences, sans aucun lien de fédération.

Créer une loge

1. Depuis la page d’accueil :
   • Cliquer sur « Loge » → « Loges »
   • Cliquer sur « Créer une Loge »
2. Choisir la « Catégorie de loge » : le formulaire change entièrement selon votre choix.

Loge de l’obédience

• Numéro : pré-rempli automatiquement par Janus (numéro suivant disponible) ; modifiable, mais son unicité est vérifiée à l’enregistrement — un numéro déjà utilisé par une autre loge de l’obédience est refusé.
• Nom
• Adresse
• Orient (facultatif)
• Email
• Type de loge (Loge bleue, Hauts Grades…)
• Genre (Masculine, Féminine, Mixte)
• Rite
• Vénérable Maître

Loge amie

• Nom
• Adresse
• Orient
• Email
• Obédience d’appartenance (facultatif — pour noter à quelle obédience appartient cette loge amie)
• Type de loge
• Genre
• Rite

Cliquer sur « Enregistrer ». La nouvelle loge apparaît dans le tableau correspondant de la liste des loges.

Nota Bene

Ce formulaire crée une fiche de loge tenue à la main dans l’annuaire de l’obédience. Elle peut ensuite être gérée entièrement depuis sa fiche (membres, officiers) — voir Consulter et corriger la fiche d’une loge — et, le jour où cette loge ouvre sa propre instance Janus, être liée à celle-ci — voir Lier une loge tenue à la main à son instance Janus.

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements La gestion des présences permet la simplification du travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Créer un évènement, sans Agapes

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Evènements” → “Créer Evènements”
• Sur l’écran suivant, remplir les informations :

  • Date (obligatoire) : Date de l’évènement. Champ libre

  • Type (obligatoire) : Sélectionner le type d’évènement

  • Titre (obligatoire) : Titre de votre évènement. Champ libre

  • Degré (obligatoire) : Degré de l’évènement. Valeurs fixes.

  • Ordre du jour (obligatoire) : Ordre du jour de l’évènement. Champ libre.

    • NB : Ce champ supporte la mise en forme en utilisant une syntaxe nommée “Markdown”. Cette syntaxe permet simplement de mettre en forme du texte, sans utiliser d’outils externes (comme Word, Powerpoint etc…).

      Une documentation claire, en français est disponible ici.

  • Agapes : Laisser la cache décochée.

  • Cliquer sur “Enregistrer”

  • La tenue est créée.

2. Depuis la liste des Evènements

• Cliquer sur “Nouvel Evènement”
• Suivre les instructions du point 1.

1. Depuis la page d’accueil de Janus :
   • Cliquer sur “Visiteurs” → “Créer Visiteur”
   • Remplir les informations obligatoires :
     • Prénom
     • Nom
     • Adresse e-mail
     • Numéro de téléphone
   • Les autres valeurs sont indicatives et ne doivent pas forcément être remplies.
   • Tout membre dont la loge est différente de la loge configurée dans Janus, est considéré comme un visiteur.
2. Depuis le listing des Visiteurs :
   • Cliquer sur “Nouveau”
   • Suivez les instructions du point 1.

Janus supportant la trésorerie des ateliers, il est capable d’encoder de nouvelles dépenses.

Encoder une dépense

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Dépenses”
• Sur l’écran suivant, cliquer sur “Nouvelle Dépense”
• Sur l’écran suivant, remplir les informations de la dépense :
  • Date (obligatoire) : Date à laquelle la dépense a été effectuée
  • Description (obligatoire) : Description de la dépense. Champ libre
  • Catégorie (obligatoire) : Catégorie de dépense. Valeurs fixes
  • Receveur : Identification du receveur de la dépense. (Ex. Nom du magasin, nom du particulier, Adresse du site e-commerce)
  • Compte : Compte bancaire recevant le paiement
  • Moyen de paiement : Moyen utiliser pour payer la dépense. Valeurs fixes
  • Montant (obligatoire) : Montant de la dépense, en euros.
  • Cliquer sur “Enregistrer”

2. Depuis le rapport

• Cliquer sur “Nouvelle dépense” sous “Dépenses …”
  • Suivre les instructions du point 1.

Exemple

On encode l’achat de nouveaux maillets chez acaciadecor.com pour un montant de 50€

Afin de suivre l’état des inscriptions aux évènements, Janus maintient une liste exhaustive des inscrits, ainsi que de leur choix pour les agapes.

Afficher l’aperçu des inscriptions

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Inscriptions” → “Lister Inscriptions”
• La page suivante affiche l’état des inscriptions pour tous les évènements créés :
  • Par évènements :
    • Nombre d’inscrits
    • Nombre de paiements reçus
    • Nombre de paiements en attente
    • Inscriptions sans agapes
    • Inscriptions avec agapes normaux
    • Inscriptions avec agapes végétariens

Afficher le détail des inscriptions

Depuis la liste des inscriptions

• Cliquer sur l’icône “loupe” de la tenue désirée
• Sur la page suivante, Janus affiche le détail des inscriptions à l’évènement

Bibliotheca — Ajouter un ouvrage

Tout membre actif de la loge peut ajouter un ouvrage au catalogue. L’ouvrage lui est automatiquement attribué en tant que contributeur.

Ajouter un ouvrage via ISBN (recommandé)

La méthode la plus rapide : saisir l’ISBN pour récupérer automatiquement toutes les métadonnées depuis Open Library.

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Ajouter un ouvrage
   2. Dans le champ Recherche ISBN, saisir l’ISBN (10 ou 13 chiffres)
   3. Cliquer sur Rechercher
   4. Si le livre est trouvé : titre, auteur, éditeur, année et couverture sont pré-remplis automatiquement

NB : Si l’ISBN est déjà présent dans le catalogue, une alerte s’affiche avec un lien vers l’ouvrage existant. Il n’est pas possible d’ajouter deux fois le même ISBN.

NB : Si Open Library ne dispose pas de couverture pour cet ISBN, la zone de couverture reste vide — vous pouvez alors uploader une image manuellement (voir ci-dessous).

Ajouter un ouvrage manuellement

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Ajouter un ouvrage
   2. Remplir au minimum le champ Titre (obligatoire)
   3. Compléter les champs souhaités : Auteur, Type, Éditeur, Année, Description

Définir l’emplacement

Lors de l’ajout, préciser où se trouve physiquement l’ouvrage :

• Local de la loge : l’ouvrage est conservé au local
• Chez un membre : sélectionner le membre concerné dans la liste ; un champ libre permet de préciser l’emplacement exact (ex. : “Bibliothèque du salon”)

Ajouter une couverture

Deux méthodes :

• Automatique : récupérée depuis Open Library lors du lookup ISBN si disponible
• Manuelle : cliquer sur la zone de couverture (icône ?) → sélectionner une image depuis votre appareil (JPEG, PNG, WEBP, GIF — max 8 Mo). L’image est redimensionnée automatiquement.

Types d’ouvrages

Pré-requis

• Module “Archives”

Fonctionnalité

Janus propose un système complet de gestion documentaire permettant d’organiser, stocker et retrouver efficacement tous les documents de la loge.

Le système d’archives permet de gérer différents types de documents :

• Documents d’événements : Invitations, procès-verbaux, corpus documentaires, calendriers
• Documents de trésorerie : Rapports financiers, justificatifs de recettes et dépenses, rappels de cotisation
• Documents administratifs : Correspondances, documents généraux
• Présences : Registres de présence, présences repas
• Travaux, planches et autres morceaux d’architecture

Les documents sont organisés grâce à un système de catégorisation avancée :

• Types de documents : Classification par catégorie (invitation, procès-verbal, rapport, etc.)
• Degrés maçonniques : Association aux degrés appropriés selon le rite pratiqué
• Tags personnalisés : Étiquetage libre pour un classement flexible
• Association aux événements : Liaison directe avec les tenues, séminaires et autres évènements
• Métadonnées : Informations automatiques (taille, type de fichier, date de création)

Le système supporte une large gamme de formats de fichiers :

• Documents : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, RTF, CSV
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WEBP
• Archives : ZIP, RAR, 7Z
• Taille maximale : 20 MB par fichier

Le système offre des fonctionnalités de recherche avancées :

• Recherche textuelle dans les titres et descriptions
• Filtrage par type de document
• Filtrage par tags
• Filtrage par période (date de début et fin)
• Affichage en grille ou liste
• Pagination avec choix du nombre d’éléments par page

Utilisation

Ajouter un document

Vue d’ensemble

Le système d’archives vous permet de stocker et organiser tous les documents de la loge de manière centralisée. Vous pouvez ajouter des comptes-rendus, invitations, rapports, photos et bien d’autres types de fichiers.

🚀 Accéder à la page d’ajout

1. Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
2. Dans le menu principal, cliquez sur “Archives”
3. Cliquez sur le bouton “Ajouter un document” (icône +)

📤 Étape 1 : Télécharger votre fichier

Méthodes pour ajouter un fichier :

Option A : Glisser-déposer

(le plus simple)

• Faites glisser votre fichier depuis votre ordinateur
• Déposez-le dans la zone grisée avec l’icône de nuage

Option B : Sélection manuelle

• Cliquez sur “Choisir un fichier”
• Naviguez dans vos dossiers
• Sélectionnez le fichier souhaité

📋 Types de fichiers acceptés :

• Documents : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, TIFF, WebP
• Texte : TXT, RTF, CSV
• Archives : ZIP, RAR, 7Z

⚠️ Limites importantes :

• Taille maximale : 20 MB par fichier
• Si votre fichier est trop volumineux, compressez-le ou contactez l’administrateur

🏷️ Étape 2 : Définir le type de document

Types de documents courants :

Invitation d’événement → Invitations aux tenues, agapes

Présence d’événement → Feuilles de présence des tenues

Procès-verbal d’événement → Comptes-rendus de tenues

Calendrier d’événement → Planning des activités

Corpus d’événement → Ordre du jour des tenues

Rapport de trésorerie → Bilans financiers

Rappel de trésorerie → Relances de cotisations

Présence repas → Listes des participants aux agapes

🆕 Créer un nouveau type :

1. Sélectionnez “Nouveau type” dans la liste
2. Tapez le nom de votre nouveau type
3. Exemple : “Photos événement”, “Factures”, etc.

🎯 Étape 3 : Sélectionner le degré (optionnel)

Si le document concerne un degré spécifique :

1. Choisissez le degré approprié dans la liste déroulante
2. Exemples :
   1. 1 - Apprenti pour les documents du 1er degré
   2. 2 - Compagnon pour les documents du 2ème degré
   3. 3 - Maître pour les documents du 3ème degré
3. Laissez vide si le document concerne tous les degrés

✏️ Étape 4 : Ajouter un titre descriptif

Conseils pour un bon titre :

• Soyez précis : “PV Tenue 15 mars 2024” plutôt que “PV”
• Incluez la date si pertinent
• Utilisez des mots-clés pour faciliter la recherche
• Exemples :
  • ✅ “Invitation Tenue Solennelle 24 juin 2024”
  • ✅ “Rapport Trésorerie T1 2024”
  • ✅ “Photos Agape Saint-Jean 2024”
  • ❌ “Document”
  • ❌ “Fichier1”

🏷️ Étape 5 : Ajouter des tags (recommandé)

Les tags facilitent la recherche et l’organisation.

Tags suggérées :

Par type d’événement :

• Tenue, Agape, Initiation, Élévation, Augmentation

Par nature :

• Officiel, Administratif, Financier, Festif

Par période :

• 2024, Trimestre-1, Saint-Jean

🆕 Ajouter un Nouveau Tag :

1. Sélectionnez “Nouveau Tag”
   1. Tapez le nom de l’étiquette
   2. Cliquez sur “Ajouter”
   3. L’étiquette apparaît avec une couleur automatique

✨ Astuce :

Vous pouvez ajouter plusieurs tag à un même document !

🔗 Étape 6 : Associer à un événement (optionnel)

Si le document est lié à une tenue ou agape spécifique :

1. Sélectionnez l’événement dans la liste déroulante
2. Seuls les événements récents (dernière année) sont affichés
3. Cela facilite le regroupement des documents par événement

✅ Étape 7 : Finaliser l’ajout

1. Vérifiez toutes les informations saisies
2. Cliquez sur “Envoyer”
3. Une confirmation apparaîtra si l’ajout réussit
4. Le document sera visible dans la liste des archives

🔍 Vérifier l’ajout

Après l’ajout :

1. Retournez à la page “Archives”
2. Votre document devrait apparaître en haut de la liste
3. Vérifiez que les étiquettes et informations sont correctes

❗ Que faire en cas de problème ?

Messages d’erreur courants :

“Fichier trop volumineux” → Réduisez la taille ou compressez le fichier

“Type de fichier non autorisé” → Utilisez un format supporté (PDF, Word, etc.)

“Veuillez sélectionner un type” → Choisissez un type de document

🆘 Besoin d’aide ?

• Contactez le secrétaire ou l’administrateur
• Vérifiez votre connexion internet
• Réessayez après quelques minutes

💡 Bonnes pratiques

✅ À faire :

• Nommez clairement vos fichiers avant upload
• Utilisez des étiquettes cohérentes avec l’existant
• Vérifiez la qualité des images avant upload
• Organisez par date dans les titres

❌ À éviter :

• Télécharger des fichiers personnels
• Utiliser des noms de fichiers génériques
• Oublier de définir le type de document
• Dupliquer des documents existants

📊 Conseils d’organisation

Pour les secrétaires :

• Créez des étiquettes standardisées pour l’année
• Utilisez une nomenclature cohérente pour les titres
• Associez systématiquement les documents aux événements

Pour les trésoriers :

• Étiquetez par exercice comptable
• Précisez toujours la période dans le titre
• Utilisez le type “Rapport de trésorerie” pour les bilans

Pour tous :

• Pensez à celui qui cherchera le document plus tard
• Un bon titre évite 10 minutes de recherche !

💡 Conseils d’utilisation :

• Utilisez des titres descriptifs pour faciliter les recherches futures
• Exploitez les tags pour créer votre propre système d’organisation
• Associez les documents aux événements pour un suivi chronologique
• Les types traduits (invitation, procès-verbal, etc.) s’adaptent à la langue de l’interface
• La compression automatique des images optimise l’espace de stockage

Janus vous prévient de ce qui vous concerne : un document à signer, une planche proposée, une inscription à un évènement, un anniversaire, un message dans l’Agora.

La cloche

En haut de la barre latérale, la cloche porte le nombre de notifications non lues.

• Cliquez sur une notification pour ouvrir directement ce dont elle parle — le document, l’évènement, la conversation. Elle passe alors en lue.
• La corbeille sur une notification la supprime.
• Tout marquer comme lu vide le compteur sans rien supprimer.

Les notifications restent consultables après lecture : la cloche est un journal, pas seulement une alerte.

Les notifications sur téléphone

Si vous avez installé l’application, Janus peut vous prévenir même quand elle est fermée. L’activation se fait depuis votre profil : votre téléphone vous demande alors l’autorisation, une seule fois.

Un bouton Envoyer une notification de test vous permet de vérifier que tout fonctionne, plutôt que d’attendre le prochain évènement pour le découvrir.

Choisir ce dont vous voulez être prévenu

Les notifications poussées se règlent par canal. Vous pouvez en garder certains et couper les autres :

• Messages de l’Agora
• Archives et documents
• Bibliotheca
• Anniversaires
• Évènements
• Enquêtes
• Signatures
• Trésorerie

Un réglage Tout couper suspend l’ensemble sans défaire vos choix : vous les retrouvez tels quels en le désactivant. C’est ce qu’il faut employer pour une période de congé, plutôt que de décocher chaque canal.

Couper un canal ne coupe que les notifications poussées sur votre téléphone. La cloche, elle, continue de tout recevoir : vous ne manquez rien, vous êtes seulement dérangé moins souvent.

Si vous ne recevez rien

Dans l’ordre :

1. Vérifiez que les notifications ne sont pas toutes coupées dans votre profil.
2. Vérifiez que le canal concerné est bien actif.
3. Envoyez-vous une notification de test.
4. Vérifiez que votre téléphone autorise les notifications pour Janus, dans ses propres réglages système — c’est la cause la plus fréquente, et elle est hors de portée de Janus.

Pré-requis

• Module “Planches”

Fonctionnalité

Le catalogue des planches rassemble les travaux présentés en loge, et ceux qui attendent de l’être. Il répond à une question simple mais qu’on se pose souvent : qui a planché sur quoi, et où est le texte ?

Il se présente en deux tableaux :

• Planches des membres de la loge — les membres actuels, les anciens, et les frères et sœurs passés à l’Orient éternel. Une planche ancienne peut être saisie rétrospectivement au nom de son auteur, même s’il n’est plus parmi nous : c’est le patrimoine de la loge.
• Planches des visiteurs — les frères et sœurs d’autres loges venus présenter chez vous. Leur loge et leur orient sont affichés, pour qu’on sache d’où vient le travail.

Chaque planche porte un titre, un auteur, un degré, un bref résumé et, une fois publiée, le document archivé qui la contient.

Une vitrine, pas seulement un registre

Le catalogue ne sert pas qu’à se souvenir. Il sert aussi à savoir ce qui existe, si jamais on veut le présenter.

Côté auteur. Un frère ou une sœur y déclare le travail qu’il ou elle est prêt·e à venir présenter — chez soi, ou ailleurs. Une planche lue une fois n’a pas à finir dans un tiroir : dès qu’elle figure au catalogue, avec son degré et son résumé, elle reste visible et réutilisable.

Côté loge qui cherche. Quand on cherche un sujet ou un intervenant pour une tenue, on sait ce qui a déjà été écrit, à quel degré, et par qui. Ce n’est pas un hasard si les planches des visiteurs portent la loge, l’orient et l’adresse de leur auteur : c’est précisément pour qu’on puisse le ou la contacter.

Ce que Janus fait, et ce qu’il ne fait pas. Le catalogue documente ce qui existe et indique à qui s’adresser. Il ne diffuse rien de lui-même : par défaut, une loge voisine ne voit pas votre catalogue, et une planche ne part nulle part.

Une seule exception existe, et elle est étroite : le partage d’annonces décrit à la section suivante. Il est facultatif, fermé tant que personne ne l’ouvre, et il exige deux accords — celui de l’auteur, planche par planche, et celui de la loge. Même ouvert, il n’envoie jamais le texte ni le document : ce qui part est une annonce, et la mise en relation se fait ensuite entre vous.

Annoncer une planche aux loges fédérées

Cette possibilité est facultative et fermée par défaut. Une loge peut ne jamais l’ouvrir, et son catalogue reste alors strictement chez elle. Rien de ce qui suit ne se produit tant que vos administrateurs n’ont pas activé le partage des planches.

Il faut deux accords, et aucun ne suffit seul. L’auteur coche, planche par planche, qu’il accepte qu’elle soit annoncée ailleurs — c’est sa décision, la loge ne peut pas la prendre à sa place. La loge, de son côté, désigne les loges destinataires en posant une règle de partage. Sans la case de l’auteur, rien ne part, même si la règle existe. Sans la règle, rien ne part non plus.

Seules les planches publiées partent, et seulement jusqu’au 3ᵉ degré. Une planche encore proposée, une planche retirée, une planche réservée aux officiers ou d’un degré supérieur ne sont jamais annoncées, quel que soit l’accord donné.

Le texte ne part jamais. Ce qui est transmis est une annonce : le titre, le résumé, le nom de l’auteur, sa loge et son orient, et la date de publication. Ni le texte de la planche, ni le document archivé, ni aucun lien vers ce document. Ce qui reste chez vous reste chez vous.

Le contact publié est le secrétariat de votre loge, jamais l’adresse personnelle de l’auteur. Une loge intéressée écrit au secrétariat, qui transmet les coordonnées de l’auteur s’il y a lieu — c’est-à-dire quand l’auteur est d’accord, au moment où la question se pose vraiment.

L’accord se retire. Décocher la case retire l’annonce des loges qui l’avaient reçue. Il en va de même si la planche est retirée ou supprimée, ou si la loge défait sa règle de partage.

Ce que vous recevez. Les planches annoncées par d’autres loges arrivent dans un espace distinct, en lecture seule : vous ne pouvez ni les modifier, ni les publier, ni les rattacher à un document, ni les réexpédier vers une troisième loge. Elles disent qu’un travail existe et à qui s’adresser — elles ne prétendent pas que vous le détenez.

Qui voit quoi

C’est le point le plus important de ce module, et il vaut la peine d’être compris.

Le degré commande. Une planche de 3ᵉ degré n’apparaît jamais à un apprenti — ni dans la liste, ni par un lien direct, ni dans une recherche. C’est la même règle que celle qui gouverne déjà vos archives, et non une règle propre aux planches : un document et la planche qui le porte ne peuvent donc jamais donner deux réponses différentes.

Une planche proposée reste discrète. Tant qu’elle n’est pas publiée, elle n’est visible que de son auteur et des administrateurs. Un travail en cours d’écriture n’a pas à circuler avant que son auteur l’ait présenté.

Cette discrétion s’étend au document lié : tant que la planche n’est pas publiée, le fichier n’apparaît pas dans les archives pour les autres membres. Il y réapparaît à la publication.

L’adresse électronique d’un visiteur n’est visible que dans la fiche détaillée, et seulement pour celles et ceux qui ont à le contacter — administrateurs, secrétariat, maîtrise des banquets, coordination des évènements. Elle n’apparaît jamais dans la liste.

Le cycle de vie d’une planche

Tout membre peut proposer une planche. Les administrateurs et le secrétariat publient, archivent et suppriment. C’est le même partage que pour les candidatures : l’initiative est ouverte, l’acte qui engage la loge est réservé.

À chaque nouvelle proposition, les administrateurs reçoivent une notification les invitant à l’examiner.

Utilisation

Proposer une planche

Menu latéral → Documents → Planches, puis Proposer une planche. Renseignez le titre, un bref résumé et le degré. Elle naît à l’état proposée, sans document.

Rattacher le document

Depuis la fiche de la planche, choisissez le document dans les archives ou déposez-le depuis votre ordinateur — sans quitter l’écran. Un fichier déposé par ce chemin rejoint vos archives comme n’importe quel autre document.

Vous pouvez aussi faire le trajet inverse : au dépôt d’un document dans les archives, le rattacher à une planche existante, ou en créer une directement.

Publier

La publication exige un document lié, et du même degré que la planche. C’est délibéré : sans cette règle, le catalogue pourrait montrer à un apprenti le résumé d’une planche dont les archives lui refuseraient ensuite le fichier.

Archiver ou supprimer

Archiver sort la planche du catalogue en conservant son histoire — c’est le geste courant. Supprimer l’efface pour de bon : à réserver à l’erreur de saisie ou au doublon.

Dans les deux cas, si un document est lié, Janus vous demande quoi en faire :

• Conserver — le document reste aux archives, y redevient visible, et se détache de la planche.
• Supprimer — le document quitte les archives avec son fichier. Cette option n’est offerte qu’aux administrateurs : gérer les planches ne donne pas le droit de purger le fonds documentaire.

Sur mobile

Le catalogue est disponible dans l’application : la tuile Planches mène aux deux mêmes listes, à la fiche détaillée et au formulaire de proposition. Les mêmes règles de visibilité s’y appliquent — l’application n’ouvre aucune porte que le site tiendrait fermée.

Bon à savoir

• Le catalogue ne stocke pas de fichier : il pointe vers vos archives, qui restent le seul endroit où vivent les documents.
• Un document ne peut être rattaché qu’à une seule planche.
• Si le document lié est supprimé des archives, la planche survit : elle revient simplement à l’état proposée, sans document.
• Une planche n’est annoncée à d’autres loges que si son auteur l’a demandé et que la loge a ouvert le partage — et seule l’annonce part, jamais le texte ni le document.
• Les planches reçues d’autres loges sont en lecture seule et ne repartent jamais vers un tiers.

Sybille est l’aide intégrée de Janus. Elle ne remplace pas ce guide : elle vous dit, sur la page où vous êtes, ce que vous pouvez y faire et ce qui s’y passe en ce moment.

Où la trouver

Une pastille flottante est présente en bas de l’écran sur une cinquantaine de pages. Cliquez dessus : un panneau s’ouvre, et se referme d’un second clic.

Ce qu’elle montre

Le mode d’emploi de la page. En quelques lignes : à quoi sert cet écran, et les gestes utiles qu’on n’y trouve pas toujours seul.

Une observation tirée de vos données. C’est ce qui la distingue d’une aide ordinaire. Sur la page des évènements, elle vous dit dans combien de jours tombe la prochaine tenue. En trésorerie, elle signale les cotisations en retard. Sur les membres, ce qui manque dans les fiches. L’observation porte sur votre loge, à cet instant.

Des actions rapides, qui mènent directement là où l’observation vous invite à aller.

Le tutoriel de la page, quand il en existe un : la visite guidée pas à pas, qu’on peut rejouer autant de fois qu’on veut.

Ce que Sybille ne fait pas, et pourquoi c’est important

Les observations sont calculées par des règles fixes, à partir de votre base. Ce ne sont pas des phrases écrites par un modèle de langage.

Concrètement : aucune donnée de votre loge n’est envoyée à un service d’intelligence artificielle pour alimenter ce panneau. Ni les noms de vos membres, ni vos comptes, ni vos documents. Le calcul se fait chez vous, comme le reste de Janus.

C’est une question qui revient en comité, et la réponse est celle-là.

L’activer ou la désactiver

Sybille se coupe et se rallume individuellement, depuis votre profil. Votre choix n’engage que vous : un membre peut la garder pendant que son voisin la désactive.

Si vous ne voyez pas la pastille alors que d’autres la voient, deux causes possibles : vous l’avez désactivée dans votre profil, ou la page où vous êtes n’a pas d’entrée de guide.

Pour l’administration

La disponibilité de Sybille sur l’instance est un réglage de loge. Une page d’état permet de vérifier la connexion et de relancer les traitements en attente.

Accéder à la fiche

Depuis « Loge » → « Loges », cliquer sur la loupe d’une loge dans le tableau. La fiche s’ouvre avec trois blocs — Identité de la loge, Membres, Officiers — que vous pouvez déplacer d’une colonne à l’autre ; la disposition choisie est mémorisée.

Deux régimes bien différents

C’est le point le plus important de cette page : selon la manière dont la loge a été créée, la fiche ne se comporte pas du tout de la même façon.

Loge synchronisée avec Atrium

La loge dispose de sa propre instance Janus et lui est reliée via Atrium (voir Lier une loge tenue à la main à son instance Janus). Dans ce cas :

• Aucun bouton Modifier, Ajouter un membre ou Ajouter un officier n’apparaît : l’identité de la loge, ses membres et ses officiers vous parviennent depuis la loge elle-même, via les partages qu’elle a acceptés vers l’obédience.
• Seul le numéro de loge reste modifiable depuis votre côté, via l’icône crayon à côté du numéro affiché.
• Toute tentative d’ouvrir un écran d’ajout ou de modification de membre ou d’officier pour ce type de loge est refusée.

Loge tenue à la main

La loge n’a pas (encore) sa propre instance Janus ; vous en gérez la fiche entièrement depuis l’obédience :

• Modifier l’identité de la loge (numéro, nom, orient, email, adresse, Vénérable Maître, type, genre, rite)
• Ajouter, modifier ou retirer un membre
• Ajouter, modifier ou supprimer un officier

Gérer les membres (loge tenue à la main uniquement)

• « Ajouter un membre » depuis les boutons en haut de la fiche
• Chaque ligne du tableau des membres propose modification et retrait
• Retirer un membre de la loge archive automatiquement sa fiche s’il n’appartient à aucune autre loge de l’obédience ; s’il est encore rattaché ailleurs, seul le lien avec cette loge disparaît.

Gérer les officiers (loge tenue à la main uniquement)

• « Ajouter un officier » : le formulaire ne permet de désigner qu’un membre déjà présent dans le tableau des membres de cette loge — pas de saisie libre d’un nom.
• Chaque officier peut ensuite être modifié ou supprimé depuis le tableau des officiers.

Archiver une loge

Depuis la liste des loges, l’icône corbeille archive la fiche. Cette action est désactivée pour toute loge synchronisée avec Atrium (infobulle explicite) — seule une loge tenue à la main peut être archivée depuis cet écran.

Réconciliation depuis la fiche

Quand une loge synchronisée a transmis une modification en attente sur un officier, la ligne concernée est signalée directement dans le tableau des officiers de la fiche, avec les mêmes actions Accepter / Rejeter que dans l’écran de réconciliation — voir Réconcilier les informations envoyées par les loges.

Vecteur essentiel de la communication inter-loges, le calendrier représente un travail parfois fastidieux pour le secrétaire.

Janus génère automatiquement le calendrier de l’année courante.

La génération du calendrier fait partie des services “Documentation”. Pour bénéficier de la génération automatique de vos documents, contactez janus@cydit.eu

Générer le calendrier

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Sur la liste des tenues, cliquer sur “Calendrier”
• Sur la page suivante sélectionner l’intervalle de date entre lesquelles vous voulez générer le calendrier
• Sélectionner les types d’évènements à inclure dans le calendrier
• Le calendrier est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Janus permet à chaque atelier de configurer la liste des fonctions présentent dans l’atelier.

Il n’y a aucune limite au nombre de fonctions pouvant être créées dans Janus.

Chaque rite venant avec sa terminologie et sa liste d’officiers, il est aisé de les configurer dans Janus.

Créer une Fonction

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur “Loge” → “Fonctions et Officiers”
   2. Cliquer sur “Créer une fonction”
   3. Indiquer le nom de la fonction à créer
   4. Cliquer sur “Enregistrer”

Assigner une fonction

NB : Une fonction ne peut être assignée qu’à un membre existant. Référence :

Créer un Membre

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur “Loge” → “Fonctions et Officiers”
   2. Cliquer sur “Assigner une fonction” :
      1. Sélectionner le membre remplissant la fonction
      2. Sélectionner la fonction remplie par le membre
      3. Cliquer sur “Enregistrer”

Pour faciliter la logistique des agapes, Janus permet aux inscrits de payer leurs agapes, directement en ligne, grâce à un QR Code ou à un virement.

Il est aussi possible pour le trésorier, ou le maitre des banquets de générer un QR code de paiement directement le jour même. Une fois l’argent reçu sur le compte de l’atelier, le trésorier peut valider les paiements et encoder automatiquement les revenus dans la trésorerie.

Enregistrer un paiement reçu

Après avoir reçu un paiement sur le compte, il convient de l’encoder dans Janus.

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Inscriptions” → “Lister Inscriptions”
• Cliquer sur l’icône “loupe” de la tenue pour laquelle un paiement a été reçu
• Cliquer sur “Approuver” sur l’inscription du membre qui a réglé le montant
• Automatiquement l’inscription est validée et une recette est ajoutée à la trésorerie

Procéder à un paiement en direct

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Inscriptions” → “Lister Inscriptions”
• Cliquer sur l’icône “loupe” de la tenue pour laquelle un paiement doit être effectué
• Cliquer sur l’icône “caisse” du membre qui souhaite régler
• Sur la page suivante, sélectionner le moyen de paiement souhaité : “QR Code” ou “Virement”
• Une fois le paiement éxécuté, cliquer sur “Approuver”.
• Le paiement est automatiquement ajouté à la trésorerie

Janus supportant la trésorerie de votre atelier, il peut encoder de nouvelles recettes

Encoder une recette

1. Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Recette”
• Sur l’écran suivant, cliquer sur “Nouvelle Recette”
• Sur l’écran suivant, remplir les informations de la recette :
  • Date (obligatoire) : Date à laquelle la recette est apparue
  • Description (obligatoire) : Description de la recette. Champ libre
  • Catégorie (obligatoire) : Catégorie de recette. Valeurs fixes
  • Origine : Provenance de la recette. Champ libre.
  • Montant (obligatoire) : Montant de la recette, en euros.
• Cliquer sur “Enregistrer”

2. Depuis le rapport

• Cliquer sur “Nouvelle recette” sous “Recettes …”
  • Suivre les instructions du point 1.

Gestion des relations multiples (Documents ↔ Événements / Candidatures / Trésor)

Cette page explique, pour les utilisateurs finaux, comment lier un document de l’archive à plusieurs éléments (Événements, Candidatures, Dépenses/Revenus du Trésor), comment ces liens s’affichent, et qui peut faire quoi.

Objectif

• Relier un même document à plusieurs éléments du système sans le dupliquer.
• Retrouver rapidement les pièces liées depuis les pages de détails (événement, candidature, dépense/revenu) et depuis la liste des archives (via un modal dédié).

Rappels clés

• Relations supportées:
  • Événement (visible par tous les rôles ayant accès aux archives)
  • Candidature (visible si rôle : Administrateurs, Secrétaire)
  • Trésor: Dépense ou Revenu (visible si rôle : Administrateurs, Trésorier)
• Contrainte Trésor: un seul document peut être lié à une dépense ou un revenu (lien unique par item Trésor).
• Relations ≠ Tags: les relations ne créent plus de tags. Elles apparaissent dans un modal dédié et sur les pages de détail concernées.

1) Ajouter/modifier des relations lors du dépôt d’un document

Vous pouvez lier un document à un ou plusieurs éléments directement depuis le formulaire d’upload ou d’édition d’un document d’archive.

Étapes

1. Ouvrez l’archive: menu « Archives » → « Ajouter un document » ou bien « Éditer » sur un document existant.
2. Remplissez les informations du document (type, titre, etc.).
3. Dans le bloc « Relations », cliquez sur « + Ajouter une relation ».
4. Pour chaque ligne:
   • Sélectionnez le Type de relation: Événement, Candidature, Dépense ou Revenu.
   • Sélectionnez l’élément à lier (liste déroulante).
   • Vous pouvez ajouter plusieurs lignes (Événement + Candidature, par ex.).
   • Vous pouvez supprimer une ligne si nécessaire (bouton ×).
5. Validez le formulaire. Les relations sont enregistrées.

Droits nécessaires

• Événement: tous les utilisateurs avec accès aux archives peuvent ajouter le lien.
• Candidature: uniquement Administrateurs / Secrétaire.
• Dépense / Revenu: uniquement Administrateurs / Trésorier.

2) Lier la lettre de motivation d’une candidature

Lors de l’ajout d’une lettre de motivation dans une candidature:

• Le document est automatiquement lié à la Candidature.
• Si une Tenue de présentation a été sélectionnée, le document est également lié à cet Événement.

Astuce: Cela permet d’ouvrir rapidement le document depuis la page de l’événement si besoin.

3) Où voir les relations ?

Dans la liste des archives

• Chaque vignette de document affiche un bouton « Voir les éléments liés » (icône maillon) uniquement s’il existe au moins une relation.
• En cliquant dessus, un modal s’ouvre avec la liste des relations (une par ligne):
  • Événement → ouvre la page détail de l’événement.
  • Candidature → ouvre la page détail de la candidature.
  • Dépense / Revenu → ouvre la page détail de Trésor correspondante.
• Les éléments qui ne vous sont pas autorisés par rôle ne sont pas affichés.

Sur les pages de détail

• Événements: la section « Documents liés » liste les documents attachés à l’événement.
• Candidatures: la section « Documents liés » liste les documents de la candidature.
• Trésor (Dépense / Revenu): la ligne « Justificatif » affiche le(s) document(s) lié(s).

4) Cas d’usage & bonnes pratiques

• Plusieurs relations (ex.: un PDF de convocation lié à l’Événement + à la Candidature présentée) sont autorisées.
• Trésor: si vous chargez un nouveau justificatif, le lien vers la dépense/revenu est mis à jour pour pointer vers ce nouveau document (un seul justificatif par item).
• Ne pas dupliquer les fichiers: liez un document unique à plusieurs éléments plutôt que d’uploader plusieurs fois.
• Tags: utilisez les tags uniquement pour la catégorisation fonctionnelle. Les relations ne génèrent pas de tags.

5) FAQ

Je ne vois pas la relation dans le modal

• Vérifiez vos droits (rôle) pour ce type d’élément.
• Assurez-vous d’avoir enregistré le formulaire après avoir ajouté la relation.

Je ne vois pas le bouton « Voir les éléments liés »

• Le bouton n’apparaît que s’il existe au moins une relation pour le document.

Peut-on lier plusieurs documents à une même dépense ou un même revenu ?

• Non. Il y a un seul document par dépense/revenu. Si vous uploadez un nouveau justificatif, l’ancien lien est remplacé.

Puis-je rechercher par relations ?

• Utilisez la liste des archives puis le modal des relations pour naviguer vers l’élément lié.

6) Synthèse des rôles

• Tous: peuvent créer/voir des liens vers Événements.
• Administrateurs / Secrétaire: peuvent créer/voir des liens vers Candidatures.
• Administrateurs / Trésorier: peuvent créer/voir des liens vers Dépenses et Revenus.

7) Glossaire rapide

• Relation: lien entre un document et un élément métier (événement, candidature, dépense/revenu).
• Modal des relations: fenêtre qui s’ouvre depuis la vignette d’un document et liste toutes ses relations avec liens cliquables.
• Justificatif: document lié à une dépense ou un revenu (un seul par item Trésor).

8) Assistance

En cas de question, contactez votre administrateur Janus ou utilisez le canal de support habituel.

Bibliotheca — Modifier ou supprimer un ouvrage

Un membre peut modifier ou supprimer uniquement les ouvrages qu’il a lui-même ajoutés. Les administrateurs, secrétaires et bibliothécaires peuvent agir sur l’ensemble du catalogue.

Modifier un ouvrage

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage à modifier
   3. Sur la fiche de l’ouvrage, cliquer sur l’icône crayon (✏️)
   4. Modifier les champs souhaités
   5. Cliquer sur Enregistrer

Champs modifiables

• Titre, Auteur, ISBN, Type, Éditeur, Année, Description
• Emplacement (local ou chez un membre, avec notes)
• Couverture (upload d’une nouvelle image en cliquant sur la couverture)

NB : Le statut Emprunté ne peut pas être défini manuellement depuis le formulaire de modification. Il est positionné automatiquement lors de l’enregistrement d’un emprunt. Pour changer le statut d’un ouvrage emprunté, enregistrer d’abord son retour depuis la fiche de l’ouvrage.

NB : Seuls les statuts Disponible et Perdu sont sélectionnables manuellement.

Mettre à jour la couverture

1. Depuis la fiche de l’ouvrage (icône crayon ou clic sur le titre depuis le catalogue)
2. Cliquer directement sur l’image de couverture (ou sur le placeholder ? si aucune couverture)
3. Sélectionner une image depuis votre appareil
4. La couverture est compressée et enregistrée automatiquement sans recharger la page

Supprimer un ouvrage

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage à supprimer
   3. Sur la fiche de l’ouvrage, cliquer sur l’icône poubelle (🗑️)
   4. Confirmer la suppression dans la fenêtre de confirmation

NB : La suppression est impossible si l’ouvrage est actuellement emprunté. Il faut d’abord enregistrer le retour avant de pouvoir supprimer l’ouvrage.

NB : La suppression est définitive et ne peut pas être annulée.

Quand utiliser cet écran

Une loge que vous avez créée à la main dans l’annuaire (voir Créer une loge membre ou une loge amie) peut, un jour, ouvrir sa propre instance Janus et rejoindre la fédération Atrium. Ce lien permet de faire correspondre la fiche que vous teniez à la main avec cette nouvelle loge fédérée, sans repartir de zéro.

Prérequis

• La loge doit être tenue à la main dans votre annuaire (pas encore synchronisée).
• La nouvelle loge fédérée doit déjà exister côté Atrium et être visible par votre obédience.

Si aucune loge de fédération ne peut être proposée en correspondance, le bouton « Lier à Atrium » n’apparaît pas sur la fiche.

Marche à suivre

1. Ouvrir la fiche de la loge tenue à la main (voir Consulter et corriger la fiche d’une loge)
2. Cliquer sur « Lier à Atrium »
3. Sélectionner, dans la liste, la loge de la fédération qui correspond
4. Confirmer

Ce qui se passe ensuite

• La fiche bascule immédiatement en mode loge synchronisée : voir Consulter et corriger la fiche d’une loge pour ce que cela change.
• Les membres et officiers que vous aviez saisis à la main sont rattachés à la loge de la fédération.
• L’ajout local de membres ou d’officiers n’est plus proposé : à partir de cet instant, l’identité de la loge, ses membres et ses officiers vous parviennent depuis la loge elle-même.

Cette opération est irréversible depuis l’interface : une fois liée, une loge ne peut pas être déliée pour revenir à une gestion manuelle.

Janus vous aide à gérer votre trésorerie. Afin d’obtenir rapidement une vue d’ensemble de l’état courant de votre trésorerie, Janus présente un rapport comptable.

Afin de pouvoir utiliser le rapport, votre trésorerie doit être configurée.

Configurer la Trésorerie

Afficher le bilan

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Rapport”
• Sur l’écran suivant, Janus affiche le rapport de trésorerie pour l’année en cours.
• Le rapport contient 3 tableaux :
  • Le récapitulatif indique :
    • Le total des Recettes
    • Le total des Dépenses
    • Le résultat net (Recettes - Dépenses)
  • Le tableau des Recettes
    • Total des recettes par catégories
    • NB : La liste des catégories est fixe. Pour toute demande de changement, contactez : janus@cydit.eu
  • Le tableau des Dépenses
    • Total des dépenses par catégories
    • NB : La liste des catégories est fixe. Pour toute demande de changement, contactez : janus@cydit.eu
• Depuis le rapport vous pouvez également :
  • Afficher le détail des dépenses en cliquant sur “Détails” sous “Dépenses …”
  • Créer une nouvelle dépense
  • Afficher le détail des recettes en cliquant sur “Détails” sous “Recettes”
  • Générer le rapport au format PDF, en cliquant sur “Rapport”

Afin d’appeler les membres au travail, Janus vous aide à générer les invitations aux Tenues.

L’invitation permet aussi de transmettre le lien d’inscription aux agapes (si applicable).

NB : La génération de convocation fait partie du service “Documentation”. Si vous souhaitez utiliser la génération de convocation, contactez janus@cydit.eu

Générer une convocation

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Cliquer sur l’icône “PDF” de la tenue pour laquelle vous voulez générer la convocation
• La convocation est générée, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Janus offre la possibilité à chaque visiteur et/ou membre de s’inscrire à un évènement organisé par l’atelier.

Avant d’encoder votre 1ère cotisation dans Janus, n’oubliez pas de configurer la trésorerie

Configurer la Trésorerie

Nota Bene

Il n’est pas nécessaire d’encoder les cotisations manuellement dans le menu “Trésor”. Tout se fait automatiquement depuis le tableau des “Membres”

Aperçu des cotisations

Depuis la liste des membres : “Loge” → “Membres” :

• Le statut de cotisation est indiqué pour chaque membre par une icône représentant un sac d’argent.
  • Un membre en ordre de cotisation est associé à une icône verte
  • Un membre qui n’est pas en ordre de cotisation est associé à une icône rouge
• La période ainsi que le montant de la cotisation sont indiqués pour chaque membre :
  • La période est “Annuelle” ou “Mensuelle”
  • Le montant est libre

Il est possible d’obtenir un état détaillé des cotisations d’un membre

• Cliquer sur l’icone “bloc-note”
• Sur l’écran suivant vous obtenez 2 tableaux
  • Le 1er tableau indique l’état de la cotisation courante
    • Si la cotisation n’est pas payée annuellement, ce tableau indique le montant “restant dû” ou “à percevoir”
  • Le 2ème tableau indique l’historique des cotisations perçues pour l’année courante

Encoder une cotisation

1. Depuis la liste des membres
   1. Pour un membre qui n’est pas en ordre de cotisation
      1. Cliquer sur l’icône rouge
      2. Sur l’écran suivant
         1. Choisir la périodicité de la cotisation
            1. Mensuelle
            2. Annuelle
         2. Remplir le montant de la cotisation perçue
      3. Cliquer sur “Enregistrer”
      4. Le membre est en ordre de cotisation

NB : La cotisation est automatiquement enregistrée dans la trésorerie

Bibliotheca — Gérer les emprunts

Les emprunts permettent de tracer qui détient quel ouvrage et jusqu’à quand. Seuls les administrateurs, secrétaires, bibliothécaires et le membre propriétaire de l’ouvrage peuvent enregistrer ou clôturer un emprunt.

NB :

• Un membre ne peut pas s’enregistrer lui-même comme emprunteur de son propre ouvrage.
• Un seul emprunt actif par ouvrage à la fois.

Enregistrer un emprunt

Depuis le catalogue

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Sur la ligne de l’ouvrage disponible, cliquer sur l’icône emprunt (📖)
   3. Dans la fenêtre qui s’ouvre :
      1. Sélectionner l’emprunteur dans la liste des membres actifs de la loge
      2. Vérifier ou modifier la date d’emprunt (par défaut : aujourd’hui)
      3. Définir une date limite de retour (optionnel)
      4. Ajouter des notes si nécessaire
   4. Cliquer sur Enregistrer l’emprunt

Depuis la fiche de l’ouvrage

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage
   3. Cliquer sur l’icône emprunt (📖) dans la barre d’actions
   4. Remplir le formulaire et cliquer sur Enregistrer l’emprunt

NB : La date limite de retour ne peut pas être antérieure à la date d’emprunt — le formulaire l’interdit automatiquement.

NB : L’icône emprunt n’apparaît que si l’ouvrage est au statut Disponible.

Enregistrer un retour

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Catalogue
   2. Cliquer sur le titre de l’ouvrage emprunté
   3. Sur la fiche, la bannière jaune indique le nom de l’emprunteur et la date d’emprunt
   4. Vérifier ou modifier la date de retour (par défaut : aujourd’hui)
   5. Cliquer sur Enregistrer le retour

L’ouvrage repasse automatiquement au statut Disponible.

Suivre les emprunts en cours

Vue administrateur / bibliothécaire

1. Depuis la page d’accueil de Janus
   1. Cliquer sur Bibliotheca → Emprunts
   2. La liste affiche tous les emprunts en cours, triés par date limite de retour
   3. Les emprunts en retard sont surlignés en jaune avec un badge En retard
   4. Il est possible d’enregistrer un retour directement depuis cette liste

Vue membre

La page Emprunts affiche deux sections :

• Emprunts de mes ouvrages : ouvrages que le membre a contribué et qui sont actuellement empruntés par d’autres
• Mes emprunts en cours : ouvrages que le membre a lui-même empruntés

Historique des emprunts

L’historique complet de chaque ouvrage est consultable en bas de sa fiche : emprunteur, dates d’emprunt et de retour, notes.

Référence :

Modifier ou supprimer un ouvrage

Ce guide explique comment créer, enrichir, modifier et retrouver les documents liés aux rituels dans Janus.

Accès et permissions

• Qui peut gérer les rituels: Administrateur, Secrétaire.
• Sécurité par degré: le degré du rituel sert de filtre d’accès aux documents correspondants.

Créer un rituel

1. Ouvrez la page: Rituels → Créer.
2. Renseignez:
   • Nom du rituel (obligatoire).
   • Degré (obligatoire).
   • Rôles (facultatif, liste de noms comme “Maître des Cérémonies”, “Orateur”, etc.).
3. Validez: Créer.
4. Vous êtes redirigé vers la liste des rituels.

Notes:

• Les rôles peuvent aussi être ajoutés/ajustés après création (voir “Modifier un rituel”).

Ajouter des rôles et des documents

Ajouter/éditer des rôles

• Sur la page Détail du rituel, ajoutez/supprimez/renommez les rôles, puis Enregistrez.
• Les rôles sont de simples intitulés (ex.: “Chapelain”, “Expert”, …).

Joindre des documents “Organisation” ou “Matériel”

• Depuis la page Détail du rituel:
• Choisissez le type:
  • Organisation (plans, trames, consignes)
  • Matériel (listes d’objets, checklists)
• Sélectionnez le fichier et validez.

Règle de lien:

• Il existe un seul lien actif par type (“organisation” et “matériel”) pour un rituel. Envoyer un nouveau fichier remplace le lien existant (les anciens fichiers restent archivés).

Tags automatiques:

• Les documents sont tagués avec: Rituels, Nom du rituel, et le type (Organisation/Matériel).

Joindre des documents de rôle

• Depuis la page Détail du rituel, pour un rôle spécifique:
• Choisissez le type de document (interne/externe).
• (Optionnel) Description — si vide, Janus génère: JJ/MM/AAAA - Nom du rituel - Nom du rôle.
• (Optionnel) Degré — si vide, Janus utilise le degré du rituel.
• Sélectionnez le fichier et validez.

Règle de lien pour un rôle :

• Janus supprime le lien actif pour ce rôle précis et rattache le nouveau document (les anciens restent en archive).
• Tags automatiques: Rituels, Nom du rituel, Nom du rôle.

Modifier un rituel

1. Ouvrez la page Détail du rituel → Modifier.
2. Mettez à jour:
   • Nom
   • Degré
   • Rôles (suppression, ajout, renommage)
3. Enregistrez.

Important:

• Si vous changez le degré du rituel, Janus met automatiquement à jour le degré de tous les documents liés (Organisation, Matériel, Rôles) pour rester cohérent avec la politique d’accès par degré. Un message de confirmation indique combien de documents ont été mis à jour.

Consulter les documents dans les Archives

Vous pouvez retrouver les documents:

• Depuis la page Détail d’un rituel (liens directs).
• Dans Archives:
• Recherchez par tags: Rituels, Nom du rituel, Organisation ou Matériel, et/ou le Nom du rôle.
• Le degré du document correspond au degré du rituel (ou celui renseigné à l’envoi).

Convention de description (si non saisie):

• Organisation/Matériel: JJ/MM/AAAA - Nom du rituel - [Organisation|Matériel]
• Rôle: JJ/MM/AAAA - Nom du rituel - Nom du rôle

Bonnes pratiques

• Toujours définir le degré du rituel: il conditionne la visibilité des documents.
• Utilisez des noms de rôles clairs et constants pour faciliter la recherche par tags.
• Remplacez plutôt que dupliquez: renvoyez un fichier pour mettre à jour le lien actif; l’historique reste consultable en archive.
• Vérifiez les tags dans l’Archive pour retrouver rapidement vos documents (Rituels, rituel, type/role).

FAQ - Foire Aux Questions

• Puis-je avoir plusieurs documents “Organisation” actifs pour un rituel ?

Non. Un seul lien actif par type; l’envoi d’un nouveau fichier remplace le lien existant (l’ancien reste en archive).

• Que se passe-t-il si je change le degré du rituel ?

Tous les documents liés (Organisation, Matériel, Rôles) voient leur degré mis à jour automatiquement.

• Le degré d’un document peut-il différer de celui du rituel ?

Oui si vous le renseignez explicitement à l’envoi; sinon, Janus utilise celui du rituel.

• Comment retrouver un document de rôle spécifique ?

Dans Archives, filtrez par tags: Rituels, Nom du rituel, et le Nom du rôle.

• Les anciens documents sont-ils supprimés ?

Non. Le lien actif est remplacé, mais les versions précédentes restent archivées. Vous pouvez manuellement supprimer les anciens documents.

• Qui peut gérer les rituels et leurs documents ?

Tous les membres qui ont le rôle “Administrateur” ou “Secrétariat” dans Janus.

• Formats de description par défaut

Générés automatiquement au format JJ/MM/AAAA - … pour cohérence et tri rapide.

Pourquoi cette page

Atrium est le module de fédération de Janus, décrit dans Atrium — Fédération inter-loges. Côté obédience, il ne se limite pas au partage de documents et d’évènements : c’est aussi lui qui conditionne la réconciliation des informations envoyées par les loges, les demandes de partage adressées aux loges, et le lien d’une loge tenue à la main avec son instance Janus. Cette page décrit ce qui, sur l’écran Atrium lui-même, se présente différemment en obédience par rapport à une loge.

Les quatre onglets de l’écran Atrium

L’écran Atrium (« Admin » → « Atrium ») comporte quatre onglets. Selon votre niveau d’accès et l’état d’enregistrement de l’instance, vous ne les verrez pas tous :

L’onglet « Demandes » n’apparaît que si votre instance est entièrement enregistrée auprès d’Atrium : identifiants OAuth2 émis par le Hub et présents sur votre instance. Tant que ce n’est pas le cas, inutile de le chercher — il faut d’abord finaliser l’enregistrement.

Le contenu de l’onglet « Demandes » fait l’objet de sa propre page : voir Demander aux loges de partager vers l’obédience.

Ce qui distingue une obédience d’une loge sur cet écran

Vous ne pouvez pas cibler une autre obédience

Dans l’assistant de création d’une règle de partage (onglet « Partage »), une obédience ne peut choisir comme destinataire qu’une loge ou une communauté — jamais une autre obédience. Ce troisième choix n’est proposé qu’aux loges, pour leur permettre de partager directement vers leur propre obédience.

Vous émettez des demandes, vous n’en recevez pas

L’onglet « Demandes » vous sert à adresser des demandes de partage à vos loges. L’inverse n’existe pas : une obédience ne peut pas s’adresser de demande à elle-même, et les actions d’approbation ou de rejet d’une demande sont refusées si on tente de les exécuter sur une instance d’obédience. Aucun encart ne vous présente donc de « demandes reçues » sur cet écran.

Vous pouvez supprimer ce que la loge ne peut pas supprimer

Quand une demande de partage est marquée comme forcée, la règle qui en résulte chez la loge ne peut être supprimée que par vous, jamais par la loge elle-même. C’est le pendant, côté obédience, de ce que décrit Demander aux loges de partager vers l’obédience : ce que vous imposez, seule votre obédience peut le révoquer.

Le partage implicite vers les communautés — le point le plus coûteux en confidentialité

Ce point est déjà détaillé dans Ce qui change par rapport à une loge, mais il concerne directement cet écran et mérite d’être répété ici sans détour : sur une instance d’obédience, les évènements et les documents partent automatiquement vers toutes les communautés dont votre obédience est membre, même en l’absence de toute règle de partage définie dans l’onglet « Partage ». Ne vous fiez pas à une liste de règles vide pour conclure qu’un évènement ou un document reste interne à l’obédience.

Ce que cet écran ne permet pas

Faire entrer une loge dans une communauté ne se fait pas depuis Janus. Il n’existe, sur cet écran ni ailleurs dans Janus, aucun bouton permettant à l’obédience d’inviter ou d’admettre une loge dans une communauté. Ce rattachement passe par le Hub Atrium et par des traitements automatiques, en dehors de l’interface de Janus.

Les liens et les communautés n’apparaissent pas immédiatement. L’onglet « Liens » se met à jour après une synchronisation avec le Hub Atrium — déclenchée manuellement ou en tâche de fond. Un délai existe donc toujours entre un changement côté Hub et son apparition ici ; il n’est pas instantané.

Janus permet d’importer des extraits bancaires afin d’encoder rapidement plusieurs transactions bancaires.

Cette fonctionnalité est utile pour importer les données comptables historiques (années ou mois précédents)

Elle est aussi utile pour les trésoriers qui font leur comptabilité de mois en mois.

NB : L’import est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Extrait de compte d’une des banques suivantes :
  • BNP Paribas Fortis
  • KBC
  • KBC Brussels
  • CBC
  • Belfius
  • ING
  • Triodos
• Seuls les extraits au format CSV sont acceptés par Janus

Importer un extrait au format CSV

Depuis la page d’accueil

• Cliquer sur “Trésor” → “Banque - Import”
  • Sélectionner le fichier CSV sur votre ordinateur
  • Sélectionner la banque émettrice de l’extrait de compte.
    • Si votre banque n’est pas listée, merci d’envoyer un mail à janus@cydit.eu avec un exemple de fichier CSV provenant de votre banque.
  • Cliquer sur “Importer”

Sur l’écran suivant :

• Chaque transaction du fichier est représentée sur une ligne
• Vérifier et/ou modifier les informations.
• Les champs suivants doivent être remplis pour pouvoir importer les transactions :
  • Date : Date de la transaction (Importée automatiquement)
  • Description : Description de la transaction. (Importée automatiquement, mais souvent très verbeux)
  • Montant : Montant de la transaction. (Importé automatiquement)
  • Catégorie : Catégorie de la transaction. A remplir manuellement pour chaque transaction.
• Cliquer sur “Importer”
• Les transactions sont importées dans le menu “Trésor” → “Banque - Transactions”.
• Il est dés lors possible de réconcilier les transactions avec les éléments de la trésorerie (Dépenses ou Recettes)

Il arrive parfois que les membres oublient de régler leur cotisation.

Dans ce cas là, Janus est là pour vous aider à faire le point sur la situation.

Avant de pouvoir générer un rappel, il convient de configurer le montant de la cotisation

Configurer la Trésorerie

Afficher le détail des cotisations

Depuis la liste des membres :

• Cliquer sur l’icône “bloc-note” du membre dont vous voulez afficher le détail des cotisations
• Sur l’écran suivant, les 2 tableaux présentent le détail des cotisations de l’année :
  • Le 1er tableau présente l’état de cotisation courant.
  • Le 2ème tableau présente les cotisations “restant dûe” sur l’année courante.
• Si le membre n’est pas en ordre de cotisation, le bouton “Générer rappel” apparait.
• Cliquer sur “Générer rappel”
• Le rappel est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.
• Vous pouvez le télécharger et l’envoyer grâce à votre messagerie favorite.

NB : Le format le contenu du rappel sont fixes. Pour toute demande de changement, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Janus permet d’envoyer un rappel pour le paiement des agapes.

Utilisation

1. Depuis la page des inscriptions :
   1. Cliquer sur la loupe pour obtenir la liste des inscrits
   2. Cliquer sur la cloche associée à l’inscription non-payée
   3. Vérifier, modifier le contenu du message de rappel.
   4. Cliquer sur “Envoyer”.

📋 Vue d’ensemble

L’Export Complet est une fonctionnalité avancée de Janus qui permet d’exporter l’intégralité des données de votre loge dans un fichier ZIP.

NB : Cette fonctionnalité est exclusivement réservée au rôle Administrateur.

🎯 Contenu de l’export

L’export complet inclut trois types de données organisées dans des dossiers séparés :

📅 Événements (events/)

• Format : Fichier ICS (iCalendar)
• Contenu : Tous les événements de la loge
• Utilisation : Importable dans Google Calendar, Outlook, ou tout autre calendrier compatible

💰 Trésorerie (treasury/)

• Format : Fichiers CSV
• Contenu :
  • expenses.csv : Toutes les dépenses
  • incomes.csv : Tous les revenus
  • transactions.csv : Toutes les transactions bancaires
• Utilisation : Analyse dans Excel, Google Sheets, ou logiciels comptables

📄 Documents (documents/)

• Format : Fichiers originaux (PDF, JPEG, etc.)
• Organisation : Par type de document (Rituel, Trésorerie, Événement, etc.)
• Contenu : Tous les documents archivés dans Janus

🔐 Accès et sécurité

Rôles autorisés

• ✅ Administrateur : Accès complet
• ❌ Autres rôles : Accès refusé

Protection des données

• Les exports complets sont automatiquement protégés
• Seuls les Administrateurs peuvent voir et télécharger les exports
• Les exports sont stockés dans les archives avec le type “Full Export”

🚀 Comment utiliser l’Export Complet

Étape 1 : Accéder à la fonctionnalité

1. Connectez-vous à Janus avec un compte Administrateur
2. Cliquez sur Profil dans le menu principal
3. Sélectionnez Export Complet

Étape 2 : Lancer l’export

1. Sur la page d’export, lisez les informations sur le contenu
2. Cliquez sur Démarrer l’Export Complet
3. L’export se lance en arrière-plan (cela peut prendre plusieurs minutes)

Étape 3 : Suivre le progrès

• Export en cours : Une animation de chargement s’affiche
• Actualisation : Rafraîchissez la page pour vérifier le statut
• Annulation : Utilisez le bouton “Annuler l’Export” si nécessaire

Étape 4 : Télécharger l’export

• Export terminé : Le statut passe à “Export terminé”
• Téléchargement : Cliquez sur Télécharger l’Export Complet
• Nouvel export : Utilisez Créer un Nouvel Export pour remplacer l’ancien

⚠️ Limitations importantes

Un seul export à la fois

• Règle : Un seul export complet peut exister simultanément
• Remplacement : Un nouvel export remplace automatiquement l’ancien
• Gestion : Supprimez l’ancien export avant d’en créer un nouveau

Taille des fichiers

• Documents : La taille dépend du nombre de documents archivés
• Performance : Les exports volumineux peuvent prendre plusieurs minutes
• Stockage : Surveillez l’espace disque disponible

🔧 Dépannage

L’export ne démarre pas

Symptômes : Le bouton reste grisé ou l’export ne se lance pas

Solutions :

1. Vérifiez que vous avez les droits d’Administrateur
2. Actualisez la page et réessayez
3. Contactez janus@cydit.eu

L’export reste bloqué

Symptômes : Statut “Export en cours” pendant plus de 30 minutes

Solutions :

1. Cliquez sur Annuler l’Export
2. Attendez quelques secondes
3. Relancez un nouvel export

Erreur de téléchargement

Symptômes : Impossible de télécharger le fichier ZIP

Solutions :

1. Vérifiez que l’export est bien terminé
2. Essayez de créer un nouvel export
3. Contactez janus@cydit.eu

Dossier documents vide

Symptômes : Le dossier documents/ dans l’export est vide

Solutions :

1. Vérifiez qu’il y a des documents dans les archives Janus
2. Relancez l’export
3. Contactez janus@cydit.eu

📊 Utilisation des données exportées

Fichier ICS (Événements)

## Import dans Google Calendar
1. Ouvrez Google Calendar
2. Cliquez sur l'icône ⚙️ (Paramètres)
3. Sélectionnez "Importer et exporter"
4. Choisissez le fichier events.ics

Fichiers CSV (Trésorerie)

## Ouverture dans Excel
1. Ouvrez Excel
2. Fichier → Ouvrir
3. Sélectionnez le fichier CSV
4. Choisissez l'encodage UTF-8

Documents

## Organisation recommandée
documents/
├── Rituel/          # Documents rituels
├── Treasury/        # Documents comptables
├── Event/           # Documents d'événements
└── misc/            # Autres documents

🛡️ Bonnes pratiques

Sécurité

• Stockage : Conservez les exports dans un endroit sécurisé
• Partage : Ne partagez les exports qu’avec les personnes autorisées
• Suppression : Supprimez les anciens exports après utilisation

Performance

• Fréquence : Évitez de créer des exports trop fréquemment
• Taille : Surveillez la taille des exports
• Nettoyage : Supprimez les exports obsolètes

Sauvegarde

• Régularité : Créez des exports réguliers pour la sauvegarde
• Conservation : Gardez plusieurs versions pour la traçabilité
• Vérification : Testez régulièrement la restauration des données

Travail fondamental du secrétaire, la gestion des archives est un travail enrichissant mais ô combien fastidieux. Janus assiste les secrétaires dans la tâche “fourmiesque” qu’est la rédaction des Procès-Verbaux et autres Planches Tracées.

NB : La génération des PV fait partie du service “Documentation”. Si vous souhaitez l’utiliser, n’hésitez pas à contacter janus@cydit.eu

La génération d’un PV passe par plusieurs étapes successives :

• L’enregistrement des présences
  • Tous les membres qui auront utilisé Janus pour s’inscrire sont automatiquement repris
• La fermeture de la tenue
  • Certains éléments doivent être encodés afin de supporter la génération du PV :
    • Heure de fin de la tenue
    • Montant du tronc
    • Communications à ajouter au PV

Génération du Procès-verbal

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Cliquer sur l’icône “Bloc-note” de la tenue pour laquelle vous voulez générer un PV
• Janus vous demande d’indiquer les présences

Enregistrement des présences

Sur l’écran suivant, apparait la liste de tous les inscrits à la Tenue.

• Indiquer qui était présent en cochant la case “présent” pour chaque inscrit
• Au besoin, ajouter des visiteurs en cliquant sur le bouton “Ajouter Visiteur”
  • Cliquer sur le bouton autant qu’il est nécessaire de créer de visiteurs.
• Remplir les informations des visiteurs manquants.
• Cliquer sur “Générer PV”
• Janus vous invite à clore la tenue d’abord

Clotûre de la tenue

Sur l’écran suivant, indiquer les informations de fin de tenue :

• Indiquer l’heure de fin de la tenue (ie. 22:45)
• Indiquer le montant du tronc (ie. 25,45)
  • Il est possible de ne pas transférer le montant du tronc dans la trésorerie en laissant la case décochée.
• Indiquer les communications à ajouter au PV
  • Ce champ permet d’ajouter toutes les informations qui ne font pas partie du PV de base.
  • Le champ accepte la syntaxe markdown, comme expliqué ici : https://docs.framasoft.org/fr/grav/markdown.html
• Cliquer sur “Générer PV”
• Le PV est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Contexte

Une loge synchronisée avec Atrium transmet régulièrement des informations à l’obédience : modifications de ses membres, de ses officiers, ou de sa propre fiche d’identité. Chaque changement entrant n’est pas appliqué automatiquement — il attend votre décision dans la file de réconciliation.

Accéder à la réconciliation

Depuis « Obédience » → « Réconciliation », ou depuis le bandeau qui apparaît en tête de la liste des membres lorsque des réconciliations sont en attente.

Le tableau

Chaque ligne mêle trois natures d’éléments : Membre, Officier ou Information de loge. Les colonnes affichent la date, le type, l’élément concerné et la loge source à l’origine de l’envoi.

Cliquer sur une ligne (ou sur « Modifications entrantes ») ouvre un comparatif détaillé, champ par champ : Champ / Valeur actuelle / Valeur entrante. Cela vous permet de voir précisément ce qui changerait avant de trancher.

Accepter ou rejeter

• Au cas par cas : chaque ligne propose une icône Accepter et une icône Rejeter.
• En masse : les boutons « Tout accepter » et « Tout rejeter » en tête de tableau appliquent la même décision à toutes les lignes en attente.

Accepter applique le changement à la fiche concernée dans votre annuaire.

Rejeter clôt simplement la ligne — soyez attentif à ce point : rejeter n’envoie rien en retour à la loge, qui continuera d’émettre sa valeur telle quelle. Si un désaccord doit être résolu, il se règle en dehors de Janus, avec la loge concernée.

Depuis la fiche d’une loge

Les mêmes décisions d’acceptation ou de rejet, pour les officiers d’une loge donnée, sont aussi accessibles directement depuis la fiche de cette loge — voir Consulter et corriger la fiche d’une loge.

Janus permet de générer le registre des présences pour chaque Tenue.

Le registre contient :

• La liste des membres de la loge inscrits
• La liste des visiteurs inscrits
• Une page blanche pour que les visiteurs non-inscrits puissent s’ajouter.

Chaque tableau est séparé du suivant par une page blanche, afin de pouvoir directement imprimer en “recto/verso”.

Générer les présences

Depuis la liste des tenues :

• Cliquer sur l’icône “Liste” de la tenue pour laquelle il faut générer le registre.
• Le registre est généré dans une nouvelle fenêtre

Depuis la version “2024.05.16”, Janus permet d’importer des membres en masse. Ceci permet de remplir simplement un fichier CSV pour l’intégrer en une seule fois à Janus.

Vous pouvez utiliser le modèle suivant pour importer vos membres/visiteurs :

janus_import.csv

Un membre doit impérativement comporter l’information “Loge”, égale au nom de votre atelier, sinon quoi, il sera enregistré comme visiteur.

Importer des membres en masse

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Loge” → “Membres - Import”
• Sur l’écran suivant :
  • Vous pouvez télécharger le modèle de fichier d’import
  • Une fois rempli, sélectionner le fichier sur votre ordinateur
• Le fichier est automatiquement chargé pour vérification.
• Janus vérifie la présence des champs obligatoires suivants :
  • Prénom
  • Nom
  • Mail
  • Les champs obligatoires, manquants, sont indiqués dans le tableau par le texte “MANQUANT” sur fond rouge.
• Les champs non obligatoires, peuvent être vides.
• Après vérification du fichier, cliquer sur “Importer”
• Les membres/visiteurs sont automatiquement ajoutés à Janus.

Janus permet de faire signer électroniquement un document (procès-verbal, contrat, courrier…) par un ou plusieurs membres — et, depuis septembre 2026, par une personne extérieure à la loge, qui n’a pas de compte Janus. Le document signé est conservé en version horodatée et scellée.

Demander des signatures

Depuis les Archives, sur un document au format PDF :

• Ouvrez le document, puis le menu Actions (l’icône ☰ en haut à droite) et cliquez sur « Signatures ». On peut aussi y accéder directement depuis la liste des archives.
• Ajoutez un ou plusieurs signataires : choisissez un membre et précisez son rôle (par ex. Vénérable Maître).
• Ajoutez si besoin un message et une date limite (facultatifs).
• Cliquez sur « Envoyer pour signature ».

Chaque signataire reçoit alors une notification (dans Janus et sur son téléphone si l’application est installée) l’invitant à signer.

Signer un document

• Vous êtes prévenu par une notification. Sur l’application mobile, un bandeau « Documents à signer » apparaît aussi en haut de l’accueil.
• Ouvrez le document : vous pouvez le lire entièrement avant de signer.
• Choisissez votre mode de signature : « Clavier » (votre nom est transformé en signature manuscrite) ou « Dessiner » (tracez votre signature au doigt ou à la souris).
• Cliquez sur « Signer le document ». C’est fait !

Faire signer une personne extérieure à la loge

Un notaire, un bailleur, un partenaire : quelqu’un qui n’a pas de compte Janus peut signer un document, sans en créer un.

Au moment d’ajouter un signataire, choisissez « Adresse extérieure » et saisissez son adresse e-mail. Un encart vous rappelle alors ce que cela implique, car ce n’est pas anodin : le document quitte la loge. La personne pourra le lire entièrement, et rien ne l’empêche de le conserver. Ne l’employez que pour des documents que vous accepteriez de lui remettre en main propre.

Vous pouvez mêler signataires membres et extérieurs sur une même demande. Le nombre d’adresses extérieures est limité par demande (cinq par défaut).

Ce que vit la personne extérieure

1. Elle reçoit un courriel à votre nom, aux couleurs et au logo de la loge, qui lui dit qui lui demande quoi.
2. Elle ouvre un lien personnel, valable 48 heures, qui la mène à une page de lecture — dans son navigateur, sans installer quoi que ce soit.
3. Elle lit le document en entier, puis signe, ou refuse.
4. Un code à six chiffres lui est alors envoyé par courriel. Sa signature n’est enregistrée qu’une fois ce code saisi.
5. Elle reçoit enfin une copie du document signé, certificat compris.

Elle peut choisir sa langue en haut de chaque écran ; les courriels suivants la suivront. À défaut, tout se fait dans la langue de la loge.

Si le lien expire

Passé 48 heures, la personne peut demander elle-même un nouveau lien depuis la page, dans une limite raisonnable. Vous pouvez aussi lui en renvoyer un depuis la page « Signatures » du document.

Un lien déjà utilisé ne redonne accès à rien : ni au document, ni au contexte. C’est voulu.

Plusieurs signataires

Un même document peut être signé par plusieurs personnes. Les signatures se font en parallèle : chacun signe quand il le souhaite, dans n’importe quel ordre. La page « Signatures » montre l’avancement (qui a signé, qui reste).

Une fois que tout le monde a signé

• Le document est automatiquement scellé et une page « Certificat de signature » (qui a signé, et quand) y est ajoutée.
• Une nouvelle version signée est archivée ; la version d’origine reste conservée dans l’historique.
• Un petit sceau vert apparaît sur la vignette du document dans les archives : il signale qu’il a été signé.

Consulter l’historique ou relancer

• Rouvrez « Signatures » sur le document à tout moment pour voir l’historique des signatures déjà effectuées.
• Vous pouvez aussi y demander de nouvelles signatures (une ronde supplémentaire) si nécessaire.

Qui peut faire quoi ?

• Demander des signatures est réservé à certains rôles (administration, secrétariat, archiviste…).
• Signer est possible pour tout membre désigné comme signataire d’un document.
• Solliciter une adresse extérieure est plus restreint encore : tous ceux qui peuvent demander une signature interne n’y ont pas accès, puisque cela fait sortir un document de la loge.
• Vous êtes prévenu dans Janus à chaque signature, et non seulement à la fin : vous voyez qui a signé et qui reste à relancer.

🛡️ Sécurité et Souveraineté des Données

🗺️ Souveraineté

Contrairement aux solutions de signature électronique traditionnelles sur le marché (qui vous obligent à envoyer vos fichiers sur des serveurs externes), le module de signature de Janus est une solution 100% internalisée et souveraine.

Vos documents sensibles et les données personnelles des signataires ne quittent jamais l’environnement sécurisé de Janus.

Aucune donnée n’est envoyée à un prestataire tiers, et aucun service externe n’a accès au contenu de vos archives.

De la création de la demande jusqu’à l’apposition du cachet final de signature, tout le processus est généré, crypté et scellé localement.

Cela vous garantit une maîtrise totale et le respect strict de la souveraineté de vos données associatives.

Une réserve, quand vous faites signer une personne extérieure : le document lui est présenté, donc il sort de la loge. Aucun prestataire tiers n’intervient et rien n’est déposé ailleurs, mais la personne le lit et peut l’enregistrer. C’est l’objet même de la demande — à décider document par document.

🔒 Sécurité

Derrière son interface simple, le module de signature de Janus s’appuie sur des mécanismes de sécurité robustes pour garantir l’authenticité et l’intégrité de chaque document signé :

• Hachage Cryptographique (SHA-256) : Chaque document (et chacune de ses versions) génère une empreinte numérique unique (un “Hash” SHA-256). Si un document est altéré, ne serait-ce que d’un seul pixel ou d’une seule virgule, cette empreinte change instantanément, rendant toute falsification indétectable impossible.
• Scellement “Server-Side” (Côté Serveur) : Contrairement à d’autres outils, l’apposition de la signature ne se fait pas dans le navigateur de l’utilisateur (qui pourrait être manipulé). C’est le serveur Janus lui-même qui agit en tant qu’autorité de confiance, fusionne les données, appose la signature et verrouille le fichier de manière atomique.
• Jetons d’accès cryptographiques : L’accès à l’interface de signature est protégé par des identifiants uniques générés aléatoirement (random_bytes), stockés sous forme d’empreinte et non en clair. La prédiction des liens (attaque par énumération) est donc impossible. Pour un membre, seul celui qui est authentifié et explicitement désigné peut signer. Pour une personne extérieure, c’est la possession du lien et du code envoyé à son adresse qui tient lieu d’identification.
• Ce que le code à six chiffres prouve, et ce qu’il ne prouve pas : il établit que la personne a bien accès à l’adresse à laquelle la loge a écrit, et il protège d’un lien transféré, retrouvé dans un historique ou lu par-dessus l’épaule. Le lien et le code passant par le même canal, il ne s’agit pas d’une double authentification et il ne protège pas d’une boîte de messagerie compromise. Nous préférons le dire que le laisser croire.
• Journalisation inaltérable (Audit Trail) : Chaque action (consultation, signature, refus) est enregistrée dans un registre d’audit sécurisé (signature_audit). Ce journal lie mathématiquement l’action, l’heure exacte, l’identifiant du membre et l’empreinte cryptographique du document pour assurer une parfaite traçabilité.

Ces procédés combinés assurent que le consentement du signataire est recueilli de manière sûre, vérifiable, et sans jamais dépendre d’une autorité de certification tierce.

Gestion des cotisations dans Janus

Janus permet de créer et gérer les cotisations des membres de votre loge. Une cotisation peut être créée de trois manières différentes selon votre contexte.

Scénario 1 : Via la liste des membres

Cette méthode est idéale lorsque vous souhaitez créer une cotisation pour un membre spécifique.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Membres”, cliquer sur “Liste”
2. Dans la liste des membres, trouver le membre concerné
3. Cliquer sur l’icône de cotisation (💰) dans la colonne “Actions”
4. Sur la page de création de cotisation :
   1. Sélectionner le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
   2. Vérifier le statut du membre (Actif ou En congé)
   3. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
   4. Vérifier le montant (calculé automatiquement selon le type et le statut)
   5. Cliquer sur “Créer”
5. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée dans la trésorerie
   • Le lien entre la cotisation et la recette

Scénario 2 : Via l’encodage d’une recette manuelle

Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez créer une recette et une cotisation en même temps, sans passer par la liste des membres.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Recettes”
   2. Cliquer sur “Créer une recette”
2. Remplir le formulaire de recette :
   1. Sélectionner la catégorie “Cotisations”
   2. Remplir les autres champs (Date, Montant, Description, Source)
3. Lorsque vous sélectionnez “Cotisations” comme catégorie :
   1. Une modale s’affiche pour sélectionner le membre
   2. Choisir le membre dans la liste
   3. Cliquer sur “Créer une cotisation”
4. Sur la page de création de cotisation :
   1. Les informations de la recette sont pré-remplies (montant, date)
   2. Sélectionner le type de cotisation
   3. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
   4. Vérifier les informations
   5. Cliquer sur “Créer”
5. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée
   • Le lien entre la cotisation et la recette

Scénario 3 : Via la réconciliation bancaire

Cette méthode est la plus efficace lorsque vous importez un relevé bancaire et que vous souhaitez réconcilier automatiquement les transactions avec les cotisations.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Réconciliation”
2. Importer un relevé bancaire (CSV) si ce n’est pas déjà fait
3. Dans la liste des transactions non réconciliées :
   1. Trouver la transaction correspondant à une cotisation
   2. Cliquer sur “Réconcilier”
4. Sur la page de réconciliation :
   1. Janus suggère automatiquement un membre si son nom apparaît dans la communication de la transaction
   2. Janus suggère également des cotisations existantes non liées qui correspondent au montant
   3. Vous avez plusieurs options :
      • Lier à une cotisation existante : Si une cotisation suggérée correspond, la sélectionner et cliquer sur “Lier”
      • Créer une nouvelle cotisation : Cliquer sur “Cotisation” pour créer une nouvelle cotisation
      • Créer une recette simple : Cliquer sur “Recette” si ce n’est pas une cotisation
5. Si vous choisissez de créer une cotisation :
   1. Sur la page de création de cotisation :
      1. Un bandeau indique que vous êtes en mode réconciliation
      2. Les informations de la transaction sont affichées (date, montant, communication)
      3. Le membre suggéré est pré-sélectionné (vous pouvez en choisir un autre)
      4. Le montant de la transaction est pré-rempli
      5. Sélectionner le type de cotisation
      6. Sélectionner le mois et l’année de la période de cotisation
      7. Vérifier les informations
      8. Cliquer sur “Créer”
6. Janus crée automatiquement :
   • La cotisation
   • La recette associée
   • Le lien entre la cotisation et la recette
   • Le lien entre la transaction bancaire et la recette (réconciliation)

Notes importantes

• Période de cotisation : La période doit être sélectionnée manuellement. La date de la transaction (dans le scénario 3) n’est utilisée que comme référence.
• Montants : Les montants sont calculés automatiquement selon le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle) et le statut du membre (Actif ou En congé).
• Duplication : Janus empêche la création de cotisations en double pour la même période et le même membre.
• Lien automatique : Lors de la création d’une cotisation, Janus crée automatiquement la recette correspondante et les liens nécessaires.

📋 Qu’est-ce qu’une inscription groupée ?

L’inscription groupée vous permet d’inscrire plusieurs personnes en une seule fois à un événement. C’est idéal quand vous organisez la participation de votre groupe ou inscrivez des invités.

✅ Pourquoi utiliser l’inscription groupée ?

• Gain de temps : inscrivez tout votre groupe en une seule fois
• Paiement unique : payez pour tout le monde avec un seul QR code
• Suivi simple : toutes les inscriptions sont liées entre elles
• Moins d’erreurs : un seul formulaire pour tout le monde

🚀 Comment faire une inscription groupée ?

1️⃣ Commencez par vous inscrire

Rendez-vous sur la page d’inscription de l’événement et entrez votre adresse email.

• Si vous êtes déjà connu dans le système, vos informations s’affichent automatiquement
• Sinon, remplissez vos nom, prénom et téléphone

Choisissez votre type d’inscription (tenue seule, avec repas, etc.).

2️⃣ Ajoutez d’autres participants

Cliquez sur le bouton “Ajouter un participant” pour chaque personne supplémentaire.

Pour chaque participant :

1. Entrez son adresse email
2. Cliquez sur “Vérifier l’email”
3. Si la personne est connue, ses infos s’affichent
4. Sinon, complétez nom, prénom et téléphone
5. Choisissez le type d’inscription
6. Cliquez sur “Ajouter”

💡 Astuce : Vous pouvez ajouter autant de participants que nécessaire !

3️⃣ Vérifiez le récapitulatif

Avant de valider, vérifiez la liste des participants affichée :

• Vous (organisateur principal)
• Tous les participants ajoutés
• Les types d’inscription de chacun

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez supprimer un participant en cliquant sur le bouton de suppression dans le récapitulatif.

4️⃣ Confirmez l’inscription

Cliquez sur “Confirmer l’inscription”.

Un message de confirmation s’affiche et vous êtes redirigé vers la page de paiement.

💳 Comment payer ?

Option A : Payer pour tout le groupe (recommandé)

Après validation, vous arrivez sur une page qui affiche :

• La liste de tous les participants
• Le montant total à payer pour tout le groupe
• Un QR code pour payer directement avec votre app bancaire
• Les instructions de virement si vous préférez

Scannez simplement le QR code avec votre app bancaire et validez le paiement. C’est tout ! 🎉

Option B : Chaque personne paie séparément

Si chaque participant souhaite payer sa part :

1. Chaque personne reçoit un email de confirmation
2. L’email contient un lien vers sa page de paiement personnelle
3. Chaque participant peut payer sa propre inscription

💡 Note : Le trésorier pourra approuver les paiements soit individuellement, soit en groupe.

📧 Que se passe-t-il après ?

Emails de confirmation

Chaque participant reçoit un email contenant :

• La confirmation de son inscription
• Les détails de l’événement
• Un fichier calendrier (.ics) pour ajouter l’événement à son agenda
• Un QR code personnel (si activé) à présenter le jour J

❓ Questions fréquentes

Puis-je modifier une inscription après validation ?

Non, une fois validée, l’inscription ne peut plus être modifiée. Contactez le maitre des banquets ou l’administrateur si vous avez besoin de faire un changement.

Que faire si quelqu’un est déjà inscrit ?

Le système vous préviendra immédiatement si une personne est déjà inscrite à l’événement. Vous ne pourrez pas créer de doublon.

Puis-je annuler un participant avant de confirmer ?

Oui ! Tant que vous n’avez pas cliqué sur “Confirmer l’inscription”, vous pouvez supprimer n’importe quel participant du récapitulatif.

Qui reçoit les emails de confirmation ?

Tous les participants reçoivent un email de confirmation individuel.

Combien de personnes puis-je inscrire ?

Il n’y a pas de limite ! Vous pouvez inscrire autant de personnes que nécessaire.

Le QR code fonctionne avec quelle banque ?

Le QR code est un code de paiement européen standard compatible avec toutes les apps bancaires européennes (Payconiq, apps bancaires, etc.).

🆘 Besoin d’aide ?

Si vous rencontrez un problème ou avez des questions, contactez votre administrateur par email (l’adresse est indiquée dans l’email de confirmation).

Contexte

Un même frère peut remonter deux fois dans votre annuaire de membres fédérés — par exemple s’il est affilié à deux loges de l’obédience, chacune ayant transmis sa propre fiche. Janus détecte automatiquement ces situations et vous laisse décider s’il s’agit réellement d’un doublon.

La détection ne porte que sur les membres fédérés (remontés par une loge synchronisée), sur un même nom de famille, avec soit des prénoms phonétiquement proches, soit les cinq premiers caractères de l’adresse e-mail identiques.

Accéder à l’écran

Ce n’est pas un lien du menu : il apparaît sous forme de bandeau en tête de la liste des membres dès que Janus détecte des doublons potentiels, avec un bouton « Analyser les doublons ».

Ce que vous voyez

Chaque doublon potentiel se présente comme une paire, avec deux cartes côte à côte — Profil A et Profil B : nom complet, e-mail, téléphone, et loges sources de chaque profil. Les valeurs identiques entre les deux profils (e-mail, téléphone) sont mises en évidence pour vous aider à juger.

Ce n’est pas un doublon

Si les deux profils sont bien deux personnes distinctes, cliquez sur « Ce n’est pas un doublon ». Cette paire précise ne sera plus signalée par la suite.

Fusionner les profils

Si c’est bien le même frère :

1. Cliquer sur « Fusionner les profils… »
2. Choisir quel profil sert d’ancre — celui qui sera conservé ; l’autre sera supprimé
3. Pour chaque champ (nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse, date de naissance, grade, dates de parcours maçonnique, orient), choisir laquelle des deux valeurs conserver
4. Confirmer la fusion

Les loges sources des deux profils sont toujours cumulées dans le profil final, quel que soit celui choisi comme ancre — un membre fusionné garde la trace de toutes ses affiliations.

Janus permet aussi l’ajout manuel d’inscription. Ceci peut être nécessaire pour aider les “moins technologiques” à s’inscrire.

Ajouter une inscription

Depuis la page d’accueil, cliquez sur “Inscriptions” → “Créer inscription”

Sur l’écran suivant, encoder l’inscription :

• Sélectionner un membre OU un visiteur
• Sélectionner la tenue à laquelle inscrire la personne
• Sélectionner le type d’inscription
• Si vous souhaitez qu’un e-mail de confirmation soit envoyé, sélectionner “Envoyer confirmation”
• Cliquer sur “Enregistrer”

L’inscription est créée

Contexte

Janus permet de gérer le carnet d’adresses des loges amies avec qui votre atelier entretient une correspondance.

Utilisation

• Depuis la page d’accueil :
  • Cliquer sur “Loge” → “Loges amies”
  • Cliquer sur “Nouveau”
  • Introduiser les informations de la Loge :
    • Nom : Nom de la Loge
    • Orient : Orient de la Loge
    • Email : Addresse électronique de la Loge
    • Rite : Rite pratiqué par la Loge
    • Type : Type de loge (Bleue, Hauts Grades)
    • Genre : Genre de la Loge (Mixte, Masculine ou Féminine)
    • Adresse : Adresse où se réunie la loge.
  • Cliquer sur “Enregistrer”
  • La nouvelle Loge est reprise dans le tableau

Gestion des types de cotisations multiples dans Janus

Janus permet de définir plusieurs types de cotisations avec des montants différents selon le statut des membres. Cette fonctionnalité est utile pour les organisations qui facturent des montants de cotisation variés selon que les membres sont actifs, en congés, visiteurs, etc.

NB : La gestion des types de cotisations multiples est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir le module “Trésorerie” activé
• Avoir des statuts de membres configurés dans la base de données

Accéder à la gestion des taux de cotisation

Depuis la page d’accueil :

1. Cliquer sur “Trésor” → “Configuration”
2. La section “Cotisations” affiche tous les taux de cotisation configurés
3. Les taux sont organisés par statut de membre avec leur montant associé

Comprendre les statuts de membres

Les statuts de membres sont prédéfinis dans Janus et organisés en groupes :

• Actifs : Membres actifs (ex: “Active Member”)
• En congés : Membres en congé temporaire (ex: “On Leave”)
• Anciens membres : Membres ayant quitté l’organisation (ex: “Former Member”, “Dormant”)
• Visiteurs : Membres visiteurs (ex: “Visitor”)
• Éternel Orient : Membres décédés (ex: “Eternal East”)

Chaque statut peut avoir un montant de cotisation associé.

Créer un taux de cotisation

Pour ajouter un nouveau taux de cotisation :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Taux de cotisation”, cliquer sur le bouton “Ajouter un taux”
3. Renseigner les informations :
   • Nom : Nom descriptif du taux (ex: “Actif”, “En congés”, “Visiteur”)
   • Montant : Montant de la cotisation en euros (ex: 120.00, 60.00)
   • Statut de membre : Sélectionner un statut existant dans le menu déroulant
     • OU cocher “Créer un nouveau statut” et saisir le nom du nouveau statut
4. Cliquer sur “Créer”

Note : Si vous créez un nouveau statut lors de la création du taux, ce statut sera automatiquement ajouté à la liste des statuts disponibles pour les membres.

Modifier un taux de cotisation

Pour modifier le montant ou le nom d’un taux existant :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des taux de cotisation, cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
3. Modifier les informations souhaitées :
   • Nom : Modifier si nécessaire
   • Montant : Ajuster le montant
   • Statut de membre : Changer de statut si nécessaire (un nouveau statut peut être créé ici aussi)
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : La modification d’un taux n’affecte pas les cotisations déjà créées. Seules les nouvelles cotisations utiliseront le nouveau montant.

Désactiver un taux de cotisation

Si un taux n’est plus utilisé mais que vous souhaitez conserver son historique :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des taux de cotisation, cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) dans la colonne “Actions”
3. Confirmer la désactivation

Comportement :

• Le taux est marqué comme “inactif” et n’apparaît plus dans les menus de sélection lors de la création de cotisations
• Les cotisations existantes liées à ce taux restent inchangées
• Le taux reste visible dans la liste mais avec une indication “inactif”

Utiliser les taux lors de la création d’une cotisation

Lors de la création d’une cotisation pour un membre :

1. Accéder à “Cotisations” → “Créer une cotisation”
2. Sélectionner le membre
3. Choisir le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
4. Sélectionner la période (mois et année)
5. Montant automatique : Janus suggère automatiquement le montant basé sur :
   • Le statut actuel du membre
   • Le taux de cotisation associé à ce statut
6. Vous pouvez modifier manuellement le montant si nécessaire
7. Cliquer sur “Créer”

Statuts de membres par défaut

Janus inclut les statuts de membres suivants par défaut :

1. Active Member (Statut Actif) - Groupe: active
2. On Leave (En congés) - Groupe: active
3. Dormant (En sommeil) - Groupe: former
4. Visitor (Visiteur) - Groupe: visitor
5. Eternal East (Éternel Orient) - Groupe: oe
6. Former Member (Ancien membre) - Groupe: former

Ces statuts peuvent être utilisés pour configurer des taux de cotisation.

Créer un nouveau statut de membre

Vous pouvez créer un nouveau statut de membre de deux façons :

Depuis la création/modification d’un taux

1. Lors de la création ou modification d’un taux de cotisation
2. Cocher “Créer un nouveau statut”
3. Saisir le nom du nouveau statut
4. Le statut sera créé automatiquement et associé au taux

Depuis la gestion des membres (si cette fonctionnalité est disponible)

Les statuts peuvent également être créés directement dans la gestion des membres, puis utilisés pour configurer des taux de cotisation.

Taux multiples pour un même statut

Note : Par défaut, un seul taux actif peut être associé à un statut de membre. Si plusieurs taux existent pour le même statut, Janus utilise le plus récent (par ID décroissant).

Pour changer le taux d’un statut, modifiez le taux existant ou désactivez l’ancien et créez-en un nouveau.

Affichage dans les listes de cotisations

Les cotisations affichent :

• Le montant de la cotisation
• Le statut du membre au moment de la création de la cotisation
• Le nom du taux associé (si un taux spécifique était utilisé)

Notes importantes

• Modification rétroactive : La modification d’un taux n’affecte pas les cotisations déjà créées. Chaque cotisation conserve le montant qui lui a été assigné lors de sa création.
• Statuts inactifs : Les statuts de membres peuvent être marqués comme inactifs, mais cela n’affecte pas les taux de cotisation existants. Les taux liés aux statuts inactifs restent disponibles mais peuvent ne pas être sélectionnables pour de nouveaux membres.
• Montants personnalisés : Lors de la création d’une cotisation, vous pouvez toujours modifier manuellement le montant suggéré pour accommoder des cas particuliers (réductions, montants exceptionnels, etc.).
• Cotisations récurrentes : Si votre organisation utilise des cotisations récurrentes, les montants sont calculés en fonction du statut du membre au moment de la génération de chaque cotisation. Si le statut change, le montant peut varier d’une période à l’autre.

Mosaïque est l’éditeur de modèles PDF de Janus. Il vous permet de personnaliser l’apparence et le contenu des documents générés par votre loge directement depuis votre navigateur, sans toucher au code. Vous réorganisez, masquez ou modifiez les blocs qui composent un document, insérez des variables qui se remplissent automatiquement, et voyez le résultat en direct. Vos personnalisations sont propres à votre loge.

📍 ACCÉDER À MOSAÏQUE

Cliquez sur Mosaïque (icône crayon ✏️) dans la section Administration de la barre latérale. La fonctionnalité est réservée aux administrateurs, secrétaires et trésoriers. L’écran se divise en trois colonnes : les types de documents à gauche, les blocs au centre, l’aperçu à droite.

📄 CHOISIR UN DOCUMENT

Dans la colonne Types de documents, sélectionnez le document à modifier. Son modèle se charge au centre et son aperçu apparaît à droite. Tant qu’aucun document n’est sélectionné, un message vous invite à en choisir un.

Seuls les documents que votre loge a ouverts à la personnalisation figurent dans la liste — par défaut, l’invitation générique. Le rapport de trésorerie n’y apparaît jamais : sa forme ne se modifie pas. Si vous voulez personnaliser d’autres documents, contactez le support Janus pour les ouvrir.

🧱 LES BLOCS

Un modèle est composé de blocs empilés. On distingue :

• Titre — une ligne de titre que vous pouvez modifier
• Texte — un bloc de texte libre, que vous pouvez mettre en forme et enrichir de variables
• Espacement — un espace vertical fixe entre deux blocs
• Champ — un champ avec libellé, que le secrétaire remplit à la clôture ; sa valeur s’imprime dans le procès-verbal (voir plus bas)
• Données — rempli automatiquement par Janus (événement, inscrits…) : vous pouvez le déplacer ou le masquer, mais pas en modifier le contenu
• Conditionnel — affiché automatiquement selon les données de l’événement
• Bloc verrouillé 🔒 — protégé pour préserver la conformité du document ; il ne se modifie pas depuis Mosaïque

✏️ ÉDITER UN BLOC DE TEXTE

Cliquez dans un bloc de texte. Une barre de mise en forme vous permet d’appliquer : Gras, Italique, Souligné et Liste à puces.

🔤 INSÉRER DES VARIABLES

Dans un bloc de texte, cliquez sur Insérer une variable pour ajouter une donnée dynamique — par exemple le nom de la loge, l’intitulé de l’événement, son heure, l’adresse de la loge ou le prix des agapes. Chaque variable est remplacée automatiquement par la vraie valeur au moment où le PDF est généré.

La liste proposée dépend de votre loge : toutes les variables ne sont pas ouvertes partout.

➕ AJOUTER, 🔀 RÉORGANISER, 👁️ MASQUER

• Ajouter : dans les zones qui l’autorisent, le bouton Ajouter un bloc crée un nouveau bloc. Selon l’endroit du document, il propose un Titre, un Texte personnalisé, un Espacement ou un Champ de clôture.
• Réorganiser : utilisez les flèches Monter et Descendre pour changer l’ordre des blocs.
• Masquer / Afficher : masquez un bloc sans le supprimer, et rétablissez-le quand vous voulez.
• Supprimer : seuls les blocs que vous avez ajoutés peuvent être supprimés ; les blocs d’origine ne peuvent qu’être masqués. La suppression ne demande pas de confirmation, mais elle ne devient définitive qu’à la publication.

📝 CHAMPS DE CLÔTURE (PV)

Certains blocs sont des champs remplis par le secrétaire lorsqu’il clôture un événement. Quand vous en ajoutez un, Janus vous demande son libellé, qui est obligatoire : il apparaît à la fois dans le formulaire de clôture et dans le procès-verbal généré.

👁️ APERÇU EN DIRECT

Le panneau de droite affiche un aperçu PDF du document. Il se met à jour tout seul : immédiatement quand vous déplacez, masquez, ajoutez ou supprimez un bloc, ou insérez une variable, et deux secondes après votre dernière frappe quand vous écrivez.

💾 PUBLIER

Vos changements ne sont appliqués qu’une fois que vous cliquez sur Publier.

⚠️ Tant que vous n’avez pas publié, Janus vous prévient avant que vos modifications ne soient perdues : une confirmation s’affiche si vous passez à un autre document, et votre navigateur vous demande de confirmer si vous fermez l’onglet ou quittez la page.

↩️ RÉINITIALISER

Le bouton Réinitialiser rétablit le modèle d’origine. ⚠️ Toutes vos personnalisations sont alors perdues : Janus vous demande de confirmer avant d’agir.

🔐 RÔLES ET PERMISSIONS

• Administrateur, Secrétaire, Trésorier : accès complet à Mosaïque, pour les documents que votre loge a ouverts à la personnalisation
• Blocs verrouillés et blocs de données : leur contenu ne se modifie pas depuis Mosaïque, quel que soit le rôle, afin que les documents officiels restent fidèles aux données de Janus

Deux champs à ne pas confondre

Sur la fiche d’un membre, en obédience, deux champs se ressemblent mais n’ont ni la même origine ni le même usage. Les confondre est l’erreur la plus fréquente sur cette fiche.

Identifiant

Affiché en tête de la fiche membre, sous la forme OBM-00001 (le préfixe peut être différent selon votre configuration).

• Il est attribué automatiquement par Janus, à la première occasion nécessaire, et n’est jamais saisissable — il n’existe aucun champ pour le modifier.
• Tant qu’il n’a pas encore été attribué, la fiche affiche « Non attribué » à sa place.

ID Membre

Un champ de saisie libre, propre à votre obédience — vous pouvez y noter, par exemple, votre propre numéro d’immatriculation interne.

• Il se modifie directement depuis la fiche du membre, via l’icône crayon à côté du champ.
• Ce que vous saisissez ici redescend automatiquement vers toutes les loges où ce membre est affilié : il apparaîtra sur sa fiche, telle que vue depuis chacune de ces loges. Si le membre est affilié à plusieurs loges, la même valeur leur est transmise à toutes.

En pratique

• N’utilisez jamais l’Identifiant comme un numéro que vous pourriez choisir ou corriger : c’est un numéro de suivi interne à Janus.
• Utilisez l’ID Membre pour toute référence que vous souhaitez faire apparaître côté loges.

Janus permet d’envoyer un appel à cotisation à tous les membres. L’appel à cotisation contient les coordonnées de paiement et un QR Code pour réaliser un virement directement.

Utilisation

1. Depuis le menu :
   1. Dans la section “Trésor”, cliquer sur “Appel à cotisation”
2. Sélectionner l’audience destinatrice :
   1. Tous les membres
   2. Uniquement les officiers
3. Vérifier, modifier le contenu du mail
4. Cliquer sur “Envoyer”
5. Janus se charge d’envoyer tous les emails

Depuis la version 2025.01.24, Janus permet d’assigner des rôles particuliers aux différents utilisateurs.

Janus permet d’assigner 8 rôles différents et exclusifs (Il n’est pas possible d’assigner plus d’un rôle à un utilisateur de Janus) :

• Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités de Janus
• Trésorerie : Accès à la trésorerie et à la gestion des cotisations
• Secrétariat : Accès au secrétariat (Génération de documents etc…)
• Banquets : Accès à la gestion des inscriptions et aux paiements.
• Membre : Accès en lecture au calendrier, et aux documents de son grade (et inférieur) dans les archives.
• Archiviste : Accès Membre + Ajout de documents
• Gestionnaire d’événements : Accès Membre + Ajout d’évènements (internes et externes)
• Gestionnaire de contenu : Accès Archiviste + Gestionnaire d’événements.

Matrice des rôles

Ci-dessous, se trouve la matrice détaillée des différents rôles :

📅 Vue Calendrier et Gestion Avancée des Événements

Janus offre une interface calendrier moderne pour visualiser et gérer les événements de manière intuitive, ainsi qu’une page détaillée pour chaque événement.

🗓️ Vue Calendrier

Accès à la Vue Calendrier

1. Naviguer vers “Événements” → “Liste des Événements”
2. Cliquer sur le bouton “Calendrier” (icône calendrier) en haut de la page
3. Basculer entre “Tableau” et “Calendrier” selon vos besoins

Navigation Mensuelle

• Flèches ← → : Naviguer mois par mois
• Bouton “Aujourd’hui” : Retourner instantanément au mois actuel
• Affichage du mois/année : Indique clairement la période consultée

Navigation Rapide

• Cliquer sur le mois/année affiché pour ouvrir le menu de navigation rapide
• Sélectionner n’importe quel mois dans le menu déroulant
• Saisir une année spécifique (2020-2030)
• Cliquer sur “Aller” pour naviguer instantanément

Affichage des Événements

Informations Visibles

Chaque événement affiche :

• Heure de début (format HH:MM)
• Titre de l’événement (tronqué si nécessaire pour faciliter la lisibilité)
• Badge de degré : 1, 2, 3, ou 3+
• Icône agapes : 🍽️ si des agapes sont organisées

Code Couleur par Type

• Tenue : Bleu foncé
• Séminaire : Bleu clair
• Banquet : Vert
• Auberge Espagnole : Rose

Légende

Une légende complète en bas du calendrier explique :

• Les couleurs par type d’événement
• La signification des badges de degré
• L’icône agapes

Interactions

Créer un Nouvel Événement

• Cliquer sur n’importe quelle date du calendrier
• Le formulaire de création s’ouvre avec :
• Date pré-remplie avec la date sélectionnée
• Heure par défaut : 20:00
• Compléter le formulaire normalement

Consulter un Événement

• Cliquer sur un événement existant
• Redirection automatique vers la page détaillée de l’événement

Contexte

Par défaut, une loge synchronisée ne partage vers l’obédience que ce qu’elle a explicitement choisi de partager. Cet écran vous permet, en tant qu’obédience, de définir des demandes de partage à adresser à vos loges — des modèles de règles qu’elles pourront approuver, ou qui peuvent leur être imposées.

Prérequis

Votre instance doit être entièrement enregistrée auprès d’Atrium. Si ce n’est pas le cas, l’onglet « Demandes de partage » n’apparaît tout simplement pas dans l’administration Atrium — inutile de le chercher, il faut d’abord finaliser l’enregistrement de l’obédience.

Accéder à l’écran

« Admin » → « Atrium » → onglet « Demandes de partage ».

Créer une demande

L’assistant se déroule en deux étapes :

1. Type d’éléments : Événements, Documents ou Contacts
2. Nom et filtres : un nom pour la demande, puis les filtres pertinents pour le type choisi (degrés, types d’évènements ou de documents, origine interne/externe, documents liés…)

Deux réglages déterminent ensuite comment la demande atteint les loges :

• Envoi automatique :
  • Désactivé : rien n’est envoyé sauf via « Envoyer à toutes les loges »
  • Toutes les loges existantes et futures : à l’enregistrement, Janus notifie toutes les loges déjà liées à votre obédience, et notifiera aussi toute nouvelle loge qui rejoint la fédération par la suite
  • Loges futures uniquement : rien n’est envoyé aux loges existantes à l’enregistrement ; seules les nouvelles loges reçoivent la demande
• Demande forcée : à cocher avec prudence. Une demande forcée est créée d’office chez la loge, sans étape d’approbation, et la loge ne peut pas la supprimer elle-même — seule l’obédience le peut. Supprimer une demande forcée envoie une révocation à la loge.

Gérer une demande existante

Chaque ligne du tableau propose :

• Modifier
• Envoyer à toutes les loges : déclenche l’envoi manuel, quel que soit le réglage d’envoi automatique
• Supprimer

Côté loge

La loge voit ces demandes dans un encart dédié, avec les actions Approuver / Rejeter — sauf pour une demande forcée, qu’elle ne peut pas rejeter.

Présentation du rôle « Membre »

Le rôle Membre est un profil d’utilisateur dans Janus, conçu pour offrir un accès limité et sécurisé aux membres “ordinaires” de la loge.

Ce rôle permet de garantir que les membres n’ont accès qu’aux informations et documents qui leur sont strictement destinés, tout en protégeant les données sensibles et les fonctionnalités réservées à l’administration.

Droits et restrictions du rôle Membre

Accès général

• Connexion : Les membres peuvent se connecter à l’application avec leurs identifiants personnels.
• Navigation : Ils ont accès à un menu simplifié, adapté à leur rôle.

Accès aux documents

• Archives :
  • Les membres peuvent consulter les documents d’archive qui leur sont accessibles selon leur degré maçonnique.
  • Filtrage par degré : Un membre ne voit que les documents dont le niveau (degré) est inférieur ou égal à son propre degré.
  • Types de documents exclus : Les membres n’ont pas accès aux documents “administratifs” de type trésorerie, justificatifs de dépense/recette, présence repas, etc.
  • Téléchargement : Ils peuvent télécharger les documents auxquels ils ont accès.
  • Envoi de documents : Les membres ne peuvent pas envoyer de documents par mail depuis l’interface.

Accès aux événements

• Les membres n’ont accès qu’à la vue calendrier des évènements.
• Détails d’un événement :
  • Les membres peuvent consulter les détails des évènements de leur degré et inférieur.
  • Aucune action d’administration n’est disponible (pas de bouton d’édition, suppression, gestion des inscriptions, etc.).

Administration : gestion des membres

Création d’un membre

• Un administrateur, secrétaire ou trésorier peut créer un nouvel utilisateur avec le rôle « Membre ».
• Lors de la création, il est possible de spécifier le degré maçonnique du membre, qui conditionnera ses droits d’accès aux documents et événements.

Modification/Suppression

• Seuls les administrateurs, secrétaires ou trésoriers peuvent modifier ou supprimer un membre.

Changement de rôle

• Il est possible de modifier le rôle d’un utilisateur existant pour le passer à « Membre » ou inversement, selon les besoins de la loge.

Sécurité et conformité

• Contrôle d’accès centralisé : Toutes les pages et scripts sensibles vérifient le rôle de l’utilisateur avant d’autoriser l’accès ou l’exécution d’une action.
• Logs d’accès : Les tentatives d’accès non autorisées sont enregistrées dans les logs pour audit.
• Traductions : Les messages d’erreur et d’accès refusé sont traduits dans toutes les langues supportées.

Cas d’usage typiques

• Un membre se connecte et consulte uniquement les documents et événements qui lui sont accessibles, sans jamais voir les documents de trésorerie ou les actions d’administration.
• Un membre ne peut pas envoyer de documents, ni accéder à la gestion des utilisateurs ou à la configuration de la loge.

Bonnes pratiques

• Toujours vérifier le degré du membre lors de la création ou de la modification de son profil.
• Ne jamais attribuer le rôle « Membre » à un utilisateur qui doit accéder à la trésorerie, à la gestion des événements ou à l’administration.
• En cas de doute sur les droits d’un membre, consulter la matrice RBAC (contrôle d’accès basé sur les rôles) ou contacter l’administrateur principal.

📋 Page Détaillée d’Événement

Accès

• Depuis le calendrier : cliquer sur un événement
• Depuis la vue tableau : cliquer sur l’icône “œil” 👁️

Informations Affichées

En-tête de l’Événement

• Titre de l’événement
• Type et degré
• Date et heure formatées
• Statut (actif/verrouillé)

Sections d’Information

Informations Générales

• Date et heure
• Type d’événement
• Degré
• Capacité
• Statut des inscriptions

Gestion des Agapes

(si applicable)

• Prix des agapes
• Capacité agapes
• Nombre d’inscrits aux agapes
• Statut des inscriptions

Ordre du Jour

• Affichage avec rendu Markdown
• Mise en forme complète (titres, listes, liens, etc.)

Documents Liés

• Liste des documents PDF associés
• Liens de téléchargement directs
• Affichage en grille organisée

Boutons d’Action

Les actions disponibles dépendent de vos permissions et du statut de l’événement :

Actions Principales

• ✏️ Éditer : Modifier les détails de l’événement
• 🔒 Verrouiller/Déverrouiller : Gérer les inscriptions
• 📄 Générer PDF : Créer documents officiels
• 🗑️ Supprimer : Supprimer l’événement (avec confirmation)

Restrictions

• Événements passés : Actions limitées (pas d’édition/verrouillage)
• Permissions utilisateur : Certaines actions selon votre rôle
• Événements verrouillés : Inscription fermée

Réconciliation bancaire dans Janus

Janus permet de réconcilier les transactions bancaires importées avec les recettes et dépenses enregistrées dans la trésorerie.

Cette fonctionnalité est utile pour faire correspondre les mouvements de votre relevé bancaire avec les éléments comptables (recettes, dépenses, cotisations) et avoir une trésorerie propre et à jour.

NB : La réconciliation est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir importé un relevé bancaire au format CSV, voir :

Importer des extraits bancaires

• Les transactions importées apparaissent dans le menu “Trésor” → “Banque - Transactions”

Accéder aux transactions à réconcilier

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Trésor” → “Banque - Transactions”
• La page affiche toutes les transactions importées avec leur statut (Réconciliée / Non réconciliée)
• Pour réconcilier une transaction, cliquer sur l’icône de lien (🔗) dans la colonne “Actions” d’une transaction non réconciliée

Réconcilier une transaction de recette

Lorsque le montant est positif, il s’agit généralement d’une recette (cotisation, don, remboursement, etc.).

Sur l’écran de réconciliation (recette)

L’écran affiche les détails de la transaction :

• Date : Date de la transaction
• Description : Description de la transaction
• Communication : Communication structurée (si présente)
• Contrepartie : Compte bancaire de la contrepartie
• Montant : Montant de la transaction
• Type : Recette

Janus recherche automatiquement :

• Des recettes existantes qui pourraient correspondre (même montant, date proche)
• Des cotisations existantes non liées avec le même montant
• Un membre suggéré à partir du texte de la communication ou de la description

Options disponibles (recette)

Vous disposez de plusieurs options :

1. Lier à une recette existante
   • Cliquer sur “Lier à une recette existante”
   • Si des recettes correspondantes sont proposées, cliquer sur “Lier” pour associer la transaction à l’une d’elles
2. Lier à une cotisation existante (si des cotisations sont suggérées)
   • Cliquer sur “Lier à une cotisation existante”
   • Sélectionner la cotisation correspondante
   • Cliquer sur “Créer une recette et lier” pour créer la recette et lier la transaction à la cotisation
3. Créer une nouvelle recette
   • Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
   • Si un membre est suggéré, Janus vous demande si vous souhaitez créer une cotisation
     • Si oui : Vous êtes redirigé vers la page de création de cotisation avec les informations pré-remplies
     • Si non : Vous êtes redirigé vers la page de création de recette avec les informations pré-remplies (date, montant, description, communication)
4. Créer une cotisation (si un membre est suggéré)
   • Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
   • Confirmer que vous souhaitez créer une cotisation
   • Sur la page de création de cotisation :
     • Le membre suggéré est pré-sélectionné (vous pouvez en choisir un autre)
     • Le montant est pré-rempli avec le montant de la transaction
     • La date de transaction est affichée comme référence
     • Vous choisissez le type de cotisation (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle)
     • Vous choisissez le mois et l’année de la période de cotisation
     • Cliquer sur “Créer”

Résultat (recette)

Une fois l’action choisie :

• Janus crée ou met à jour la recette / cotisation
• La transaction est marquée comme réconciliée et liée à l’élément correspondant
• Vous êtes redirigé vers la liste des transactions bancaires

Réconcilier une transaction de dépense

Lorsque le montant est négatif, il s’agit généralement d’une dépense (frais bancaires, charges, factures, etc.).

Sur l’écran de réconciliation (dépense)

L’écran affiche les détails de la transaction :

• Date : Date de la transaction
• Description : Description de la transaction
• Communication : Communication structurée (si présente)
• Contrepartie : Compte bancaire de la contrepartie
• Montant : Montant de la transaction (négatif)
• Type : Dépense

Janus recherche automatiquement des dépenses existantes proches en date et en montant.

Options disponibles (dépense)

Vous disposez de plusieurs options :

1. Lier à une dépense existante
   • Cliquer sur “Lier à une dépense existante”
   • Si des dépenses correspondantes sont proposées, cliquer sur “Lier” pour associer la transaction à l’une d’elles
2. Créer une nouvelle dépense
   • Cliquer sur “Créer un nouvel élément”
   • Vous êtes redirigé vers la page de création de dépense avec les informations pré-remplies :
     • La date est pré-remplie
     • Le montant est pré-rempli (valeur absolue)
     • La description est pré-remplie avec la communication ou la description de la transaction
   • Compléter la catégorie, la description et éventuellement le bénéficiaire
   • Cliquer sur “Créer”

Résultat (dépense)

Une fois l’action validée :

• Janus crée ou met à jour la dépense
• La transaction est marquée comme réconciliée et liée à cette dépense
• Vous êtes redirigé vers la liste des transactions bancaires

Résultat de la réconciliation

Après la réconciliation :

• Chaque transaction bancaire est :
  • Liée à une recette, une dépense ou une cotisation
  • Marquée comme réconciliée (statut “Réconciliée” dans la liste)
  • L’élément lié est visible dans la colonne “Élément lié” de la liste des transactions
• Le solde de la trésorerie dans Janus se rapproche du solde réel de votre compte bancaire
• Les écrans de trésorerie (recettes, dépenses, aperçus) reflètent une situation fiable et à jour

Notes importantes

• Suggestions automatiques : Janus suggère automatiquement des éléments correspondants basés sur le montant, la date et la communication. Ces suggestions facilitent la réconciliation mais peuvent toujours être ignorées.
• Période de cotisation : Lors de la création d’une cotisation depuis la réconciliation, la période doit être sélectionnée manuellement. La date de la transaction n’est utilisée que comme référence.
• Duplication : Janus empêche la création de recettes/dépenses en double lors de la réconciliation.
• Transactions réconciliées : Une fois réconciliée, une transaction ne peut plus être modifiée directement. Pour la modifier, il faut d’abord la délier de l’élément associé (si cette fonctionnalité est disponible).

Contexte

Une obédience peut imposer une règle de gouvernance à l’ensemble de ses loges : un membre dont la capitation n’est pas en ordre ne peut pas être nommé à une fonction d’officier. Cette règle se configure une seule fois, au niveau de l’obédience, puis s’applique automatiquement chez toutes les loges concernées.

Prérequis

Au moins un groupe de fédération doit être synchronisé. Si ce n’est pas le cas, l’écran affiche un message indiquant qu’aucun groupe de fédération n’est encore configuré, et invite à synchroniser les fédérations depuis Atrium au préalable.

Activer la règle

1. Aller dans « Trésorerie » → « Configurer la trésorerie »
2. Dans le bloc « Contraintes Obédience », cocher « Obliger la régularisation de la capitation pour attribuer un rôle d’officier »
3. Enregistrer

À l’enregistrement, la politique est automatiquement transmise à toutes les loges de l’obédience, et le statut de chaque membre fédéré est recalculé puis renvoyé à sa loge d’origine.

Trois effets — mais chez la loge, pas chez l’obédience

Cette règle ne change rien à ce que vous voyez côté obédience. Ses effets sont visibles chez la loge concernée :

1. Refus de nomination : si la loge tente de nommer un officier dont la capitation n’est pas en ordre, l’assignation est refusée, avec le motif.
2. Ligne surlignée dans la liste des membres de la loge, avec une infobulle « Non conforme aux règles de l’obédience ».
3. Bannière sur la fiche du membre concerné, invitant à contacter le secrétariat de l’obédience pour plus d’informations.

Il n’existe aucun écran dédié à cet effet côté obédience : c’est un effet de bord de la règle activée ici, qui se recalcule aussi à chaque encodage de capitation ou de recette, et à chaque modification de la fiche d’un membre.

Confidentialité

Seul un statut — en ordre, pas en ordre, ou n’est plus membre — est transmis à la loge. Le détail des sommes dues ou perçues n’est jamais communiqué : la loge sait que son officier doit régulariser sa situation, pas combien il doit.

🎯 À quoi sert l’ordre du jour ?

L’ordre du jour permet de détailler le programme et les points à aborder lors d’un événement. Il s’affiche dans les invitations PDF et sur la page de détails de l’événement.

Où trouver l’ordre du jour ?

Dans la page de détails de l’événement

1. Connectez-vous à Janus
2. Cliquez sur Événements dans le menu principal
3. Cliquez sur l’icône “oeil” de votre choix
4. Descendez sur la page jusqu’à la section Ordre du jour (à gauche)

Dans les invitations PDF

L’ordre du jour apparaît automatiquement dans les invitations générées, sous la section “Ordre du jour”

✏️ Comment saisir l’ordre du jour ?

Lors de la création d’un événement

1. Remplissez les informations de base (titre, date, heure, etc.)
2. Dans le champ Agenda, utilisez les boutons de formatage :

• pour créer une liste à puces
• 1. pour créer une liste numérotée
• G pour mettre en gras
• I pour mettre en italique
• H pour créer un titre

Comment ça s’affiche ?

Sur la page web

• Les titres apparaissent en gras
• Les listes s’affichent avec des puces visibles (•)
• Le texte se coupe automatiquement si nécessaire
• L’affichage s’adapte à la taille de l’écran

Dans les PDF

• Même formatage que sur la page web
• Police cohérente et lisible
• Pas de débordement de texte
• Structure claire et professionnelle

🔍 Conseils pratiques

Pour une meilleure lisibilité

• Utilisez des titres pour organiser les sections
• Créez des listes pour les points à aborder
• Soyez concis mais complet
• Vérifiez l’affichage en consultant la page de détails

✅ Bien structuré :
## Ouverture des travaux
• Lecture du procès-verbal
• Points divers
• Clôture

❌ Éviter :
Ouverture des travaux, lecture du procès-verbal, points divers, clôture

🔍 Comment vérifier le résultat ?

1. Après avoir saisi l’ordre du jour, cliquez sur Sauvegarder
2. Consultez la page de détails de l’événement
3. Vérifiez l’affichage dans la section “Ordre du jour”
4. Générez une invitation PDF pour voir le rendu final

❓ Questions fréquentes

Q : Mon ordre du jour ne s’affiche pas correctement ?

R : Vérifiez que vous utilisez les boutons de formatage pour créer des listes, pas juste des tirets.

Q : Le texte déborde sur la page ?

R : Utilisez des listes à puces plutôt que du texte continu. Le système coupe automatiquement les longs éléments.

Q : Comment créer des sous-listes ?

R : Utilisez l’indentation dans l’éditeur ou créez des listes imbriquées avec les boutons de formatage.

L’ordre du jour est un élément important pour informer les participants du programme de l’événement. Un bon formatage améliore la lisibilité et l’efficacité de la communication.

Vue d’ensemble

Le système de candidatures de Janus permet aux administrateurs et secrétaires de gérer les demandes d’adhésion de nouveaux membres. Le système intègre la gestion des parrains, les lettres de motivation, les enquêtes et le suivi des statuts.

Fonctionnalités principales

• Création et modification de candidatures
• Gestion des parrains (internes et externes)
• Upload de lettres de motivation (PDF)
• Système d’enquête avec rapports
• Suivi des statuts et workflow d’approbation
• Création automatique de membres depuis les candidatures acceptées

Accès au système

Rôles autorisés

• Administrateur : Accès complet aux candidatures et enquêtes
• Secretaire : Accès complet aux candidatures et enquêtes
• Member : Accès limité (voir ci-dessous)

Navigation

1. Connectez-vous à Janus avec vos identifiants
2. Dans la barre latérale, cliquez sur “Applications”
3. Vous verrez les sous-menus :
   • Liste des candidatures
   • Créer une candidature
   • enquêtes (si vous avez des enquêtes assignées)

Gestion des candidatures

Créer une nouvelle candidature

1. Accédez au formulaire : Applications → Créer une candidature
2. Remplissez les informations personnelles :
   • Nom et prénom
   • Email et téléphone
   • Date de naissance (format DD-MM-YYYY)
   • Profession
   • Adresse postale (avec suggestions automatiques)
3. Configurez le parrainage (voir section parrainage)
4. Sélectionnez l’événement de présentation (optionnel)
5. Uploadez la lettre de motivation (PDF)
6. Soumettez le formulaire

Modifier une candidature existante

1. Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
2. Cliquez sur “Modifier” pour la candidature souhaitée
3. Modifiez les champs nécessaires
4. Remplacez la lettre de motivation si nécessaire (l’ancienne sera supprimée)
5. Sauvegardez les modifications

Consulter une candidature

1. Accédez à la liste : Applications → Liste des candidatures
2. Cliquez sur “Détails” pour la candidature souhaitée
3. Visualisez toutes les informations :
   • Données personnelles
   • Informations de parrainage
   • Lettre de motivation
   • Statut et historique

Système de parrainage

Parrain interne (membre de la loge)

• Sélectionnez “Interne” comme type de parrain
• Choisissez un membre dans la liste déroulante
• Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)

Parrain externe (membre d’une autre loge)

• Sélectionnez “Externe” comme type de parrain
• Remplissez :
  • Nom du parrain
  • Prénom du parrain
  • Nom de la loge du parrain
• Uploadez la lettre de motivation (obligatoire)

Affichage des parrains

• Parrain interne : “Prénom Nom”
• Parrain externe : “Prénom NOM (Nom de la loge)”

Lettres de motivation

Format requis

• Type de fichier : PDF uniquement
• Taille maximale : 1000 MB
• Nommage automatique : Le système génère un nom unique basé sur le hash du fichier

Description automatique

Le système génère automatiquement une description au format :

Date - Lettre de motivation - Nom du candidat

Remplacement de fichiers

• Lors de la modification : Si vous uploadez un nouveau fichier, l’ancien sera automatiquement supprimé
• Message d’information : “Le fichier actuel sera remplacé si un nouveau est uploadé”

Gestion des enquêtes

Assignation d’enquêtes

1. Accédez à la liste des candidatures
2. Cliquez sur “Assigner” pour la candidature souhaitée
3. Sélectionnez un investigateur parmi les membres
4. Confirmez l’assignation

Soumission de rapports d’enquête

1. Accédez à : Applications → enquêtes → Soumettre un rapport
2. Sélectionnez la candidature à investiguer
3. Rédigez le rapport dans le champ texte
4. Uploadez le rapport (PDF, optionnel)
5. Soumettez le rapport

Modification de rapports

• Rapports existants : Vous pouvez modifier un rapport déjà soumis
• Remplacement de fichiers : Les anciens rapports sont automatiquement remplacés

Statuts des candidatures

Statuts disponibles

• En attente : Candidature soumise, en attente d’enquête
• En cours d’enquête : enquête assignée et en cours
• enquête terminée : Rapport soumis, en attente de décision
• Acceptée : Candidature approuvée
• Refusée : Candidature rejetée
• Archivée : Candidature archivée

Changement de statut

1. Accédez aux détails de la candidature
2. Cliquez sur “Modifier le statut”
3. Sélectionnez le nouveau statut
4. Confirmez le changement

Création de membres

Création automatique depuis une candidature acceptée

Lorsque vous changez le statut d’une candidature à “Acceptée” :

1. Une confirmation apparaît : “Voulez-vous créer un nouveau membre ?”
2. Si vous confirmez : Vous êtes redirigé vers le formulaire de création de membre
3. Les informations sont pré-remplies :
   • Nom et prénom du candidat
   • Email et téléphone
   • Date de naissance
   • Profession
   • Adresse postale
   • Informations du parrain

Avantages

• Gain de temps : Pas besoin de retaper les informations
• Cohérence : Les données sont identiques entre candidature et membre
• Workflow intégré : Transition fluide de candidat à membre

FAQ

Q : Puis-je modifier une candidature après l’avoir soumise ?

R : Oui, vous pouvez modifier une candidature à tout moment en utilisant le bouton “Modifier”.

Q : Que se passe-t-il si j’uploade une nouvelle lettre de motivation ?

R : L’ancienne lettre est automatiquement supprimée et remplacée par la nouvelle.

Q : Comment savoir si une enquête est en cours ?

R : Le statut de la candidature indique “En cours d’enquête” et vous pouvez voir l’investigateur assigné.

Q : Puis-je créer un membre sans accepter la candidature ?

R : Oui, vous pouvez créer des membres directement depuis le menu “Membres” → “Créer un membre”.

Q : Les lettres de motivation sont-elles obligatoires ?

R : Oui, une lettre de motivation est requise pour toute candidature, quel que soit le type de parrain.

Q : Comment gérer les candidatures refusées ?

R : Les candidatures refusées peuvent être archivées ou conservées pour référence. Le statut “Refusée” est définitif.

Support technique

En cas de problème

1. Vérifiez vos permissions : Assurez-vous d’avoir le rôle approprié
2. Consultez les logs : Les erreurs sont enregistrées dans le système de logging
3. Contactez l’administrateur : Pour les problèmes persistants

Logs utiles

• Création de candidature : [APPLICATION_CREATE]
• Modification de candidature : [APPLICATION_UPDATE]
• Gestion des fichiers : [APPLICATION_UPDATE] File replaced/created

Gestion des comptes multiples dans Janus

Janus permet de gérer plusieurs comptes bancaires et de caisse au sein du module trésorerie. Cette fonctionnalité est utile pour les organisations qui disposent de plusieurs comptes (courant, épargne, caisse, etc.) et souhaitent suivre leurs finances de manière distincte.

NB : La gestion des comptes multiples est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir le module “Trésorerie” activé
• La fonctionnalité “Comptes multiples” doit être activée.

Créer un compte

Pour ajouter un nouveau compte bancaire ou de caisse :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Comptes”, cliquer sur le bouton “Ajouter un compte”
3. Renseigner les informations :
   • Nom du compte : Nom descriptif (ex: “Compte courant”, “Caisse principale”)
   • Type : Choisir entre “Banque” ou “Caisse”
   • Numéro de compte : Numéro IBAN ou identifiant du compte (optionnel)
   • Titulaire du compte : Nom du titulaire (optionnel)
4. Cliquer sur “Créer”

Le compte est immédiatement disponible dans la liste des comptes actifs.

Modifier un compte

Pour modifier les informations d’un compte existant :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des comptes, cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
3. Modifier les informations souhaitées
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : Le solde du compte ne peut pas être modifié directement depuis cette page. Il est calculé automatiquement à partir des recettes, dépenses et transactions associées.

Assigner un compte à des fonctions spécifiques

Vous pouvez assigner des comptes bancaires à des fonctions spécifiques :

• Agapes : Compte utilisé pour les paiements liés aux agapes (QR codes, virements)
• Cotisations : Compte utilisé pour les paiements de cotisations (QR codes, virements)

Assigner un compte

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Configuration générale”, utiliser les menus déroulants :
   • “Compte pour les agapes” : Sélectionner le compte bancaire approprié
   • “Compte pour les cotisations” : Sélectionner le compte bancaire approprié
3. Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder la configuration

Note : Seuls les comptes de type “Banque” peuvent être assignés à ces fonctions.

Archiver un compte

Si un compte n’est plus utilisé mais que vous souhaitez conserver son historique :

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des comptes, cliquer sur l’icône d’archivage (📦) dans la colonne “Actions”
3. Confirmer l’archivage

Comportement :

• Le compte est marqué comme “archivé” et n’apparaît plus dans les listes de sélection des comptes actifs
• Toutes les recettes, dépenses et transactions associées restent liées au compte archivé
• Le compte archivé apparaît dans une section séparée “Comptes archivés”
• Si le compte était assigné à une fonction (Agapes/Cotisations), un autre compte sera automatiquement utilisé à la place

Supprimer un compte

Attention : Cette action est irréversible. Un compte ne peut être supprimé que s’il n’a aucune recette, dépense ou transaction associée.

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la liste des comptes, cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) dans la colonne “Actions”
3. Confirmer la suppression

Note : Si le compte est assigné à une fonction (Agapes/Cotisations), Janus vous avertira et utilisera automatiquement un autre compte bancaire disponible comme remplacement.

Utiliser les comptes dans les recettes et dépenses

Lors de la création d’une recette

1. Accéder à “Trésor” → “Recettes” → “Créer une recette”
2. Le formulaire affiche un champ “Compte”
3. Sélectionner le compte approprié dans le menu déroulant
4. Si aucun compte n’est sélectionné, Janus utilise le compte par défaut (premier compte actif de type “Banque”)

Lors de la création d’une dépense

1. Accéder à “Trésor” → “Dépenses” → “Créer une dépense”
2. Le formulaire affiche un champ “Compte”
3. Sélectionner le compte approprié dans le menu déroulant
4. Si aucun compte n’est sélectionné, Janus utilise le compte par défaut

Consultation des soldes par compte

Sur la page de configuration

La page “Trésor” → “Configuration” affiche pour chaque compte :

• Solde du compte : Solde actuel calculé automatiquement
• Assignation : Indique si le compte est assigné aux Agapes, Cotisations, ou les deux

Dans les rapports et aperçus

Les rapports trésorerie peuvent filtrer les données par compte pour obtenir une vue détaillée des finances de chaque compte.

Compte par défaut

Janus définit automatiquement un compte par défaut :

• Le premier compte bancaire actif (trié par ordre de tri puis par ID)
• Si aucun compte bancaire n’existe, le premier compte actif (tous types confondus)

Le compte par défaut est utilisé :

• Lorsqu’aucun compte n’est spécifié lors de la création d’une recette ou dépense
• Pour les transactions importées qui ne peuvent pas être automatiquement associées à un compte
• Comme remplacement si un compte assigné est archivé ou supprimé

Notes importantes

• Intégrité des données : Les comptes ne peuvent pas être supprimés s’ils ont des données associées. Vous devez d’abord archiver le compte si vous souhaitez le retirer de l’utilisation courante.
• Assignations multiples : Un même compte peut être assigné à la fois aux Agapes et aux Cotisations.
• Tri des comptes : Les comptes sont triés par ordre de tri personnalisé (champ sort_order) puis par ID croissant. Vous pouvez modifier l’ordre via le champ “Ordre de tri” lors de la création ou modification d’un compte.
• Archivage vs Suppression : L’archivage préserve les données et permet de consulter l’historique. La suppression n’est possible que si le compte est vide de toute donnée.
• Comptes bancaires uniquement : Seuls les comptes de type “Banque” peuvent être assignés aux fonctions Agapes et Cotisations, car ces fonctions impliquent des paiements électroniques.

Contexte

En obédience, ce que le guide appelle « cotisation » ailleurs s’appelle capitation : le principe est identique, seul le nom change dans toute l’interface — jusque dans la catégorie de recette dédiée, qui s’appelle aussi « Capitations ».

Avant d’encoder votre première capitation, n’oubliez pas de configurer la trésorerie.

Configurer la Trésorerie

Nota Bene

Il n’est pas nécessaire d’encoder les capitations manuellement dans le menu « Trésor ». Tout se fait automatiquement depuis le tableau des « Membres de l’obédience ».

Aperçu des capitations

Depuis « Obédience » → « Membres de l’obédience » :

• Le statut de capitation est indiqué pour chaque membre par une icône représentant un sac d’argent (vert = en ordre, rouge = pas en ordre).
• La période et le montant de la capitation sont indiqués pour chaque membre.
• L’aperçu inclut les membres fédérés remontés par les loges de l’obédience, au même titre que vos propres membres.

Un état détaillé est accessible via l’icône « bloc-note » sur chaque membre : un premier tableau pour la capitation courante, un second pour l’historique des capitations perçues sur l’année en cours.

Encoder une capitation

1. Depuis la liste des membres de l’obédience
   1. Pour un membre qui n’est pas en ordre de capitation
      1. Cliquer sur l’icône rouge
      2. Choisir la périodicité (Mensuelle ou Annuelle) et remplir le montant perçu
      3. Cliquer sur « Enregistrer »
      4. Le membre est en ordre de capitation

NB : la capitation est automatiquement enregistrée dans la trésorerie, et le statut de régularité du membre vis-à-vis de l’obédience est recalculé dans la foulée — voir Exiger la capitation en ordre avant toute nomination.

📧 Abonnement aux Calendriers

NB : La gestion des évènements extérieurs sera introduite dans la version 2025.07.26

Introduction

La fonctionnalité d’abonnement au calendrier vous permet d’ajouter automatiquement tous les événements de votre loge à votre application de calendrier préférée (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, etc.).

Ainsi, vous recevez en temps réel les mises à jour et modifications des événements sans avoir à les saisir manuellement.

1. Où trouver l’URL d’abonnement ?

1. Connectez-vous à Janus.
2. Rendez-vous dans le menu « Événements » puis cliquez sur « S’abonner ».
3. Vous verrez une section intitulée Adresses des calendriers
4. Il est possible de s’abonner à 2 calendriers :
   1. Evènements internes : Contient uniquement les évènements de l’atelier
   2. Evènements externes : Contient uniquement les évènements organisés par d’autres.

Copiez l’URL affichée (un bouton « Copier » est disponible pour faciliter l’opération).

2. Ajouter le calendrier à votre application

Google Calendar

• Ouvrez Google Calendar sur votre ordinateur.
• Dans le menu de gauche, cliquez sur « Autres agendas » puis « Ajouter par URL ».
• Collez l’URL du calendrier Janus.
• Cliquez sur « Ajouter un agenda ».

Apple Calendar (Mac/iPhone/iPad)

• Ouvrez l’application Calendrier.
• Allez dans le menu « Fichier » > « Nouvel abonnement à un calendrier ».
• Collez l’URL du calendrier Janus.
• Cliquez sur « S’abonner » puis configurez les options selon vos préférences.

Outlook

• Ouvrez Outlook.
• Allez dans « Calendrier » > « Ajouter un calendrier » > « À partir d’Internet ».
• Collez l’URL du calendrier Janus.
• Validez.

Thunderbird

• Ouvrez Thunderbird.
• Allez dans « Calendrier » > « Nouveau calendrier » > « Sur le réseau ».
• Collez l’URL du calendrier Janus et suivez les instructions.

3. Sécurité et confidentialité

• L’URL du calendrier contient un jeton sécurisé : ne la partagez pas publiquement.
• Si le jeton est régénéré par un administrateur, il faudra mettre à jour l’URL dans votre application de calendrier.

4. Fonctionnement

• Événements inclus : tous les événements à venir sur 11 mois, avec détails (Lien d’inscription, lieu…).
• Mises à jour : toute modification dans Janus est automatiquement synchronisée dans votre calendrier (délai de rafraîchissement variable selon l’application, généralement 1h).
• Désactivation : si la fonctionnalité est désactivée par un administrateur, l’abonnement ne sera plus mis à jour.

5. Questions fréquentes

Q : Dois-je m’authentifier ?

R : Non, l’URL contient un jeton sécurisé qui fait office d’authentification.

Q : Puis-je partager l’URL ?

R : Non, elle est personnelle à la loge et doit rester confidentielle.

Q : Comment arrêter l’abonnement ?

R : Supprimez simplement le calendrier de votre application.

Pour toute question, contactez l’administrateur de votre loge ou l’équipe support Janus.

2FA, c’est quoi ?

La 2FA (authentification à deux facteurs) ajoute une étape de sécurité après votre mot de passe. Elle vérifie que c’est bien vous, même si quelqu’un connaît votre mot de passe. Dans Janus, vous recevez un code unique (OTP) par e‑mail après la connexion. Saisissez ce code à 6 chiffres sur l’écran 2FA pour accéder à Janus.

Activer l’authentification à deux facteurs (2FA) pour un utilisateur

Pré‑requis et conseils

• Assurez‑vous que l’adresse e‑mail dans votre profil est correcte: le code 2FA est envoyé à cet e‑mail.
• Conservez l’accès à cette boîte e‑mail pour recevoir le code à chaque connexion.
• Les codes sont valables un court laps de temps (indiqué dans l’e‑mail). Demandez un nouveau code si l’ancien expire.

Où trouver l’option ?

• Ouvrez votre profil: Menu Profil → Page “Mon profil”.
• Dans le tableau des informations personnelles, repérez la ligne “Two‑Factor Authentication (2FA)”.

Activer

• Cliquez sur le bouton “Activer 2FA” (icône bouclier).
• Un message de succès confirme l’activation. À partir de la prochaine connexion, un code à usage unique (OTP) sera requis après le mot de passe.

Désactiver

• Cliquez sur “Désactiver 2FA” (icône bouclier barré).
• Remarque: si l’admin a forcé la 2FA globalement, cette action est verrouillée.

Forcer la 2FA pour toute l’organisation (Administrateurs)

Qui peut le faire ?

• Seuls les utilisateurs dont le rôle est “Administrateur” peuvent activer 2FA pour tout l’atelier.

Où trouver l’option ?

• Profil → Section “Paramètres d’administration” → Bloc “Authentification à deux facteurs globale”.
• Le bloc affiche le statut global (Forcée / Non forcée) et, lorsque non forcée, des indicateurs d’adoption.

Activer la 2FA globalement

• Cliquez sur “Activer la 2FA globale”.
• Effet immédiat:
• Tous les utilisateurs doivent utiliser la 2FA lors de leur prochaine connexion.
• L’option de désactivation dans leur profil est verrouillée.

Désactiver la 2FA globale

• Cliquez sur “Désactiver la 2FA globale”.
• Les utilisateurs peuvent alors gérer leur 2FA individuellement (activer/désactiver).

Bonnes pratiques

• Prévenez les utilisateurs avant l’activation globale afin qu’ils vérifient leur adresse e‑mail.
• Surveillez l’adoption via les indicateurs disponibles lorsque la 2FA globale n’est pas forcée.

Utiliser la 2FA dans Janus

Étapes de connexion

1. Saisissez vos identifiants (nom d’utilisateur + mot de passe) comme d’habitude.
2. Si la 2FA est activée (individuelle ou globale), vous êtes redirigé vers l’écran de vérification 2FA.
3. Un e‑mail vous est envoyé avec un code à 6 chiffres (OTP).
4. Saisissez ce code sur l’écran 2FA pour finaliser la connexion.

Si vous ne recevez pas le code

• Vérifiez le dossier “Courriers indésirables”.
• Assurez‑vous que l’adresse e‑mail de votre profil est correcte.
• Utilisez le lien “Renvoyer le code” si disponible, puis attendez quelques instants.

Si le code a expiré

• Demandez un nouveau code depuis l’écran 2FA.

Sécurité

• Les codes sont temporaires et à usage unique.
• Ne partagez jamais votre code 2FA et ne transférez pas l’e‑mail.
• Déconnectez‑vous des sessions inactives, surtout sur des postes partagés.

Conseils généraux

• Conservez votre boîte e‑mail sécurisée (mot de passe fort, 2FA si possible).
• Maintenez votre adresse e‑mail à jour dans votre profil Janus.
• En cas de problème persistant (pas de réception de code, erreurs répétées), contactez l’administrateur de votre instance.

Gestion de la trésorerie ASBL ou Loi 1901 : Catégories, Rapport, etc.

Janus permet de gérer la trésorerie selon des plans comptables standardisés pour les associations belges (ASBL) ou françaises (Loi 1901). Cette fonctionnalité offre des catégories prédéfinies conformes aux normes comptables, un système de mapping pour les catégories personnalisées existantes, et des rapports adaptés (compte de résultat, bilan simplifié).

NB : La gestion comptable ASBL/Loi 1901 est accessible si le module “Trésorerie” est activé. Pour activer le module “Trésorerie”, vous pouvez contacter janus@cydit.eu

Pré-requis

• Avoir le module “Trésorerie” activé
• Avoir exécuté les scripts d’installation nécessaires (voir section Installation)

Activer le mode comptable ASBL ou Loi 1901

Janus propose trois modes de gestion comptable :

• Trésorerie simple : Mode historique avec catégories libres (par défaut)
• ASBL : Plan comptable pour associations belges
• Loi 1901 : Plan comptable pour associations françaises

Changer le mode comptable

1. Accéder à “Trésor” → “Configuration”
2. Dans la section “Configuration générale”, trouver le menu “Mode comptable”
3. Sélectionner le mode souhaité :
   • “Trésorerie simple” pour le mode historique
   • “ASBL” pour le plan comptable belge
   • “Loi 1901” pour le plan comptable français
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : Le changement de mode n’affecte pas les données existantes. Les catégories déjà utilisées sont conservées et peuvent être mappées vers les nouvelles catégories standard.

Catégories standard ASBL

En mode ASBL, les catégories suivantes sont disponibles :

Catégories de recettes

• Cotisations des membres (ex : mensuelles/annuelles)
• Dons et legs (ex : dons de membres, bienfaiteurs)
• Subventions et aides publiques (ex : projets caritatifs)
• Recettes d’activités (événements, ventes occasionnelles) (ex : agapes, tenues blanches)
• Produits financiers (intérêts, dividendes) (ex : intérêts bancaires)
• Autres recettes (sponsoring, partenariats)

Catégories de dépenses

• Frais de fonctionnement (loyer, électricité, eau, téléphone, internet) (ex : location du temple)
• Achats de petit matériel et fournitures (ex : matériel rituel, décors)
• Frais postaux et de communication (ex : convocations, impression)
• Frais de déplacement et missions (ex : tenues, congrès)
• Rémunérations et charges sociales (si applicable)
• Frais bancaires
• Assurances
• Frais de formation et documentation
• Autres frais divers (petites réparations, etc.)

Catégories standard Loi 1901

En mode Loi 1901, les catégories suivantes sont disponibles :

Catégories de recettes

• Cotisations des adhérents (ex : mensuelles/annuelles)
• Dons manuels et legs
• Subventions (publiques ou privées)
• Recettes d’activités (manifestations, ventes) (ex : agapes, conférences)
• Produits financiers (intérêts bancaires)
• Recettes exceptionnelles (remboursements, indemnités)

Catégories de dépenses

• Frais de gestion (loyer, charges locatives, électricité)
• Achats de matériel et fournitures
• Frais de communication (impression, affranchissement)
• Frais de déplacement et indemnités kilométriques
• Frais de réception et représentation
• Rémunérations et honoraires (si applicable)
• Frais bancaires et assurances
• Frais de formation et documentation
• Dons et subventions versées (si applicable)
• Autres frais (petits équipements, réparations)

Utilisation des catégories dans les formulaires

Lors de la création d’une recette

1. Accéder à “Trésor” → “Recettes” → “Créer une recette”
2. Le menu déroulant “Catégorie” affiche :
   • En mode “Trésorerie simple” : Toutes les catégories personnalisées existantes
   • En mode ASBL/Loi 1901 : Les catégories standard + les catégories personnalisées mappées
3. Sélectionner la catégorie appropriée
4. Compléter les autres champs (date, montant, description, etc.)
5. Cliquer sur “Créer”

Lors de la création d’une dépense

1. Accéder à “Trésor” → “Dépenses” → “Créer une dépense”
2. Le menu déroulant “Catégorie” fonctionne de la même manière que pour les recettes
3. Sélectionner la catégorie appropriée
4. Compléter les autres champs
5. Cliquer sur “Créer”

Note : Les catégories personnalisées non mappées ne sont pas visibles dans les menus déroulants des formulaires. Elles doivent d’abord être mappées vers une catégorie standard (voir section suivante).

Gérer le mapping des catégories personnalisées

Si vous passez du mode “Trésorerie simple” au mode ASBL ou Loi 1901, les catégories personnalisées existantes doivent être mappées vers les catégories standard pour apparaître dans les rapports.

Accéder à la page de mapping

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
   • Note : Cette page n’est visible que si le mode comptable est ASBL ou Loi 1901

Vue d’ensemble du mapping

La page affiche deux sections :

• Catégories de recettes : Liste des catégories personnalisées avec leur mapping vers les catégories standard
• Catégories de dépenses : Liste des catégories personnalisées avec leur mapping vers les catégories standard

Chaque catégorie personnalisée affiche :

• Son nom
• Le nombre d’entrées (recettes/dépenses) utilisant cette catégorie
• Son statut : “Lié” à une catégorie standard ou “Non lié” (en rouge)

Créer un mapping pour une catégorie personnalisée

Pour associer une catégorie personnalisée à une catégorie standard :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Dans la section appropriée (Recettes ou Dépenses), trouver la catégorie personnalisée “Non lié”
3. Cliquer sur l’icône d’édition (✏️) dans la colonne “Actions”
4. Dans la modale qui s’ouvre :
   • Catégorie personnalisée : Nom de la catégorie (non modifiable)
   • Catégorie standard : Sélectionner la catégorie standard appropriée dans le menu déroulant
5. Cliquer sur “Enregistrer”

La catégorie est maintenant mappée et apparaît comme “Lié” dans la liste.

Modifier un mapping existant

Pour changer le mapping d’une catégorie personnalisée :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Trouver la catégorie “Lié” à modifier
3. Cliquer sur l’icône d’édition (✏️)
4. Modifier la sélection “Catégorie standard”
5. Cliquer sur “Enregistrer”

Note : Toutes les recettes/dépenses existantes utilisant cette catégorie seront automatiquement associées à la nouvelle catégorie standard dans les rapports.

Renommer une catégorie personnalisée mappée

Pour renommer une catégorie personnalisée (tout en conservant son mapping) :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Cliquer sur l’icône d’édition (✏️) de la catégorie
3. Dans la modale, modifier le champ “Catégorie personnalisée”
4. Cliquer sur “Enregistrer”

Comportement : Toutes les recettes/dépenses existantes utilisant l’ancien nom de catégorie seront mises à jour avec le nouveau nom.

Supprimer une catégorie personnalisée

Si une catégorie personnalisée n’est plus utilisée :

1. Accéder à “Trésor” → “Gestion des catégories”
2. Cliquer sur l’icône de suppression (🗑️) de la catégorie
3. Important : Si la catégorie est utilisée par des entrées existantes, une modale s’ouvre :
   • Vous devez choisir une catégorie cible pour transférer toutes les entrées existantes
   • Sélectionner une catégorie standard ou personnalisée existante dans le menu déroulant
   • OU cocher “Créer une nouvelle catégorie personnalisée” et saisir un nom
4. Cliquer sur “Supprimer et transférer” pour confirmer

Comportement :

• Si la catégorie n’a pas d’entrées associées, elle est supprimée immédiatement
• Si la catégorie a des entrées, toutes ces entrées sont transférées vers la catégorie cible avant la suppression

Générer le rapport PDF

Le rapport PDF agrège automatiquement toutes les recettes et dépenses par catégorie standard selon le mode comptable actif.

Accéder au rapport

1. Accéder à “Trésor” → “Rapport”
2. Sélectionner l’année fiscale souhaitée
3. Cliquer sur “Générer le rapport”

Vérification préalable

Avant de générer le rapport, Janus vérifie automatiquement :

• Toutes les catégories personnalisées sont mappées : Si des catégories non liées existent, un message d’avertissement s’affiche et vous êtes redirigé vers la page “Gestion des catégories”
• Année fiscale valide : Le rapport utilise les dates de l’année fiscale pour filtrer les données

Contenu du rapport

Le rapport PDF généré contient :

1. Compte de résultat (Résultat d’exploitation)

• Recettes : Tableau détaillé des recettes par catégorie standard avec montants
• Dépenses : Tableau détaillé des dépenses par catégorie standard avec montants
• Résultat net : Différence entre recettes totales et dépenses totales

Les montants sont agrégés selon les mappings configurés. Les catégories personnalisées sont regroupées sous leur catégorie standard respective.

2. Informations complémentaires

• Période couverte (année fiscale)
• Date de génération du rapport
• Total des recettes
• Total des dépenses

Exporter les données en CSV

Un export CSV est disponible pour analyser les données dans un tableur.

Exporter les données

1. Accéder à “Trésor” → “Rapport”
2. Sélectionner l’année fiscale souhaitée
3. Cliquer sur “Exporter en CSV”

Contenu de l’export CSV

Le fichier CSV contient :

• Toutes les recettes : Avec date, montant, catégorie (standard), description
• Toutes les dépenses : Avec date, montant, catégorie (standard), description
• Résumé : Totaux par catégorie standard et résultat net

Les catégories sont déjà mappées selon les configurations définies dans “Gestion des catégories”.

Année fiscale

Le rapport utilise le calcul de l’année fiscale pour déterminer la période couverte :

• L’année fiscale commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre (calendrier standard)
• Les recettes et dépenses sont filtrées selon leur date de transaction pour n’inclure que celles de l’année fiscale sélectionnée

Note : Les dates de l’année fiscale peuvent varier selon la configuration de l’instance Janus. Consultez votre administrateur pour connaître les dates exactes.

Catégories non mappées dans les rapports

Si des catégories personnalisées ne sont pas mappées :

• Elles n’apparaissent pas dans les formulaires de création de recettes/dépenses
• Elles n’apparaissent pas dans le rapport PDF (le rapport ne peut pas être généré tant qu’il y a des catégories non mappées)
• Elles peuvent toujours être visualisées dans les aperçus détaillés (listes de recettes/dépenses) avec un indicateur “Non lié”

Important : Vous devez mapper toutes les catégories personnalisées avant de pouvoir générer le rapport.

Notes importantes

• Rétroactivité : Le changement de mode comptable n’affecte pas les données historiques. Les anciennes catégories restent présentes dans les entrées existantes et peuvent être mappées progressivement.
• Mapping multiple : Plusieurs catégories personnalisées peuvent être mappées vers la même catégorie standard. Toutes leurs entrées seront regroupées sous cette catégorie dans les rapports.
• Catégories standard : Les catégories standard ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Elles sont définies selon les normes comptables ASBL ou Loi 1901.
• Catégories personnalisées : Vous pouvez créer de nouvelles catégories personnalisées via le mapping, mais elles doivent être mappées vers une catégorie standard pour être utilisables.
• Sauvegarde : Avant de changer de mode comptable, assurez-vous d’avoir sauvegardé vos données et d’avoir planifié le mapping des catégories existantes.
• Intégrité des données : La suppression d’une catégorie personnalisée avec des entrées nécessite un transfert vers une autre catégorie pour préserver l’intégrité des données comptables.

Cette page complète Envoi de documents : en obédience, l’envoi de documents propose une audience supplémentaire et un comportement différent pour l’audience « Membres ».

Une audience supplémentaire : « Loges de l’obédience »

Pour les invitations, calendriers, communications libres et documents génériques, une case à cocher supplémentaire apparaît à côté de « Loges amies » : « Loges de l’obédience ».

• Elle utilise l’adresse e-mail enregistrée dans l’annuaire des loges de l’obédience — pas celle du carnet d’adresses des loges amies.
• Elle est indépendante de la case « Loges amies » : vous pouvez cocher l’une, l’autre, ou les deux.

« Membres » inclut aussi les membres remontés par les loges

Quand vous cochez l’audience « Membres » pour envoyer un document, le message part à vos propres membres et aux membres fédérés remontés par les loges de l’obédience — ils ne sont pas une audience à part, ils font partie de l’ensemble « Membres ».

Pour le reste

Le fonctionnement général — sélection des destinataires, sujet et message pré-remplis, file d’attente d’envoi — est identique à celui décrit dans Envoi de documents.

Janus permet d’organiser des évènements, avec ou sans agapes.

Janus permet de gérer les inscriptions et les présences à ces évènements. La gestion des présences simplifie le travail du Secrétaire dans la rédaction des PV et autres planches tracées.

Deux cas de figure

Lorsque plusieurs événements ont lieu le même jour et que des agapes sont organisées, deux options sont possibles :

1. Agapes communes : une seule inscription pour la journée (tous les événements du jour + repas partagé). Un seul lien d’inscription et une invitation regroupant tous les événements.
2. Agapes distinctes : chaque événement a ses propres agapes et son propre lien d’inscription. Chaque invitation ne concerne qu’un événement.

Le choix se fait lors de la création (ou de la modification) du deuxième événement de la journée, en cochant ou non « Réutiliser les agapes du jour ».

Créer plusieurs événements le même jour avec agapes communes

1. Créer le premier événement (avec agapes)

• Cliquer sur « Evènements » → « Créer Evènement »
• Sélectionner « Événement interne » dans le champ « Source de l’événement »
• Renseigner la date, le type, le titre, le degré, l’ordre du jour
• Cocher « Agapes »
• Dans la section Agapes : indiquer le prix, la capacité éventuelle, et si un QR code doit être généré
• Cliquer sur « Enregistrer »
• L’événement et les agapes sont créées.

2. Créer le deuxième (ou un autre) événement le même jour

• Cliquer sur « Evènements » → « Créer Evènement » (ou « Nouvel Evènement » depuis la liste)
• Sélectionner « Événement interne »
• Indiquer la même date que le premier événement
• Renseigner le type, le titre, le degré, l’ordre du jour pour cet événement
• Cocher « Agapes »
• Une boîte de choix s’affiche automatiquement : « Un autre événement avec agapes existe déjà ce jour-là. »
  • « Réutiliser les agapes du jour » (recommandé pour agapes communes)→ Un seul lien d’inscription pour tous les événements de la journée et pour le repas. Les participants choisissent auxquels ils assistent et s’ils prennent le repas.
  • « Créer de nouvelles agapes »→ Agapes distinctes : ce nouvel événement aura son propre lien d’inscription et sa propre invitation, indépendants du premier.
• Si vous choisissez « Réutiliser les agapes du jour » : cliquer sur « Enregistrer » sans remplir à nouveau le prix des agapes (déjà défini sur le premier événement).
• Les deux (ou plus) événements sont alors liés aux mêmes agapes et partagent le même lien d’inscription.

Page d’inscription en mode multi-événements

Lorsque des agapes sont communes à plusieurs événements le même jour :

• Le lien d’inscription pointe vers les agapes du jour (identifiant commun, AgapePID).
• Sur la page d’inscription s’affichent :
  • La date du jour
  • Le prix du repas
  • La section « Choisissez votre type d’inscription » avec :
    • Une case à cocher par événement (ex. « 14:00 – Tenue – Test », « 20:00 – Tenue – Tenue Solennelle des Maîtres »)
    • Une case « Je participe au repas »
• Le participant coche les événements auxquels il assiste et indique s’il prend le repas.
• S’il ajoute d’autres participants, chaque participant dispose des mêmes choix (événements + repas).
• La case consentement RGPD et le bouton « Suivant » permettent de valider l’inscription. Le mail de confirmation et, le cas échéant, le QR code concernent l’ensemble des choix (événements + agapes).

Invitations en mode multi-événements

Génération automatique du modèle d’invitation

• Lorsque vous générez une invitation PDF pour un événement qui fait partie d’une journée avec agapes communes (au moins deux événements le même jour avec le même repas), Janus utilise automatiquement le modèle d’invitation multi-événements.
• Ce modèle affiche sur un seul document :
  • L’en-tête de la loge (logo, obédience, Gloria, nom de la loge, Orient)
  • Le texte d’invitation commun (date, lieu du temple)
  • Un bloc par événement : heure, type, degré, titre, puis « Ordre du jour » et la liste des points
  • Un bloc Agapes (prix, date limite d’inscription, lien d’inscription)
  • Les coordonnées de contact
• Vous pouvez prévisualiser, imprimer, enregistrer ou envoyer cette invitation comme pour une invitation classique. Le lien d’inscription présent sur l’invitation est unique pour toute la journée (agapes communes).

Depuis la liste des événements

• Depuis la liste des évènements, ouvrir l’un des évènements de la journée (par exemple le premier).
• Utiliser l’action « Invitation » / « Générer l’invitation » (selon l’interface).
• Si la journée comporte au moins deux événements avec agapes communes, l’invitation générée est automatiquement au format multi-événements (tous les événements + agapes sur le même PDF).

Agapes distinctes

• Si vous avez choisi « Créer de nouvelles agapes » pour le deuxième événement, chaque événement conserve son propre lien d’inscription et son propre modèle d’invitation (un événement par invitation), comme pour un événement unique avec agapes.

Résumé des impacts

Cette page sert de repère : une vue d’ensemble de tout ce qui distingue une instance d’obédience d’une instance de loge classique, pour vous orienter rapidement dans les écrans que vous connaissez peut-être déjà sous une autre forme.

Menu

• Bibliotheca disparaît du menu — ce module n’a pas de sens au niveau d’une obédience.
• Un bloc « Obédience » remplace le bloc de gestion de loge classique : Loges, Membres de l’obédience, Réconciliation, Visiteurs, Événements (avec Inscriptions), Archives, et « Grand Council » — qui ouvre le même écran que « Fonctions et officiers » en loge.
• Présence, Candidatures et Rituels disparaissent de ce menu : ce sont des notions qui n’ont de sens qu’au niveau d’une loge.
• Sur l’application mobile, la même logique s’applique : la tuile Bibliotheca ne s’affiche pas sur une instance d’obédience.

Liste des loges

La liste devient deux tableaux :

• Loges de l’obédience : avec deux colonnes en plus, Numéro et Vénérable Maître. Les actions sont Détail et Supprimer (au lieu de Modifier et Supprimer) — et la suppression est désactivée pour toute loge synchronisée avec Atrium, avec une infobulle l’expliquant.
• Loges amies : votre carnet d’adresses, sans lien de fédération.

Liste des membres

Une colonne « Loge » apparaît en troisième position, affichant toutes les loges auxquelles un membre est affilié (et non une seule) — utile pour un membre qui appartient à plusieurs ateliers. Le filtre par loge, qui existe en loge, disparaît ici puisque tous les membres de toutes les loges sont dans la même liste. Les membres fédérés comptent comme membres actifs.

Créer et consulter un membre

• À la création, un champ « Loge d’appartenance » devient obligatoire.
• Sur la fiche membre, une ligne « Identifiant » apparaît en tête, et une ligne « Loge » liste toutes les affiliations du membre — voir Identifiant et ID Membre.
• Pour un membre fédéré, l’écran de modification se réduit au seul champ « ID Membre » : son identité appartient à la loge source et ne change que par réconciliation, jamais par une modification directe côté obédience.

Trésorerie

« Cotisations » devient « Capitations » partout dans l’interface, y compris dans la catégorie de recette dédiée. Voir Encoder les capitations.

Envoi de documents

Une audience supplémentaire, « Loges de l’obédience », et l’audience « Membres » qui inclut aussi les membres fédérés. Voir Écrire aux loges de l’obédience.

Tableau de bord et rapports

Aucun filtre par loge : les compteurs et statistiques du tableau de bord et des rapports portent sur l’ensemble des membres de toutes les loges de l’obédience, pas sur un seul atelier.

Point d’attention — partage plus large qu’en loge

Ceci mérite d’être souligné clairement, car c’est contre-intuitif et touche à la confidentialité.

Sur une instance de loge, rien ne part vers une autre loge sans une règle de partage explicite que vous avez définie.

Sur une instance d’obédience, ce n’est pas le cas pour les événements et les documents : ils sont automatiquement envoyés vers toutes les communautés dont votre obédience est membre, même en l’absence de toute règle de partage définie par vous. Une règle implicite est ajoutée à la volée pour chaque communauté — vous n’avez rien à configurer pour que cela se produise, et rien ne vous permet de le désactiver depuis l’interface.

Concrètement : si vous créez un événement ou déposez un document du côté obédience, en pensant qu’il reste interne, il peut être diffusé aux loges d’une communauté fédérée sans que vous ayez créé la moindre règle de partage pour ce type de contenu. Gardez ce point à l’esprit avant de publier un événement ou un document que vous voulez garder strictement interne à l’obédience.

Ce comportement ne s’applique pas aux capitations : voir Exiger la capitation en ordre avant toute nomination, où seul un statut (en ordre / pas en ordre / plus membre) est transmis, jamais un montant.

Les sondages servent à trancher une question sans y consacrer une tenue : trouver une date, choisir un traiteur, recueillir un avis sur un projet. Chacun répond quand il veut, et le résultat se lit d’un coup d’œil.

Créer un sondage

Depuis Sondages → Créer, donnez un titre et une description, puis ajoutez vos questions une par une.

Sept formes de question sont disponibles :

Pour les questions à choix, saisissez une option par ligne. Vous pouvez réordonner les questions par glisser-déposer, en modifier une, ou la supprimer.

Pour trouver une date, créez une question Oui / Non par date proposée, en donnant à chacune un intitulé clair (« 15/09 — 19h30 »). Chaque personne coche ses disponibilités, et le dépouillement vous montre la date qui rassemble le plus de monde.

Diffuser le sondage

Chaque sondage possède un lien de réponse que vous ouvrez ou copiez depuis la liste. Diffusez-le comme vous voulez : courriel, Agora, message.

Ce lien est public : qui l’a peut répondre, sans compte Janus. C’est voulu — cela permet d’interroger un visiteur ou un intervenant extérieur. Ne l’employez donc pas pour une question dont les réponses ne regardent que la loge.

Une personne connectée à Janus est identifiée par son compte ; une personne extérieure ne l’est pas, et sa réponse est rattachée à sa session de navigation. Dans les deux cas, une seule réponse par personne.

Suivre et dépouiller

La page Résultats montre, pour chaque question, la répartition des réponses en barres et en pourcentages, ainsi que le détail des réponses individuelles avec leur auteur et l’heure.

Vous pouvez y supprimer une réponse — utile quand quelqu’un a répondu deux fois depuis deux appareils.

Deux sorties sont possibles :

• Exporter en PDF : un document de dépouillement, à joindre à un procès-verbal.
• Archiver les résultats : le même PDF, déposé directement dans les Archives, visible des seuls gestionnaires de sondages.

Ouvrir ou fermer un sondage

Un sondage est actif ou inactif. Le fermer empêche toute nouvelle réponse sans rien effacer : les résultats restent consultables. C’est le geste à faire une fois la décision prise, plutôt que de supprimer le sondage.

Qui peut faire quoi ?

• Créer, modifier, dépouiller : administration, secrétariat, coordination des évènements, gestion de contenu.
• Répondre : toute personne disposant du lien.

Une précaution

Ne supprimez pas une question d’un sondage qui a déjà reçu des réponses. Les réponses sont rattachées aux questions telles qu’elles existaient au moment du vote : retirer une question rend ces réponses illisibles, sans possibilité de les retrouver. Si la question ne convient plus, fermez le sondage et créez-en un nouveau.

Édit du 3 août 2026 — Grâce aux retours de lecteurs, cet article distingue désormais quatre situations juridiques au lieu de deux, et traite le cas, fréquent, du compte bancaire ouvert au nom d’un officier. Merci à eux.

Une obédience n’est pas une structure homogène

C’est le point qu’on oublie presque toujours quand on conçoit un logiciel pour ce genre d’organisation.

Sous un même toit cohabitent au moins trois situations juridiques distinctes — et une quatrième qui n’en est pas une. La tentation est grande de n’en voir que deux.

La loge dotée de la personnalité juridique. Statuts propres, immatriculation officielle, comptes bancaires à son nom, comptabilité propre, obligations légales propres. Exactement comme l’obédience elle-même. Elle lui est liée par une convention, pas par un rapport de propriété.

La loge constituée en association de fait. Elle n’a pas la personnalité juridique — mais elle n’est pas pour autant dépourvue d’existence. Elle naît d’une convention entre personnes physiques, d’où découlent des droits et des obligations bien réels. Son patrimoine n’appartient ni à elle-même, ni à l’obédience : il appartient à ses membres, qui répondent solidairement de ses dettes sur leurs biens propres. C’est une différence considérable avec une structure dotée de la personnalité juridique, et c’est un risque que beaucoup de trésoriers ignorent.

La loge constituée en division interne de l’obédience. Elle n’a ni statuts propres, ni patrimoine, ni immatriculation. Le compte bancaire qu’elle utilise est ouvert au nom de l’obédience, et l’argent qui s’y trouve appartient à l’obédience.

Les trois siègent dans la même assemblée, participent aux mêmes travaux, se ressemblent à s’y méprendre vues du dehors. Une loge peut d’ailleurs passer d’une situation à l’autre au cours de son existence.

Et l’absence de personnalité juridique ne fait pas d’une loge une division de son obédience. Certaines obédiences affirment expressément la souveraineté de leurs loges, réunies sous leur autorité et leur ayant confié des pouvoirs déterminés — ce qui est très différent d’en être une subdivision. Une loge peut donc parfaitement être une association de fait, souveraine, et ne rien devoir consolider avec qui que ce soit.

C’est cette coexistence qui fait la difficulté, pas l’un ou l’autre cas pris isolément.

La quatrième situation, qui n’en est pas une

Il faut en citer une dernière, parce qu’elle est fréquente et qu’elle se déguise en association de fait : la loge dont le compte bancaire est ouvert au nom du vénérable ou du trésorier.

Se dire association de fait ne suffit pas à en être une. Si le compte porte le nom d’une personne physique, alors juridiquement, les fonds sont les siens. Pas ceux de la loge, pas ceux de ses membres collectivement.

Les conséquences ne sont pas théoriques :

• En cas de décès, l’argent entre dans la succession du titulaire. Les héritiers en sont propriétaires. La loge n’a rien à faire valoir, et devra le demander à des personnes qui ne la connaissent pas, dans un moment où elle a d’autres préoccupations.
• Les créanciers personnels du titulaire peuvent saisir ce compte, y compris pour une dette totalement étrangère à la loge.
• Un divorce fait entrer ces sommes dans le patrimoine à partager.
• Et le titulaire lui-même supporte un risque fiscal sur des sommes qui ne lui appartiennent pas moralement.

Les banques ferment progressivement ces situations, et le risque successoral finit toujours par se manifester — souvent au pire moment.

C’est pourquoi Janus doit savoir représenter cet état sans jamais le valider : le reconnaître comme point de départ, le signaler pour ce qu’il est, et accompagner la sortie vers une situation saine avec une trace de la reprise des fonds. Un logiciel qui l’enregistre en silence, comme si c’était une configuration normale, rend service à personne.

Pourquoi la frontière décide de tout

La question qui décide de tout n’est pas « cette loge a-t-elle la personnalité juridique ? ». C’est « à qui appartient l’argent ? » — et elle a quatre réponses.

Ces deux questions ne se recouvrent pas. Une loge sans personnalité juridique peut parfaitement détenir son argent sans que l’obédience y ait le moindre droit. Déduire l’une de l’autre est l’erreur qui produit une consolidation fausse.

Or agréger dans les comptes d’une obédience une trésorerie qui ne lui appartient pas l’expose à un redressement comptable et fiscal parfaitement évitable. Et dans l’autre sens, oublier une division interne fausse ses comptes tout autant.

Un logiciel qui traite ces situations de la même façon se trompe donc nécessairement, quel que soit le côté où il penche.

Janus doit savoir les enregistrer toutes, les distinguer sans ambiguïté, suivre les contributions et les échéances documentaires des unes, consolider la trésorerie des autres — et ne jamais confondre les populations. C’est une règle du modèle, pas une option de configuration.

Une précision utile, parce que les usages varient beaucoup : ce qui précède concerne les obédiences qui ouvrent des comptes bancaires au nom de leurs loges. Beaucoup ne le font pas, et la question de la consolidation ne se pose alors tout simplement pas.

Trois choses que nous avons refusé de faire

Le plus instructif dans ce chantier n’est pas ce que nous construisons. C’est ce que nous avons écarté.

Nous ne détecterons pas les conflits d’intérêts

Dans une obédience, le trésorier est souvent aussi celui qui avance les frais, qui fournit le matériel, qui se fait rembourser un déplacement. Le risque est réel et connu.

La réponse évidente serait de détecter automatiquement les liens entre celui qui valide une dépense et celui qui l’encaisse : liens familiaux, adresses communes, participations dans une même société.

Nous ne le ferons pas. Pour y parvenir, il faudrait constituer un fichier des relations familiales et patrimoniales de vos membres. C’est-à-dire collecter, sur des personnes qui ne nous ont rien demandé, des données bien plus sensibles que celles qu’on prétendrait protéger.

Janus bloquera donc le seul cas certain : personne ne peut valider ni payer une dépense dont il est lui-même le bénéficiaire. Cela ne demande aucune donnée nouvelle, et cela couvre le cas qui compte. Un officier qui a avancé des frais sera toujours remboursé — mais par la signature de quelqu’un d’autre.

Le reste relève de la déclaration et du contrôle humain. C’est d’ailleurs exactement ainsi que les statuts d’une association traitent la question depuis toujours.

Nous ne prendrons pas votre trésorerie en otage

Il aurait été plus simple, techniquement, que l’obédience détienne toute la comptabilité et que chaque loge n’ait qu’un écran de saisie. La consolidation aurait été exacte à la seconde près.

Nous avons choisi l’inverse. Chaque loge garde sa trésorerie chez elle. L’obédience en reçoit une image.

La raison est simple : une loge qui quitte une obédience doit repartir avec ses données. Si sa comptabilité vit ailleurs, elle est captive. Nous nous engageons contractuellement sur la réversibilité ; il serait malhonnête de construire une architecture qui la rende difficile.

Cela correspond d’ailleurs à ce que disent les statuts des obédiences que nous avons étudiés : le conseil d’administration exerce une tutelle sur ses divisions internes. Il approuve leurs budgets, il peut suspendre leurs décisions. Il ne tient pas leur caisse à leur place.

Nous ne promettrons pas un équilibre que nous ne pouvons pas garantir

La règle idéale serait : la somme des soldes de toutes les divisions internes, plus le solde central, égale toujours la trésorerie de l’obédience.

Sur une seule base de données, cela se garantit. Réparti sur douze instances indépendantes, dont certaines peuvent être hors ligne ou en retard de synchronisation, c’est impossible — et prétendre le contraire serait un mensonge qui finirait par se voir.

Janus affichera donc une réconciliation : le total consolidé, la date de fraîcheur de chaque division interne, et l’écart quand il y en a un. Un écart visible et expliqué vaut mieux qu’un équilibre apparent obtenu en masquant une division silencieuse.

En revanche, une règle reste garantie sans compromis : une division interne ne peut pas dépenser ce qu’elle n’a pas. Celle-là se vérifie localement, contre un solde bancaire réel, et l’opération est refusée — pas signalée après coup.

Ce que Janus ne change pas : ce que votre loge décide seule

Une question va se poser dans chaque loge concernée, et elle mérite une réponse nette plutôt qu’une formule rassurante : adopter cet outil place-t-il la loge sous la surveillance de son obédience ?

Non. Et la raison tient en une phrase : Janus ne crée aucune autorité. Il reflète celle que vos textes établissent déjà — ou son absence.

Le logiciel ne décide pas qui commande. Ce sont les statuts et les conventions qui le disent, et ils le disaient avant nous.

Si votre loge est juridiquement constituée

Rien ne change. Absolument rien.

Sa trésorerie est la sienne. Son argent lui appartient. L’obédience n’a aucun droit de regard dessus, et Janus ne lui en donnera aucun — même lorsque les deux utilisent Janus, même reliés par notre système de fédération.

Ce que l’obédience voit d’une telle loge se limite à ce que la convention prévoit : la contribution qui lui est due, son règlement, et les échéances documentaires convenues. Pas une ligne de sa comptabilité. Pas un solde. Pas une dépense.

C’est le cas où la souveraineté est totale, et le logiciel doit la rendre techniquement impossible à contourner. C’est pourquoi la distinction entre les deux natures de loges est une règle du modèle, et non un réglage qu’un administrateur pourrait modifier d’un clic.

Si votre loge est une association de fait

Sa trésorerie ne relève pas davantage de l’obédience. L’argent appartient à ses membres, collectivement — pas à elle, et pas à son obédience. Rien ne remonte, rien ne se consolide.

Ce que Janus peut faire pour elle est d’un autre ordre : lui montrer clairement où sont ses fonds, qui peut en disposer, et l’avertir si le compte n’est pas au nom qu’elle croit. La souveraineté d’une loge suppose d’abord qu’elle sache elle-même ce qu’elle détient.

Si votre loge est une division interne

La situation est différente, mais pas parce que Janus en décide ainsi : l’argent appartient déjà à l’obédience, par l’effet des statuts que la loge a acceptés en devenant une division interne. Le logiciel n’ajoute aucune sujétion, il rend visible une réalité juridique qui existait avant lui.

Ce que Janus apporte, en revanche, va dans l’autre sens :

La loge garde la main sur son quotidien. Elle prépare son budget, engage ses dépenses, tient sa caisse. L’obédience approuve un budget et peut suspendre des délégations — c’est ce que prévoient ses textes. Elle ne dépense pas à la place de la loge, et elle n’a aucun bouton pour le faire.

La loge voit ce que l’obédience voit. Le journal est le sien. Aucune consultation ne se fait à son insu.

L’obédience ne voit pas tout, ni tout le temps. En cours d’année, elle reçoit des indicateurs : un solde, une consommation de budget, une assiette de reversement. Pas le détail des écritures, et surtout pas les noms. Le détail ne lui parvient qu’à la clôture de l’exercice, quand les textes l’exigent — et il concerne alors une comptabilité qui est déjà la sienne.

La loge peut partir avec ses données. C’est l’engagement le plus concret. Sa comptabilité vit chez elle, pas chez l’obédience. Si elle change de statut, quitte l’obédience ou cesse d’utiliser Janus, elle exporte tout, seule, sans nous demander la permission.

C’est précisément pour cela que nous avons refusé l’architecture centralisée qui aurait été plus simple à construire. Une loge dont la comptabilité est hébergée chez son obédience n’est pas libre de partir — quoi qu’on lui promette par ailleurs.

Et si une loge ne veut pas de tout cela

C’est une question ouverte, et nous préférons le dire.

Une loge juridiquement constituée peut évidemment refuser : rien ne la concerne. Pour une division interne, la réponse dépend de textes que nous n’écrivons pas. Si votre obédience a une position là-dessus, ou si vous pensez que le choix devrait appartenir à la loge quoi qu’en disent les statuts, c’est exactement le genre d’avis que nous cherchons avant d’avoir construit quoi que ce soit. Écrivez-nous : janus@cydit.eu.

Ce qui arrive d’abord, et qui concerne toutes les loges

La première brique n’a rien à voir avec les obédiences.

La trésorerie de Janus enregistre, rapproche et restitue. Comptes multiples, recettes, dépenses, cotisations et leur suivi, import des relevés bancaires, rapprochement automatique, états et exports. Elle répond avec précision à la question qu’un trésorier se pose tous les jours : où en sommes-nous ?

Nous lui ajoutons l’autre moitié du métier : où allons-nous ?

Tenir des comptes et piloter un budget sont deux fonctions distinctes. La première regarde ce qui s’est passé, la seconde ce qui va se passer. Un trésorier qui connaît parfaitement son solde peut malgré tout engager une dépense qu’il ne pourra pas honorer dans six mois — non par négligence, mais parce que rien ne l’en avertit au moment où il signe.

Quatre chantiers vont donc arriver, utiles à n’importe quelle loge, avec ou sans obédience :

L’exercice social. Pouvoir ouvrir un exercice, le clôturer, le geler et reporter les soldes — sans jamais présumer qu’il suit l’année civile. C’est ce qui donne des bornes aux trois chantiers suivants.

Les postes analytiques. Pour savoir ce que coûtent les agapes, la location du local ou la bibliothèque — séparément.

Le budget annuel. Une prévision par poste, soumise, approuvée, éventuellement amendée, et suivie en consommation tout au long de l’année.

L’engagement. Celui-ci mérite un mot, parce qu’il change une habitude. Aujourd’hui, un logiciel de trésorerie enregistre les paiements. Le problème est qu’un paiement arrive trop tard : quand la facture tombe, l’engagement a déjà été pris. Un trésorier peut parfaitement signer une commande de cinq mille euros avec deux cents euros en caisse, et ne s’en apercevoir qu’au moment de payer — quand il n’est plus temps.

Janus enregistrera donc l’engagement au moment où il est pris, et calculera le budget disponible là-dessus. Le trésorier saura avant de signer, pas après. Et pour les petites dépenses courantes, cette saisie ne se déclenchera qu’au-delà d’un seuil que vous fixez.

Ensuite, la couche obédience

Une fois le socle en place viennent les fonctions propres aux structures fédérées : l’unité de gestion et son compte dédié, les mandats bancaires et les délégations, le reversement périodique à l’obédience, les appels de cotisations par section, la clôture d’exercice avec contrôle de complétude, et la consolidation.

Un point mérite d’être signalé, parce qu’il résout un agacement bien connu. Un mandat bancaire prend fin de plein droit quand la fonction qui le justifiait cesse — mais la radiation auprès de la banque, elle, s’oublie. Des anciens officiers restent mandataires pendant des années.

Janus ne pilotera jamais votre banque : il enregistre et rapproche, il n’ordonne pas. Mais il produira en permanence la liste des mandats dont la fonction a cessé et dont la radiation n’a pas été confirmée. Rendre l’écart visible suffit à le faire disparaître.

Rien de tout cela n’est livré

Cet article décrit une feuille de route, pas une fonctionnalité disponible. Nous préférons expliquer notre raisonnement pendant qu’il est encore discutable plutôt que d’annoncer un résultat.

Le découpage est public, chantier par chantier, avec les décisions de conception et leur justification. Si vous administrez une obédience, ou une loge qui en fait partie, et que quelque chose ici vous paraît faux, ou incomplet, ou trop compliqué pour la réalité que vous connaissez — dites-le-nous à janus@cydit.eu. C’est exactement le moment où votre avis change quelque chose : rien n’est construit, tout est encore discutable.

Le socle budgétaire, lui, bénéficiera à toutes les loges. Y compris à celles qui n’appartiennent à aucune obédience et qui n’auront jamais vu ce que cet article raconte.

Ce que nous avons supprimé

Jusqu’ici, Janus se vendait comme la plupart des logiciels : un forfait de base, deux formules selon la taille de la loge, et des modules optionnels facturés séparément. La trésorerie coûtait un supplément. Les archives aussi. La génération de documents également.

Ce découpage était commode pour nous. Il ne l’était pour personne d’autre.

Il obligeait un Trésorier à défendre trois lignes budgétaires au lieu d’une. Il transformait chaque nouvelle fonctionnalité en négociation. Et il produisait une situation absurde : les loges nous disaient que leur difficulté première était l’organisation des agapes et la course aux paiements — inclus dans le forfait de base — pendant que nous facturions un supplément pour la trésorerie, c’est-à-dire pour le second poste de fatigue de leurs officiers.

Nous avons donc tout supprimé. Une seule règle, désormais :

12 € par membre et par an. Minimum 300 €. Maximum 1 000 €.

Tout est inclus. Il n’y a plus rien à cocher, plus rien à ajouter en cours d’année, plus de devis à décoder.

Pourquoi au membre, et non par loge

Un logiciel de secrétariat sert cinq personnes : le Vénérable, le Secrétaire, le Trésorier, l’Orateur, le Maître des banquets. Facturé au forfait, il se défend devant un comité comme une dépense de confort pour quelques officiers.

Janus ne fonctionne pas ainsi. Les archives de la loge y deviennent consultables et cherchables par chacun, dans le respect des degrés. La bibliothèque est ouverte à tous. L’Agora permet aux membres d’échanger entre les tenues, sans passer par une messagerie publique. Un membre qui n’occupe aucune charge y trouve autant qu’un officier — simplement autre chose.

Si le service profite à chaque membre, il est logique qu’il soit facturé à la mesure du nombre de membres. C’est aussi la seule manière honnête de faire payer une loge de quatre-vingts membres davantage qu’une loge de quinze, sans inventer des paliers arbitraires.

Le plancher et le plafond, expliqués sans détour

Le plancher à 300 € est le point qui mérite le plus d’explication, parce que c’est le seul endroit où le prix par membre ne s’applique pas. Une loge de treize membres ne paie pas 156 €, elle paie 300 € — soit environ 23 € par membre.

Voici pourquoi, sans enrobage. Une loge de treize membres mobilise exactement le même socle qu’une loge de quatre-vingts : sa propre instance sur un serveur dédié, sa propre base de données, ses sauvegardes quotidiennes chiffrées, sa mise en service, la reprise de ses fichiers existants, son support, et chaque nouvelle version dès sa sortie. Ce socle ne se réduit pas quand l’effectif diminue.

Nous préférons l’écrire que le masquer derrière une formule d’appel.

Le plafond à 1 000 € répond au même souci d’équité, dans l’autre sens. Au-delà de quatre-vingt-quatre membres, la facture cesse d’augmenter. Une loge qui recrute ne doit pas être pénalisée pour avoir réussi.

Entre ces deux bornes, c’est douze euros. Pas de palier, pas d’effet de seuil, pas de renégociation : un membre de plus coûte douze euros de plus, et un membre de moins en rend autant. Un Trésorier peut vérifier sa facture de tête.

Ce que douze euros financent

Il ne s’agit pas d’un accès à une fonctionnalité, mais à l’ensemble de ce qui existe dans Janus.

Pour la loge et ses membres — les archives avec numérisation et reconnaissance de texte, la bibliothèque, l’Agora, l’accès aux documents selon les degrés, l’application mobile installable sur téléphone.

Pour les officiers — les convocations, les inscriptions aux tenues et aux agapes avec paiement en ligne, la trésorerie complète, les cotisations, le suivi des candidatures et des enquêtes, les sondages et les votes, la signature électronique, les documents PDF personnalisables aux couleurs de l’atelier.

Pour la loge en tant qu’institution — une instance dédiée hébergée dans l’Union européenne, une base de données propre à votre loge et mêlée à aucune autre, le chiffrement des données au repos, des sauvegardes quotidiennes, un nom de domaine personnalisé, la mise en service et la reprise de vos fichiers, le support, et toutes les évolutions futures sans supplément.

Cette dernière ligne mérite qu’on s’y arrête. Janus reçoit plusieurs dizaines d’heures de développement chaque mois. Les loges qui l’utilisent aujourd’hui bénéficieront demain de fonctionnalités qui n’existent pas encore, sans que leur facture change.

Ce que cela pèse réellement

Les chiffres absolus ne disent rien. Ce sont les proportions qui parlent.

Douze euros par an, c’est un euro par mois et par membre. C’est moins que la moitié d’une seule agape. Un membre qui participe à huit tenues dans l’année dépense, pour ses seuls repas, vingt à trente fois ce que coûte Janus.

Rapporté au budget de la loge, la même somme représente entre cinq et sept pour cent des cotisations encaissées, selon la taille de l’atelier et le montant de la cotisation. C’est l’ordre de grandeur d’une police d’assurance ou de quelques heures de comptable — pour l’outil qui porte l’ensemble du fonctionnement de la loge et l’intégralité de sa mémoire.

Et rapporté au temps, la comparaison devient difficile à ignorer. Un Secrétaire qui organise une tenue avec agapes y consacre couramment plusieurs heures : rédiger et envoyer la convocation, relancer les silencieux, recueillir les réponses arrivées par courriel, par téléphone et par messagerie, tenir la liste à jour, transmettre le décompte au Maître des banquets, puis suivre les paiements et relancer les retardataires. Multiplié par le nombre de tenues d’une année, cela représente des dizaines d’heures. Une loge de quarante membres paie Janus 480 € par an. Le calcul de ce que vaut le temps ainsi rendu à ses officiers, chacun le fera pour soi.

Ce que nous ne faisons pas

Un tarif se juge autant à ce qu’il exclut qu’à ce qu’il annonce.

Pas de frais de mise en service. Pas de facturation à la fonctionnalité. Pas de supplément pour dépasser un quota de documents ou d’espace de stockage. Pas d’engagement pluriannuel : l’abonnement est annuel et s’arrête à l’échéance, sans justification à fournir. Pas de facture complémentaire si votre loge grandit en cours d’année — le décompte est établi une fois, au renouvellement.

Et pas d’augmentation en cours de route. Les loges déjà abonnées conservent leurs conditions jusqu’à leur prochain renouvellement, et sont prévenues bien avant l’échéance : un tarif ne se découvre pas sur une facture.

Une dernière remarque sur le prix bas

Nous aurions pu rester moins cher. D’autres outils de gestion de loge le sont, et nous l’étions nous-mêmes.

Mais un prix trop faible finit par se retourner contre celui qui le pratique, et contre ses clients. Il interdit d’investir dans ce qui coûte cher et ne se voit pas : l’hébergement dédié plutôt que mutualisé, le chiffrement, les sauvegardes, la conformité, et le temps de développement qui fait vivre le produit d’une année sur l’autre. Une loge qui confie sa mémoire à un outil a besoin que cet outil lui survive.

Douze euros par membre et par an, c’est ce qu’il faut pour que Janus tienne cette promesse-là. Nous préférons l’annoncer clairement, et le justifier ligne à ligne, plutôt que de le dissimuler dans une grille que personne ne lit.

Le détail du tarif, ainsi qu’un calculateur permettant d’obtenir le montant exact pour votre loge, sont disponibles sur la page Tarifs.

L’intelligence artificielle frappe à la porte du Temple

L’intelligence artificielle est désormais partout : elle rédige, résume, traduit, classe et répond. Les gains de temps qu’elle promet sont réels, et la tentation d’en équiper l’administration d’une loge est légitime. Un Secrétaire submergé de saisies, un Archiviste face à des milliers de pages, un Trésorier qui recoupe des documents : tous auraient à gagner d’un assistant infatigable.

Mais pour une loge maçonnique, une question précède toutes les autres : où vont nos données ?

Le problème des IA « du cloud »

La quasi-totalité des assistants IA grand public fonctionne selon le même schéma : votre texte est envoyé sur les serveurs d’un fournisseur — souvent américain — qui l’analyse, le traite, et parfois le conserve pour améliorer ses modèles.

Pour un usage anodin, cela ne prête pas à conséquence. Mais transposez cela à la vie d’une loge :

• La liste de vos membres et de leurs coordonnées ;
• Le suivi confidentiel des candidatures et des enquêtes ;
• Le contenu des planches, des procès-verbaux, des délibérations ;
• Vos archives, mémoire vivante et parfois séculaire de l’atelier.

Confier ces informations à un service tiers, dont le modèle économique repose précisément sur la donnée, revient à laisser la porte du Temple entrouverte. La discrétion, valeur maçonnique s’il en est, n’est plus garantie. Le RGPD lui-même invite à la plus grande prudence dès qu’il s’agit de données personnelles et sensibles.

La réponse : une IA locale et souveraine

Il existe pourtant une autre voie. Les progrès récents permettent aujourd’hui de faire tourner des modèles d’intelligence artificielle performants sur sa propre infrastructure, sans jamais dépendre d’un service extérieur.

C’est le principe d’une IA souveraine :

1. Vos données ne sortent jamais

Le traitement a lieu sur des serveurs que vous maîtrisez. Le texte à analyser ne quitte pas le périmètre de votre outil. Aucune API commerciale n’est sollicitée, aucune donnée n’est exposée.

2. Aucun apprentissage sur votre dos

Un assistant local traite votre demande puis l’oublie. Il ne se « nourrit » pas de vos informations pour entraîner un modèle qui profiterait à d’autres. Ce qui est à la loge reste à la loge.

3. Une indépendance durable

Pas d’abonnement à un géant du numérique, pas de tarif qui s’envole, pas de conditions d’utilisation qui changent du jour au lendemain. La souveraineté, c’est aussi la maîtrise dans le temps.

4. La conformité par construction

Quand rien ne sort, il n’y a ni transfert hors d’Europe, ni sous-traitant à auditer, ni fuite possible vers un tiers. La confidentialité n’est pas une option ajoutée après coup : elle est inscrite dans l’architecture.

Sybille : l’IA souveraine de Janus

Fidèle à sa promesse de moderniser la loge sans jamais brader sa confidentialité, Janus a fait le choix de l’IA locale avec Sybille, son assistante souveraine.

Sybille tourne sur notre propre infrastructure, en Europe, au service exclusif des instances Janus. Son principe fondateur tient en trois mots : rien ne quitte Janus. Aucune requête, aucun document, aucune information ne transite par un service tiers.

Aujourd’hui, Sybille assiste les Secrétaires dans une tâche concrète et ingrate : l’import des calendriers d’événements reçus des loges sœurs et de l’Obédience. Lorsqu’un calendrier arrive dans un format inhabituel — mise en page exotique, document scanné, colonnes enchevêtrées — l’automatisation classique peut buter. Il suffit alors de demander à Sybille de relire le document : elle propose les événements détectés, que le Secrétaire n’a plus qu’à valider. Une aide à la relecture, jamais une décision imposée.

Et ce n’est qu’un début. Sybille a vocation à grandir — aide à la rédaction, recherche dans les archives, synthèse de documents — mais toujours selon la même règle immuable : la souveraineté et la confidentialité d’abord.

Moderniser sans se renier

L’intelligence artificielle n’est ni un gadget, ni une menace : c’est un outil. Comme tout outil profane que la loge adopte, la question n’est pas faut-il l’utiliser ? mais à quelles conditions ?

Avec une IA locale et souveraine comme Sybille, la réponse est claire : la loge peut profiter de la puissance de l’IA pour libérer du temps et alléger l’administration, sans jamais sacrifier ce qui fait sa nature — la discrétion, la confiance, la protection de ce qui lui est confié.

Moderniser les outils profanes pour se consacrer à l’essentiel : le travail maçonnique et la fraternité. C’est, depuis le premier jour, la raison d’être de Janus.

Une loge connectée, où que vous soyez

Dans notre monde moderne, nos smartphones sont devenus le prolongement de nos outils de communication. Si le Temple reste un espace déconnecté dédié à la réflexion, la vie de la loge en dehors des tenues (l’organisation, les nouvelles des frères, la préparation des banquets) nécessite des outils réactifs.

C’est exactement pour répondre à ce besoin que l’application mobile Janus a été conçue.

Pourquoi l’application mobile Janus change tout

1. La communication instantanée

L’application mobile met fin à la lenteur des e-mails. Grâce aux notifications push, chaque membre est informé en temps réel des publications importantes sur l’Agora, des nouvelles convocations ou des messages urgents de l’Hospitalier. La fraternité ne s’arrête pas aux portes du Temple ; elle vit au quotidien au creux de votre main.

2. Un annuaire toujours à jour

L’application vous donne un accès immédiat à l’annuaire complet de votre loge. Vous pouvez y retrouver les coordonnées de n’importe quel membre et le contacter directement depuis votre téléphone (appel, e-mail, ou SMS) sans avoir à gérer des listes de contacts obsolètes.

3. Gestion simplifiée des Agapes

Répondre présent à un banquet n’a jamais été aussi simple. Une notification vous rappelle la prochaine tenue, et en un clic depuis l’application, vous pouvez confirmer votre présence, régler votre repas et préciser vos restrictions alimentaires. Le Maître des Banquets reçoit l’information en temps réel.

4. Mode hors ligne

Vous êtes dans une zone sans réseau ou dans les sous-sols du Temple ? L’application Janus utilise un système de mise en cache intelligent qui vous permet de consulter l’annuaire, vos rituels téléchargés ou vos convocations, même sans connexion internet.

Le choix technologique PWA : Sécurité et Indépendance

Plutôt que de proposer une application classique sur l’App Store ou le Google Play Store, Janus a fait le choix de la technologie PWA (Progressive Web App).

Pourquoi ce choix est-il crucial pour une loge maçonnique ?

• Confidentialité absolue : En passant par les stores de Google ou d’Apple, nous aurions dû nous soumettre à leurs conditions générales et à leurs traqueurs. La PWA permet d’installer l’application directement depuis votre navigateur, court-circuitant ainsi les géants de la tech.
• Aucune donnée partagée : Le nom de votre loge, les membres et vos interactions restent strictement confinés entre votre téléphone et notre serveur sécurisé.
• Mises à jour transparentes : Vous disposez toujours de la dernière version de l’application sans avoir à télécharger de lourdes mises à jour depuis une boutique d’applications.